高校院系科研秘书工作浅析

朴梓玮

随着高校科研在国家科技研究中重要位置的逐渐体现，高校科研经费逐年增长，科研管理工作也日趋重要起来。因此，高校科研主管部门对科研秘书工作的重视和科研秘书对自身工作能力的提高势在必行。

高校院系科研秘书管理工作在科技高速发展的时代，高校在为国家培养人才的同时，也成为了我国高技术领域原始创新和基础研究的主要力量之一，在我国科技研究工作中高校的科研工作逐渐体现其重要地位。随着高校科研经费逐年大幅增长，科研的管理工作日趋重要起来，已成为管理工作的要点，而院系科研管理工作是学校科研管理工作中不可缺少的组成部分，是学校科研工作的基础。院系的科研秘书作为科研工作的承担者，是学校科研主管部门和学院及学院科研人员联系的纽带，起着上传下达的重要作用。详细透彻地了解科研秘书的工作内容及职责，逐步提升科研秘书的业务素质，对学院及学校的科研管理工作有着重要的意义。

一、工作内容及职责

1.日常管理工作

日常管理工作中主要是各种信息的上传下达。科研秘书需将各种学校关于科研的信息及要求通过邮件、电话等方式及时快速地传达给学院相关领导和教师，为学院领导及教师尽可能提供足够的时间去消化了解信息并做出反馈，并在领导和教师做出反馈后第一时间送至学校科研主管部门，保证按时完成任务。日常工作中还包含了部分的学科建设工作，如“985”项目、“211”项目、重点学科项目的申报、总结、验收及项目预算等相关材料的整理、上交、备案等。

2.科研项目管理工作

在科研项目管理工作中，科研秘书的主要任务是协助学院教师进行各种项目的初期申报、中期考核及项目结题验收等。特别是项目申报初期申请书在学院的初审，由于教师一般都将大部分精力放在项目的核心内容上，对一些基本细节的地方不是十分了解，而这些就需要科研秘书来提醒，科研秘书协助教师审核申请书的版本、格式、基本信息、经费分配比例、项目负责人签字是否齐全等，让一些最基本的问题在最短时间里得到解决。科研秘书的有效协助保证了整个流程的通畅，提高了项目申报的效率，为项目负责人节约了更多的时间和精力。

3.科研档案的统计与整理

统计与整理学院的科研档案，是院系科研秘书的重要工作之一。科研秘书需将历年学院教师获得的科研项目、科研奖项、经费拨款单、发表的文章等科研相关纸质文件整理归档，并形成系统的电子文档进行分类统计。这些对院系来说是相当重要的文件数据，在每次的学院调研、学科评估、教师的评聘等工作中，这些科研档案都是十分重要的参考数据。

4.学术活动的组织管理

在高校，学术活动是必不可少的，而院系的学术活动一般都是由科研秘书协助领导组织安排的，如学术报告时间、地点的安排，报告人及报告内容的宣传。在校际学术交流中，活动的时间、内容、流程协调安排等。科学合理的活动安排，不仅提高了活动的效率，也保证了活动的顺利进行。

从科研秘书的主要工作内容我们可以看出，科研秘书的工作性质包含了服务性、繁杂性、协助性等特点。科研秘书是院系科研工作基层的管理人员，是为学院及学院教师服务的，及时的为学院领导及教师提供各种科研相关信息、相关政策，查阅相关文献及材料，及时的反馈项目中存在的问题，为各种科研任务做好提前准备和收尾工作，这些都体现其工作的服务性。同时，科研秘书的工作量很大，面向的工作对象很多，涉及内容更是繁杂，甚至有些工作内容彼此间是没有任何关联的，如项目、文章、奖项、学术活动、科研津贴等，这些又决定了其工作的繁杂性。科研秘书做了大量的工作，但其中有一部分工作，不是他能独立完成的，而他在完成过程中的角色是协助，如协助学院领导，完成各种学校要求的科研材料，完成学术活动的安排与执行，又如协助学院教师，完成各种科研项目、科研奖项的申报、验收等。

二、建议

1.深化内部科研管理机制改革

学校要加大对科研工作的重视力度，积极推进院系的管理机制，深化内部科研管理机制改革，完善管理机制，适当增加奖励条例。完善的规章制度，是提高工作质量及工作效率的基本保障，而奖励机制则是激发工作热情的有效手段。

2.科研秘书本人要特别重视专业技术培训

科研主管部门应最大限度的为科研秘书提供专业技术培训的机会，而科研秘书本人也要特别重视专业技术培训。专业技术培训是科研秘书提升自身工作能力非常难得的机会，因为在参加专业技术培训的时候，科研秘书可以先将工作放到一边，集中一段时间全身心投入到学习当中，学习效果显著。同时，在培训期间也为院系科研秘书与学校科研主管部门、其他院系科研秘书、外校科研人员的交流沟通提供了便利条件。

3.加强自主学习

一是要学习本学科的专业知识，科研秘书服务及协助的对象都是极具专业性的，且是高层次的，甚至有的专业还要分很多研究方向，科研秘书要尽可能了解专业知识，更好的融入到学科中去，为专业教师提供更好的服务。二是要加强信息化办公的学习，在这个信息化的时代，办公离不开电脑及网络，科研秘书应熟练掌握各种需要的办公软件及系统，如Office办公室系统、科研管理系统等，同时还要经常通过网络学习更好的工作办法，汲取更多的工作经验。三是加强道德修养及政治理论学习，高尚的道德修养和过硬的政治素质是管理人员必须具备的，确保思想及行动上与国家政策、学校规定保持一致，这是能为学校、为学院、为教师更好服务的前提保证。

三、结语

总之，随着高校科研在国家科技研究中重要位置的逐渐体现，随着高校科研经费逐年增长，科研管理工作也日趋重要起来，高校科研主管部门对科研秘书工作的重视和科研秘书对自身工作能力的提高势在必行。

参考文献：

[1]张锦榆.高校二级学院科研秘书工作探微.2012.

[2]王钢钢，张琦.二级学院科研秘书的角色定位.2013.