给“弃档族”提个醒儿

朱海涛

随着人事制度改革的加速，社会就业方式和就业渠道日益多元化，人才流动也愈发频繁。合理的人才流动可以推动人力资源整体优化组合，体现个人价值，但也对人事档案管理提出了新的挑战。

近年来，随着市场经济的发展，人才流动现象大量出现，越来越多的“单位人”变成“社会人”，传统人事档案的作用和价值逐渐被淡化，大量无人问津的人事“死档”、“弃档”不断增多。当下严峻的就业形势，使越来越多的毕业生成了“灵活就业人员”，由此产生的“弃档”现象也进入高发期，不少人把档案转到人才市场后，便再也不闻不问，更有甚者已不知将档案丢在何处。

“弃档”的三大影响

目前，人事档案的作用主要体现在享受相关人事、劳动、社会保障服务等方面，丢弃档案不管，会给自己的职业生涯造成非常大的影响。

●影响评职称、调工作

毕业生自毕业后，如果档案既没交用人单位保管，也没存入政府指定的人才服务机构，若干年后评定职称时将会因手续不全而受到影响。有些人在毕业后把档案存到了人才服务机构，但没有及时办理就业手续，几年后调动工作时，才发现需要办理参加工作后的所有手续，并要在自己转正定级后才能正式调动。

●影响个人户籍档案管理

目前很多人开始考虑贷款买房，但却需要在银行办理房贷手续时出具贷款人的户口证明。然而，很多“弃档族”因为觉得档案不重要，毕业时没有及时从学校转出户口和档案，结果不能顺利办理贷款。

●影响缴纳社会保险等养老待遇

很多个人证明都离不开人事档案，如办理社会保险、领取失业金、退休金的发放等，个人档案记录的工龄、工资、待遇、职务、社保受保时间等都是以档案为依据的。那些因放弃个人档案或自揣档案而造成记录断档的人，最终都会在个人利益上受到损失。另外，考研、考公务员、转正定级以及出国、升学、结婚、生育等，都需要政府所属人才市场依据其人事档案开具相关证明。

档案缘何成“弃档”

据了解，“弃档族”人群主要有几类：一是高校应届毕业生。按有关规定，毕业后未就业的档案可在学校存放两年，如果档案两年后未被提走，学校一般会将档案转回到学生原籍人才服务中心。二是到私营企业就业、自主灵活就业和创业的人员。三是出国留学或移民人员。

一直以来，人事档案在中国人的社会生活中发挥着举足轻重的作用，它全面系统地记录了一个人的教育背景、工作经历、职务任免、家庭背景以及奖惩情况，是用人单位和人事部门了解一个人职业信息的重要载体。但究竟是何种原因，致使人事档案屡屡被人们所忽视呢？

●档案意识淡薄

一些就业于无人事主管权的非公有制单位的毕业生，不但认为自己的档案“没什么用”，甚至“遗忘”、遗失了自己的档案。不少人认为，个人只求实惠，有收入就行了，找工作看重的是能力，档案是“身外之物”，无关紧要。

●档案内容陈旧

目前我国人事档案的主要内容均为各种大同小异、形式单调重复的履历表格，千篇一律的评语以及调进、调出证明等，能反映本人工作实绩、能力和特长等方面的记载比较少，企业很难从这种档案记录中“观其卷，知其人”，难以从档案中得出对当事人全面、完整、客观的评价，以至出现了人事档案内容陈旧企业无法利用的现象，令企业不愿意补充员工的人事档案，进而导致人事档案材料一直得不到更新，形成一种恶性循环。

●档案可信度降低

随着流动人员的增加，传统的人事档案管理工作也出现了一些问题，如擅自弃档、擅自造档、擅自建档、擅自扣档、个人携带档案等行为越来越多。这些现象严重影响了人事档案的真实性与权威性，降低了人事档案的可信度。一些人员因缺乏诚信，做出五花八门的造假行为，如夸大自己的工作能力和业绩，私造假学历、假文凭、假证书等，或者隐瞒自己的过错和不光彩行为。另外，归档材料的收集缺少鉴别措施和手段，对于学历、职称等归档材料真伪的鉴别大部分只能依靠工作人员的经验，尚无科学、系统的鉴别方法，仅仅靠传统的人事档案或包装精美的求职简历让人很难判断个人信息资料的真伪。

●档案服务开发意识差

目前，档案管理机构的人事档案管理软件落后且不统一，缺乏现代化管理手段。如人事档案调动手续繁杂，尤其是异地调动，有时一个人为调档来回奔走多次。而且，传统人事档案利用方式单一，使用率低，只有需要者找上门来才提供利用，被动服务的情况比较普遍。

提升流动人员档案价值

人事档案是每个人职业轨迹的“缩影”，档案材料是流动人员身份、工作经历、学历、人事关系等最真实、最直接的证明，是用人单位选才用人的重要依据。虽然人事档案的作用在不断弱化，但不等于就可以将其随意丢弃，对档案的漠视所带来的后果只能由档案所有人自己“埋单”。

据有关数据统计，2011年，全国流动人口达到2.3亿人，占总人口的17%，即每6个中国人中就有1人是流动人口。因此，创建新的档案管理体制，加强流动人员档案管理，促进人才合理流动、合理配置、合理使用，具有重要的意义。

●充实档案内容，提升使用价值

充实丰富新人事档案材料的收集管理内容是夯实流动人员人事档案工作的基础，是人事档案提供优质服务、发挥档案作用的前提与基本条件。传统人事档案内容简单，主要收集静态结论性材料，内容空泛，用人单位无法从中对当事人的潜在能力进行评估，利用价值有限。

现阶段，丰富档案内容应从现代企业人力资源管理需要和流动人员的特点出发，有针对性地充实档案材料，突出流动人员的学习经历、培训情况、绩效考核情况、个人的能力水平、性格特征、工作特长及诚信记录等方面信息。同时，健全流动人员人事档案工作规章制度，与流动人员或其用人单位签订人事档案材料收集移交协议，以契约形式明确双方的权、责、利，形成人事档案材料收集移交的制度化、规范化、长效化。坚持以经常性收集、定期收集和集中收集三者结合，

经常性收集为主的工作制度，收集、充实反映本人业绩的动态性材料。在此基础上，加大对档案材料的价值鉴定工作，确保档案内容全面、准确、动态、连续，既反映能力又突出个人特点，做到“档如其人”，从而为用人单位提供必要的可用信息。

●创新管理机制，提高服务水平

信息化管理已是社会发展的大趋势，人事档案管理也应顺应潮流，全面推行流动人员人事档案管理信息系统，建立电子档案，达到管理自动化，传输网络化，服务在线化，信息共享化。对流动人员个人取得的业绩、成果以文本、声音、影像等各种新载体，可以利用微缩技术、声像技术、光学技术、自动化技术、通讯技术等现代化手段及时补充进人事档案，扩充人事档案信息量，提高人事档案利用价值，使流动人员可以通过网络查询档案管理的情况，并根据工作和生活的变动随时向档案中心提请修改个人住址、联系方式等等情况。用人单位也可以通过网络接入档案中心数据库，查阅个人人事档案和本单位人员档案中的有关信息，并将个人在企业中的情况及时提交档案中心，对个人档案进行充实。而且，档案管理部门可以通过网络，定期向流动人员和其用人单位发布补充人事档案材料的通知，催促其及时补充人事档案材料。

●加大宣传引导，强化档案意识

群众档案意识的高低直接关系到人事档案能否得到妥善保护与管理，更关系到人事档案工作能否在社会全面推进和发展的工作大局。人事档案服务机构应通过多种渠道、多种形式，向社会进行广泛细致的宣传和引导，进一步提高档案工作的透明度，增强整个社会的档案意识。宣传工作要做到有的放矢，对流动人员宣传应侧重于人事档案材料形成、人事档案在其求学、应聘、缴纳社会保险、评定职称等社会活动中的重要性等，让人们清楚地认识到人事档案的作用；对用人单位的宣传应侧重于档案材料的分类、日常积累、审核把关等标准、及时送达以及人事档案有效利用方面的知识。同时积极宣传《档案法》、《流动人员人事档案管理暂行规定》及相关法律法规，提高贯彻执行党和国家人事政策和档案法规的自觉性。

●提高业务水平，加强队伍建设

做好人事档案工作必须有一支懂人事政策、熟悉档案业务、热爱本职工作，具有创新进取精神的档案工作队伍。当前，灵活就业的势头不断上升，流动人员面广量大，而人事档案管理人员的数量不足、专业知识不够、缺乏现代信息素质与技能的现象比较普遍，不利于流动人员人事档案工作的改革。各级档案服务机构应高度重视人事档案工作队伍建设，严格把好档案管理人员的入口关，从政治素质、业务能力等方面进行严格考核，建立一支热爱档案工作、熟练档案业务、安心本职工作、具有奉献精神的档案管理队伍。加强和健全对档案人员的业务培训，尤其要加强档案员计算机信息化培训，提高档案员运用计算机技术管理档案的能力和水平，适应时代需要。对所在区域用人单位的人力资源管理人员进行有计划、有针对性的培训和业务指导，引导企业和流动人员配合档案管理部门做好档案材料的撰写、收集和转递工作，严防虚假材料进入个人档案。

随着流动人员在不同行业、不同地域间流动频率的加快，流动人员人事档案管理面临的新情况、新问题不断出现，人事档案的改革势在必行。而出路就在于提高“服务性”，提升其利用价值，成为用人单位选人用人的真正依据。只有人事档案对当事人和用人单位的“服务性”越强，利用价值越高，我们才能迎来“弃档族”和档案“自揣族”的回归，使我们的人事档案真正发挥作用。