关于做好高校就业档案信息化管理的探讨

赵雪

摘 要： 现今信息技术迅速发展，给人们的生活、工作帶来极大便利，高校的就业服务工作也向着信息化方向发展，就业档案管理工作是高校就业服务工作中重要的一环，做好档案管理工作是做好就业服务工作的前提。本文分析了目前高校就业档案管理信息化背景、存在的问题，并在此基础上，提出了建立高校信息化管理就业档案的建议措施，以提高高校就业档案管理工作效率，提高就业服务质量。

关键词 ：信息化 就业档案管理 措施

高校就业档案是反映高校就业服务的真实历史记录，是就业工作的成果和产物，是衡量就业服务质量和管理水平的重要标志。就业档案管理是一项系统工程，包括就业档案的收集、分类整理、进库保管、检索利用等基本环节。但由于高校就业档案数量多、内容丰富，就业档案的信息化管理成了做好就业档案管理工作的关键。

一、高校就业档案信息化建设的背景

（一）我国高校档案信息化建设发展时间长，制度较完善

高校档案信息化建设是国家信息化建设的重要组成部分，是高校档案事业适应时代和社会发展需要，是发展新时期档案业务工作，提高档案信息服务水平的必然选择。在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。换句话说，档案信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。高校档案信息化建设是高校“数字化校园”建设的重要组成部分，是利用信息技术工具获取、处理、传输、应用档案资源，提高档案管理效率与效益，实现资源共享，逐步实现高校档案资源数字化、信息服务网络化、电子文件和电子档案管理规范化的重要途径。高校档案现代化管理的基础包括以下几个方面的内容：基础设施建设、档案信息资源建设、档案管理应用系统建设、标准规范建设、人才队伍建设和安全保障体系建设这六项内容。由于高校档案材料较多，管理程序复杂、工作繁重，为便利高校档案管理，南京大学档案馆自1983年开始在全国档案界首次使用计算机管理科技档案信息，至20世纪90年代末，大部分高校档案部门都配备了计算机，开始档案著录工作。国家档案局在2000年12月召开的全国档案工作会议上正式提出了大力加强档案信息化建设的任务。随后，教育部办公厅转发国家档案局《全国档案事业发展“十五”规划》，文件要求高校档案部门要积极做好档案工作信息化的建设。2002年颁布实施的《全国档案信息化建设实施纲要》，标志着我国档案信息化建设的全面启动。当前，高校档案管理部门都在利用计算机技术提高档案管理的自动化，运用现代管理方法促进档案工作的现代化，借助网络技术促成档案信息资源的整合与共享，积极思考和努力开拓档案信息服务的创新模式。

（二）信息化管理有助于提高工作效率，便于档案保存

随着时代进步，计算机和网络技术的普及，高校就业档案的信息交流、整理也渐渐依托于现代化的科学管理手段。传统的档案管理模式已经不能适应档案存量剧增的需要，且纸质档案由于其难保存、易损坏、占用空间大等特点已经不能完全满足人们的利用需求，针对此情况，档案信息化逐渐发展起来。首先，档案信息化便于提高高校档案管理和使用效率。随着我国高校不断扩招，高校毕业生也日益增多，因而毕业生就业档案也在逐年增加，日益增多的毕业生就业档案使得档案工作者的工作强度越来越大，在收集、整理、编目、保存、利用等工作中传统的管理手段已经无法适应、解决当前高校就业档案日益增多的局面，实现就业档案信息化管理成为了必然；其次，实现档案信息化有利于保存和利用档案信息资源，由于电子档案具有占用空间小，存储量大，传输方便快捷，便于检索等特点，能大大解决日益增长的档案信息和有限保管条件直接的矛盾，避免了纸质档案固有的难保存、占用空间大、不利于查找等弊端，增强了档案信息资源保管和服务的能力；再次，档案信息化建设有助于实现档案信息资源的共享，能够使利用者不受时间和空间的限制，便于毕业生随时随地进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息，避免了毕业生查询档案需回到学校查询的不便，同时减轻了学校工作人员的工作负担，为毕业生和学校双方都带来极大地便利。

二、高校就业工作档案管理存在的问题

（一）高校就业档案信息化基础设施配置不完善，存在不均衡性

高校就业档案信息化基础设施建设包括硬件设施和软件设施两方面。在硬件设施方面，主要有计算机、打印机、扫描仪、复印机、存储器等及其他必备的组件。硬件设施的具备是实现就业档案信息化管理的物质基础，有了物质基础才能够开展档案信息化建设；软件方面，包括档案信息处理系统，档案信息数据库，以及相关软件和程序等。目前，由于我国经济发展不平衡，部分发达地区高校就业部门档案信息化基础设施搭配完整，部分经济较落后地区高校就业部门对档案信息化建设重视度不高，基础设施配备不完善；二是有的高校档案[FL）]

部门在设施配置时，不根据实际需要，盲目购买，造成了资源的浪费；三是有的高校就业部门设施利用率不高，使得设施成为无用的摆设，这同样也是一种资源的浪费。

（二）就业档案管理缺少专职人员，管理员专业技能水平不够

就业档案管理缺乏有素质的信息化应用型人才。高校就业工作任务艰巨，工作内容复杂，工作量大，部分高校人员短缺，就业档案管理缺少专职人员，致使工作人员面临繁重的工作量，对就业档案的信息化管理的学习时间、精力不够，进而影响了高校就业档案信息化管理建设；一些高校就业档案管理人员年纪较大，学历较低，接受新事物的心态相对比较保守。无法快速接受信息化管理趋势，导致了高校就业档案管理信息化建设无法有效推进；部分管理人员对高校就业档案信息化建设的理解存在片面性，错误将实现高校档案信息化管理理解为简单的使用现代化的计算机设备及其他现代办公设备办公。由于缺少与时俱进的时代性，致使其忽略了高校就业档案信息化建设中“软设施”的重要性，如先进的管理理念和科学的管理方法等。

（三）高校档案信息资源开发和利用滞后

就業档案的管理对实现优质就业服务尤其重要，但目前部分高校档案部门在研究和开发档案信息资源方面与社会对档案资源的需求存在着不对称的状况。一是在就业档案管理工作中，档案整理以及被动地提供咨询、查询等占据其绝大部分工作时间，而在档案数据库的开发，以及档案网站建设方面他们做的工作偏少；二是高校重组就业档案难以做到统一整理归档，档案管理程序不统一，造成毕业生在进行档案查询时可能面临档案丢失、归类不准确等问题，影响毕业生的顺利就业。

三、高校为主，多方努力，实现就业档案信息化管理

（一）政府方面：加大支持力度，提供制度、财政支持

1完善高校档案信息管理制度，提供制度保障

随着高校就业档案信息化、网络化的发展，就业档案信息应用也越来越广泛，其安全性问题也日益凸现出来。档案具有一定的保密性，有使用权限的问题，档案内容一旦泄露，将对毕业生、学校的隐私安全带来极大威胁，但网络易受到黑客攻击、网上窃听与篡改、病毒、程序缺陷、技术淘汰等众多因素的威胁，这对档案网络安全提出了更高的要求，政府要不断完善档案信息安全管理体制，建立和完善各类信息资源的安全保障体系，通过设立听证会等措施广泛集中社会各界意见，制定、完善相关法律、法规和标准、规章，并且严格落实，做到“有法可依”、“违法必究”等要求，严格保障毕业生就业档案信息的安全性；建立档案信息网络维护部门，聘用专业技术人员针对高校毕业生就业档案的网络信息采取防护措施，如防火墙技术、杀毒软件系统、网络安全检测电子身份认证系统、数据加密技术等专业技术并不断研究和探索新的安全防护技术，确保档案信息资源的安全、有效和网络系统正常运行。

2增加财政投入，为高校提供资金支持

贯彻落实好高校就业档案管理信息化建设需要配备完善的基础设施，既包括计算机、打印机、网络等硬件设施和相关的软件、技术等软件条件。高校就业档案信息化建设是一项大投入、长积累、见效晚的工作，这需要政府加大支持力度，通过加大财政支出，为高校就业档案信息化建设提供资金支持，以缓解目前高校就业档案信息化建设资金总量不足、供需矛盾等突出的问题，为高校加速档案管理信息化建设提供保证。各级政府要依法增加高校教育的经费投入以便高校有可靠的资金投入档案信息电子化建设。

（二）高校方面：多措并举，完善毕业生就业档案信息化建设

1强化对高校档案信息化重要性的认识

高校的领导者、管理者首先应该转变思想，既要认识到就业档案的重要性，更要认识到档案信息化建设的重要性。推进就业档案信息化建设与数字校园建设的同步发展；同时增强全体师生员工的档案意识，通过有计划的对就业档案信息化建设的宣传，逐步在教职工中间确立档案信息化建设是促进学校长久发展的需要这一共识。

2高校要多方筹措资金

一方面利用政府的财政拨款，另一方面可通过校企合作等方式筹措资金，以投入专项资金进行档案信息电子化建设。通过增加经费投入，提高计算机软、硬件建设，夯实档案信息化建设的物质基础；同时，档案管理部门还可利用已建成的数据库资源和网络设施等可利用资源为社会服务，以获得一定的收益，投入到学校档案管理信息化建设中，从而解决经费不足的问题，加快档案信息化建设的步伐。

3加大资金投入，加强基础设施建设

加大档案信息化建设的资金投入，是推进高校档案信息化建设的基本保障。高校档案馆应从实际出发，在充分利用现已设备的基础上适当购置先进设备，如计算机、复印件、扫描仪、刻录机、数码相机、移动硬盘等硬件设备。在软件使用上，要开发使用网络版的档案管理软件。

4加强高校档案管理人员的业务培训

为及时掌握信息技术的快速发展，高校档案管理的信息化建设需要培养一批事业心强、精通专业技术和业务的复合型人才。高校一方面要注重人才的引进，做到专人专岗，责任落实到人，避免出现“兼职”现象，另一方面要加强对现有人员的业务培训，要充分认识就业档案管理人员培训的重要性，从学校长远发展角度认识到这一问题的紧迫性和必要性，把档案管理队伍建设纳入学校工作计划中去，可采取在职学习、脱产培训和外出进修等各种方式，对档案管理人员进行计算机信息技术的再教育，使大多数档案管理人员基本掌握计算机的基本操作技术，了解并熟练使用就业档案信息化系统，为就业档案的信息化奠定良好的基础。同时，还要通过举办技能大赛、交流会等方式充分调动档案管理人员的工作积极性、主动性和创造性，使他们的知识结构及业务水平适应高校档案信息化建设和发展的需要。

5加快档案信息网站建设，实现高校、毕业生、人社部门资源信息共享

档案网站主要包括：一是介绍档案部门的总体职能，以及介绍学校各部门或兼职档案工作人员的职能分工，明确各部门、各工作人员的职责；二是保障学生信息安全，设立身份认证系统，避免不法分子通过学校档案信息网站窃取毕业生信息，此系统仅对毕业生、各高校、人社部门等相关部门开放，以此保障学生的信息安全；三是在保障安全的基础上，不断完善档案资源信息，高校档案网站上的相关信息要求做到真实、准确、无误，避免出现信息系统信息录入错误等情况；四是做好档案利用服务信息，为用户提供信息咨询服务，电子邮件服务等便于毕业生、人社部门查询信息的服务，实现信息资源共享，提高服务质量和服务效率。

高校档案信息化建设是一项长期而艰巨的工作，它具有广泛的内容，是一个庞大的系统工程，高校相关部门应从多方面入手，团结合作，共同促进信息化建设，不断总结经验，解决工作中的实际问题。更好做好毕业生就业服务工作。

参考文献：

[1]郭理想《浅谈高校档案信息化进程缓慢的原因及对策》科技信息，2009（8）：703

[2]丁立新《档案信息化的发展趋势》档案学研究，2009（4）：12

[3]李一村《高校就业档案管理信息化问题研究》信息技术，2012（4）

[4]杨剑[DK]，梁娟《刍议高校档案信息化建设中的问题与对策》 科技档案，2009（4）

[5]富红《高校档案管理信息化问题探讨》和谐发展论坛

[6]张凤丽《关于高校档案信息化建设的思考》华章，2013（3）