试论原始地质档案的整理归档

邓春秀

摘 要：原始地质档案是地质勘查、科学研究工作中取得的第一手数据资料，是编写最终成果地质报告的基础和依据。做好原始地质资料立卷归档工作，是实现地质档案标准化、规范化、科学化管理的基础。

关键词：地质档案 原始地质档案 整理 归档 电子档案

地质档案是指在地质勘查、科学研究等活动中形成的科学技术档案，包括区域地质调查、固体矿产地质、石油地质、海洋地质、水文地质、工程地质、环境地质、地球物理、地球化学、遥感地质、地质测绘、实验测试、探矿工程、地质科学研究等档案，是地质工作的成果，广泛应用于地球科学研究、矿产资源勘查开发、国防建设、基础建设、城乡建设、环境保护、防灾减灾等国民经济建设和社会发展的各个方面，是一种重要的基础性、公益性资料信息。

《地质资料管理条例》把地质资料分为原始地质资料、成果地质资料和实物地质资料三类。其中，原始地质资料又称原本地质档案，是地质勘查、科学研究工作中取得的第一手数据资料，是在地质勘探活动中形成的原始记录、中间成果和最终成果，是编写最终成果地质报告的基础和依据。笔者依据中华人民共和国档案行业标准DA/T 41—2008《原始地质资料立卷归档规则》（以下简称《规则》）探讨原始地质资料立卷归档方法，以实现地质档案标准化、规范化、科学化管理。

一、原始地质档案归档范围

原始地质资料是指在进行地质工作时，直接形成和采集的，反映地质现象或地质体的，以各种载体类型存在的原始记录、中间性解译资料、最终地质工作成果、原稿等。包括：成果、底稿、底图类；测绘资料类；野外地质观察类；勘探工程及现场试验类；采样测试鉴定类；试采类；仪器记录及动态资料类；航遥影像类；中间性综合资料类；技术管理文件类等十类，来源十分广泛。从工作领域来说，涉及地质调查、遥感地质、矿产地质、水文地质、工程地质、农业地质、环境地质、地球化学、地热地质、海洋地质、地质灾害、地球物理、探矿工程、工程测绘、实验测试等诸多方面。根据地勘单位实际工作情况和地质档案归档要求，制定本单位《原始地质档案归档范围和保管期限》，做到有章可依。

二、原始地质档案归档责任者

地质调查工作结束时，由该项目技术负责人组织该工作项目的科技人员对本项目形成的科技文件材料根据立卷归档办法要求，进行及时全面的清理，确保原始地质资料真实、可靠、准确、全面。立卷人应是项目科技人员，熟悉了解项目工作情况，严格按照《规则》和本单位制定的《归档范围和保管期限》归档。立卷完毕，项目技术负责人按照应归档的范围，根据立卷办法审查，合格后在审查人一栏签字，以示负责。

立卷归档工作应在项目结束3个月内完成，同时需在档案管理部门指导下完成，手续完整后向档案室或资料管理部门移交，移交清单应一式两份。

三、原始地质档案归档要求

（一）立卷单位

立卷原则：一个地质项目为一个建档单位。

1.一个矿区，一次或多次工作后，完成一个报告所取得的全部科技文件材料立一档。

2.一个矿区，多次工作，每完成一个阶段就编写一个地质报告，每一个报告的科技文件材料立一档，有几个报告立几档。

3.同一矿区、同一单位调查后编写几个矿种的报告，每一个报告的科技文件材料立一档，有几个报告立几档。

4.阶段性完成或阶段停止的地质工作，也应立卷归档，并在备考表中注明工作中断的原因和原始地质资料可供利用的程度。

（二）立卷方法

1.收集资料：按照项目工作规范要求的内容和已确定的应归档的科技文件材料种类和数量，收集齐全，包括收集的地质资料已为地质工作所利用，并转化为该地质工作原始地质资料。需要强调的是各年度设计书、设计图、插图纸质和数据必须齐全，实物地质帐单必须提交，若没有实物，则提交证明，加盖公章。

2.资料分类：分类工作依据立卷归档规则规定的立卷分类要求进行，将同类科技文件材料放在一起。

3.排序：将同类别的科技文件材料按有机联系和形成时间的先后进行排序。文字在前，图件在后。不同类别的资料按《规则》中的类别依次排列。

4.编号

（1）案卷号：一个项目的全部科技文件材料为一卷（档），案卷号（档号）由档案室确定。

（2）件号：类内以件为单位，四位数，从1开始编流水号，一件一号，采用阿拉伯数字表示。例如：0001。

（3）类别代字（代号）：一类一个代字或代号，用汉字或字母。为别为底（D）、测（C）、观（G）、探（T）、样（Y）、录（S）、像（X）、综（Z）、文（W），共十类。

（4）档号：由案卷号+类别代字（代号）+件号组成。例如，案卷号为10100，类别为底图类，件号为10，档号为10100D0010。

（5）序号：以件为单位，按《规则》中的类别依次大流水，从1开始编流水号，一件一号，采用阿拉伯数字表示。

5.整理（纸质文件材料）

（1）成册科技文件材料：幅面建议小于A4幅面；单册厚度一般不宜超过20mm，编扉页和目录，扉页应包含题名、责任人及完成时间等，目录每册一个；用线订左侧或上方装订，去金属物；编页码，从正文开始，封皮、封底、扉页、目录四项不编，记录本中空白页去掉，原来硬的外皮去掉，加贴外封皮、封底。

（2）图件：大幅软质图件按规定折成 A4幅面（一般不再折成16 开大小）， 图面向里，横向手风琴式，图签折在外。先纵折，后横折。不同尺寸的科技文件材料尽量折叠为统一幅面。不宜折叠的图件应平放或卷放，在立卷档案备注中说明。

（3）照片：立卷归档的照片应有文字说明，文字说明要注明拍摄时间，摄影者姓名等，一般用相册保存。底片的编号要与照片一致。若无底片，数据也应保存，有文字说明。

6.建目录。地质档案文件目录必须填写完整、准确无误，一般采用WORD格式填写，其具体格式见《规则》附录A。

7.填写档号章。每一件原始地质档案应在右上角加盖档号章，图件在责任栏（图签）附近加盖档号章。档号、序号按上述编号方法要求填写。

8.装盒。将整理好的地质资料按其数量多少装盒（一般不再使用装袋），数量多的档案可以分装多盒。

9.填写卷盒。档案盒正面、侧面的案卷号应填写案卷流水号及盒号，分装多盒的档案，档案盒应体现不同的盒数。例如，10100的第四盒，案卷号为：10100-4。案卷名称应填写报告全称，编制单位为报告的提交单位，起止时间为资料的最早时间和最迟时间，采用8位数表示。档案盒样式可参照 GB/T 11822有关规定。

（三）电子文件的整理

地质工作过程中产生的电子数据均应归档，电子文件应尽量与纸质文件相一致，重要资料可通过扫描等方式形成电子文件。

电子文件的数据组织形式，应根据资料类别、数据成果特点、成果单元构成形式或参考利用方式而定，以方便地质档案管理和利用。编号与纸质相同。电子数据的件号可为一个文件，也可为一个文件夹，能说明独立的材料为原则。电子数据以电子文件夹形式组成，在根目录下建立一级子目录，子目录名为案卷号、项目名称，地质档案文件目录放在一级子目录下；在一级子目录下建立二级子目录，二级子目录名为资料类别代号；在二级子目录下建立三级子目录，三级子目录名为资料类别代号加件号。

存储电子文件应采用利于长期保存的高质量载体，载体应无划痕、斑点、霉变、变形等损伤，应能在通用读取设备上正确读取且不携带病毒。电子文件所提供的信息应齐全、完整、准确。电子文件一般不加密。

电子文档应装入盒内，并附有标签。标签上应填写盘号、项目名称、资料内容、形成单位、形成日期。不得在光盘盘片及磁带上贴标签。

（四）归档时的保密管理

地质档案是地勘单位的核心机密，是体现地勘单位核心价值与核心竞争力的重要支撑，也是地勘单位在巨大的市场竞争环境下的安身立命之本，做好档案的保密工作十分重要。原始地质档案的保密工作应做好以下工作：

1.确定密级。根据《中华人民共和国保守国家秘密法》（2010年）和《涉密地质资料管理细则》（2008年）规定，填写涉密登记表，确定原始地质资料是否涉密，并确定密级和保密期限。

2.标识密级。对涉密文件和图纸盖保密章，填写密级和保管期限等。涉密章样式参照《涉密地质资料管理细则》。对涉密文件档案盒正面盖“部分涉及国家秘密”或“全部涉及国家秘密”章。

对极为重要的文件或密级在机密以上的涉密档案，应单独装订保存，严禁与非密级档案材料进行混卷装订，避免造成档案在利用中出现涉密扩散问题。