论行政事业单位财务精细化管理与财务信息化建设

彭凌

摘要：近年来，为了应对我国经济与社会发展面临的形势变化，财政部提出了要推进财务精细化管理的重大决策。在当前的技术条件下提出精细化的要求，就不能单纯依靠手工处理，必然需要加强财务信息化建设。本文对财务信息化建设对财务管理精细化的助推作用进行了分析，并就财务信息化中信息化系统的必要或者容易被忽略的功能模块作了探讨。

关键词：行政事业单位；财务管理；精细化；信息化建设

加强财务信息化建设，是推动行政事业单位财务改革深入化、促进财务管理科学化、精细化的有效手段，是财务管理工作适应新形势要求的必然选择，也是财务管理本身的一个重要内容。

一、行政事业单位财务精细化管理与财务信息化建设的内涵

1.行政事业单位财务精细化管理的内涵

行政事业单位财务精细化管理是指行政事业单位在财务管理领域，以最大限度地减少财务管理工作所占用的资源和成本为主要目标，按照科学规范的程序，运用信息化、专业化和系统化管理技术，对行政事业单位财务活动的每一内容、每一岗位、每一环节，建立健全工作流程、业务规范、责任制度和评价机制，加强协调配合，通过实施财务监督活动拓展财务管理的职能、挖掘财务活动的潜在价值，使行政事业单位财务管理的每项内容、每个环节都做到精密、细致，切实提高行政事业单位财务管理水平的一种财务管理方式。

2.行政事业单位财务信息化建设的内涵

行政事业单位财务信息化建设，是指行政事业单位利用现代信息技术，以财务信息获取、集成和综合为核心，以支持单位决策和管理为目的，将行政事业单位的财务工作和政务工作统一规划，建立一个具有财务信息输入、处理、输出、开发、利用等多功能的，与其他管理系统联接互通的财务信息系统，并建立与此相适应的组织模式，使财务核算、分析、控制以及决策等财务管理模式能够实现数字化和信息化，从而提高行政事业单位财务管理能力和效率、为实现财务精细化管理服务的过程。

二、财务信息化建设对财务精细化管理的作用

行政事业单位财务信息化建设是财务精细化管理的不可或缺的重要基础与前提，对行政事业单位财务精细化管理起着重要的助推作用。

1.财务信息化建设能使核算工作规范化

财务管理精细化，就意味着管理的规范化、标准化，而且意味着要有更加刚性的执行手段，这就需要信息化手段的支持。财务信息化建设通过把财务报账流程，会计政策、会计科目、会计核算办法、编码体系、报表体系，涉及的各个单据格式等会计核算基础规范都按集中、统一、标准的要求融入信息化财务系统的功能、模块及设置中，利用程序设计限制操作人员的随意性，确保各使用单位、各账套都按相同的模式、在统一的财务系统上开展规范的财务管理工作，有效加强会计信息的真实性、准确性和可比性，大幅度提高整体财务工作效率。

2.财务信息化建设能使内控流程最优化

财务信息化建设将原来人员分工和职能分割的工作流程在信息化系统中进行了集中和固化，把以往手工条件下的单一人工内部控制转为人工控制和程序控制相结合的多重控制，比如说组织机构的设置、职责分离的措施、不同账号的控制、访问权限的控制等，这既能保障业务衔接、实现信息畅通、提高工作效率和管理水平，又将人为因素影响降到最低，抑制了舞弊行为的发生。通过信息系统，把业务流程管理起来，对财务管理业务流程进行规范和优化，这是提高财务收支活动的透明度，实现财务精细化管理的客观需要和内控保障。

3.财务信息化建设能使财务监督时效化

在信息化条件下，我们通过信息化财务系统、现代网络通讯等技术，能够快速、及时地了解和掌握各项资金收入、支出、拨付、使用等全过程的运行情况。例如财务人员能实时监管各笔财务业务，提前避免不合规、不规范报账及超预算支出等问题，财务主管也能实时查看财务人员的审核、记账等工作情况。这样，使得财务监督事前评估、事中监控得以实现，从过去的“事后、被动、静态”监督转变为“全程、主动、动态”监督，实现了财务监督工作的精细化、时效化。

4.财务信息化建设能使资产管理协同化

通过财务信息化建设，我们能够建立起反映资产总量、构成、分布、状态和变动的资产管理动态数据库，并在单位内部资产管理部门与财务部门的横向之间、上级财政部门与本单位的纵向之间实现资产数据信息共享与同步，从而保证信息采集的效率和质量，实现对资产从预算、采购、配置、使用、变动到处置等各个环的多部门、多单位纵向横向同步的动态管理，有利于提高工作效率、降低管理成本、提高行政事业单位资产管理协同化水平。

三、财务信息化建设应有的主要功能模块探讨

笔者长期从事基层财务工作，发现由于各级财政部门与各行政事业单位自身对财务信息化的需求不尽相同，使得上级统一开发的信息化平台功能不能满足行政事业单位的需求，在上下数据交流时造成诸多不便。在此，就财务信息化中信息化系统的必要或者容易被忽略的功能模块作一探讨。

1.开发全面预算管理功能模块

通过全面预算管理模块，解决预算管理中普遍存在的预算编制不精细、预算约束力不强、透明度不高的问题，从源头确保行政事业单位财务工作的精细准确。其应包括预算编制、预算执行控制、预算调整、预算分析、预决算对接等子模块。

（1）预算编制子模块。先由各科室按其往年资金收支情况及来年将要开展的工作情况草拟各自的科室预算，再经系统汇总，使行政事业单位内各部门都参与到预算的编制中，确保预算编制的科学性和准确性。

（2）预算执行控制子模块。通过系统设置，在报销人申请经费或填制费用报销单时，即按部门、项目、科目、进度四个方面进行预算控制，超出预定额度或预算进度的将自动中止办理，确保不超预算。

（3）预算调整子模块。该模块应能与上级财政部门系统联接，当上级财政部门批准预算调整后，系统自动获取数据，调整相应项目的预算金额，并提示会计是否需要修改预算控制的额度。

（4）预算分析子模块。提供预算进度表、各项收入支出结构表、收入（支出）与预算对比表、与往年收支情况对比表、结余分析表等报表，为财务人员分析提供数据。

（5）预决算对接子模块。通过在资金收支时按预算选定科目、项目，在年度末能自动生成年度决算基础数据，避免预算、决算“两张皮”。

2.开发内部控制功能模块

（1）岗位控制子模块。在系统内部按不相容岗位分离的原则设定操作员角色，并据以设定相应权限，建立健全财务信息化岗位相互监督、制约的内部控制制度，达到防止舞弊和欺诈的目的。

（2）财务监督管理子模块。通过设置对财务监督风险的识别和控制，包括对预算管理、财政收入、财政支出、会计信息、资产管理以及单位内部财务管理的监督等内容，从而对财政资金运行的全过程进行监测、监督，分析评价及矫正，提高财务监督的质量和效率。

（3）业务发生控制子模块。在经济业务发生时，通过计算机的控制程序，对业务发生的合理性、合法性和完整性进行检查和控制。

（4）票据管理子模块。利用系统控制支票或者收款收据的开具，并全程记录票据使用、作废等有关情况，在规范票据开具的同时有效规避了支票擅用、收款不入账及“大头小尾”票据等风险，加强对资金收支的监管。

（5）应收、应付账款管理子模块。该子模块应当提供的功能主要有：自动处理功能，自动累计、自动核销同一对象的应收、应付账款；往来款信用管理功能，以应收款项期限作为信用依据，对长期借款不还或超期未核销借款的进行信用预警及设置借款限制；往来款提醒功能，能自动弹出提醒窗口，期末提供应收款催收表、应付款提醒表等，促使财务人员主动清理往来款；坏账处理功能，经电子审批后能自动处理指定的往来款记录、生成坏账处理相应的会计凭证。

3.开发财务报账管理功能模块

该模块主要用于资金支出部门办理费用报销费用、借款申请等手续，包括报账单位单据子模块，借款管理子模块，交单管理子模块，报账单审核子模块，单据离线导出及导入子模块等。报账单位单据子模块与报账单审核子模块是实现会计核算规范化的重要支持子模块，能在大幅度减少重复录入、提高单据流转效率的同时，确保单据填写符合财务规定。借款管理子模块，交单管理子模块除了一般的业务功能外，还能为内控中的交单效率管理、往来款信用管理提供数据支持。而单据离线导出及导入子模块是网络无法使用的情况下的备用方案，确保财务工作不因网络而完全瘫痪。

4.开发固定资产管理功能模块

固定资产管理功能模块主要包括固定资产登记子模块、固定资产核算子模块、固定资产查询子模块及与上级财政部门国有资产管理系统接口子模块，是同时应用于财务部门和资产管理部门的信息化模块。通过这个模块，从固定资产采购开始，到入库、使用、处置等全过程均进行登记、记账，并便于监督管理，能大幅度提高行政事业单位固定资产管理工作的质量和效率，还能提高整个行政区划的固定资产管理水平。

5.开发合同管理功能模块

在行政事业单位中，对外的合同一般是由业务科室经办和保存，财务部门缺乏对合同执行情况的财务监督。通过合同管理功能模块，能确保合同款项及时、准确、足额按合同约定支付，避免因不按合同约定付款而造成的违约责任。其应当包含合同录入子模块、合同项目分配子模块、合同执行子模块、合同提醒子模块及合同查询子模块等。其中合同项目分配子模块能避免超预算支出问题。合同执行子模块可以在自动生成经费支出报账单的同时填上合同编号及第几次付款信息，并将已付款信息登入到该合同的记录中。而合同提醒子模块能在合同约定付款期限前，自动弹出提示窗口，提示经办人办理付款手续，避免违约。

6.开发财务核算功能模块

财务核算功能模块是会计核算工作规范化的重要信息化保障。该模块除了实现凭证录入、审核、记账、出纳签字等会计核算流程的信息化外，主要是能提供大量的自动化功能，如接收固定资产、合同管理、借款、工资等功能模块数据生成会计凭证、月末自动生成结转凭证、自动生成财务报表、自动对账等自动化功能，能明显提高财务核算工作的效率。更重要的是，该模块应当能提供多种形式、多种条件的数据筛选、整理、查询功能，把会计人员从以往繁重的简单重复劳动中解脱出来，转向更有价值的管理活动。

四、结语

在信息技术飞速发展的今天，信息化技术在行政事业单位财务管理中的应用，能够解决传统财务管理模式中许多原来无法逾越的困难，但与此同时，由于信息技术易被恶意侵入、篡改，也带来了许多新的问题，如财务数据安全风险、道德风险等。因此，我们应该在确保财务信息安全受控的前提下，强化对干部职工的道德准则引导和控制，加强操作人员培训要按照科学化精细化管理的要求推进信息化建设，充分运用信息化手段创新财务管理方式，提高财务管理的质量和效率，全面提升行政事业单位财务改革发展水平，建立与时代相适应的财务管理模式。

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