探索公立医院医疗档案管理的问题与对策

摘 要：医疗档案工作是医院管理中的一个重要组成部分，科学地积累完整的档案资料，切实做好档案信息的开发利用，大力推进医院档案工作标准化、规范化、制度化、科学化管理进程是促进基层医院能有序发展的一个重要环节。本文就基层医疗档案管理存在的问题及对策进行探讨。

关键词：基层医院 医疗档案 管理

医疗档案工作是公立医院管理环节与流程中的重要组成部分，面对不断增多的医疗档案数量和种类，医院管理中对临床诊疗信息，医疗服务信息，财务统计信息的汇总与回顾要求对医疗档案的归档，整理，保管，借阅，利用等工作内容提出了更高的要求。如何在公立医院的管理框架内提高医疗档案管理的效率，笔者对这个问题进行了深入的思考与研究。

一、 存在的主要问题

1.1档案管理意识不强，领导重视不够。由于思想观念的陈旧，至今仍有不少同志，尤其是基层主管卫生工作的干部，对档案意识较淡薄，认识不到档案工作在医院管理中的重要性和必要性，重要文件材料得不到足够的重视和统一收集。到目前为止，多数公立医院对医疗档案的管理还没有一套科学统一的管理制度标准，医疗档案的缺失已经影响了公立医院医疗卫生服务工作开展。

1.2由于医院档案管理不健全、规范，缺少适应综合性医院档案管理的新模式，档案的分头管理和分散保管现象严重，档案利用率低下，信息管理与档案管理严重脱节，造成人力、物力和空间浪费。

1.3档案管理人员知识更新不够，业务素质不高在医院人才培养中，对档案管理人员的素质提高没有纳入计划和要求。目前大多数公立医院档案管理工作由药房主任或一名药技人员管理，其他文档，如病历档案、各类医疗资料文件、办工文件资料均由文书管理。这些人员都缺乏系统的档案管理知识和信息系统业务培训，法律意识淡薄，思想观念和管理水平跟不上公立医院的发展要求，缺乏创新和活力。

1.4开发档案信息少，档案利用率低。有些单位开发利用档案仅满足于“查阅文件”的被动封闭式的状况，只是发挥其简单的自然属性，使大部分档案信息处于“沉睡”状态，从而失去了档案存在的价值；由于档案的分散管理，不利于档案管理人员对档案信息进行综合分析研究和开发利用，档案室也就不能提供综合性、宏观性、客观性、整体性、系统性的档案信息，不能把“死”档案变成“活”信息，从而导致医疗档案管理低下。

1.5档案工作硬件投入不足，档案现代化管理水平不高。一些基层医院由于医疗用房紧张，致使档案用房狭小，不符合保管的标准。另外，档案管理设备陈旧，管理技术落后，也制约了基层档案管理整体的提高。近年来，随着科学技术的进步，计算机及网络技术在医院管理中的广泛运用，医院管理手段不断进步，而运用计算机及网络技术管理档案的较少，基本还停留在手工收集，检索，信息量小，不利于档案的收集、检索、利用和开发。

二、对策

2.1加强领导，重视宣传，增强全员档案管理意识。领导重视和支持是做好医院档案工作的前提条件和主要保证，公立医院的管理者应切实加强对档案工作的领导，把它纳入重要议事日程，并通过会议、参观学习、典型事例宣传等形式，广泛宣传档案工作的重要性，使各级临床工作人员、管理人员、医技人员都认识档案与自己日常工作和生活的密切关系，以及档案在医院管理及文化建设所具有其它文献资料不可替代的作用，提高人们的档案管理意识，从而促进全员档案意识格局的形成。

2.2建章立制，明确职责，促进档案工作规范管理。健全档案管理制度，是促进档案工作规范管理的关键。一是要结合本单位档案工作实际，建立健全档案接收、整理、保管、借阅、统计、鉴定、保密、销毁、利用等一整套的规章制度和档案管理人员岗位责任制，使档案工作各环节的运行有章可循，使各部门按照各自的职责和归档范围进行收集、积累和整理。二是对科室的各类档案材料进行集中统一管理，增强档案管理的综合性和独立性中，编制统一的分类大纲，把各门类的档案作为一个有机整体，用统一的标准和规范系统进行整理，统一分类编号。

2.3加强培训，转变观念 提高档案管理人员素质。档案管理人员素质直接影响档案管理水平，医院要将档案管理人员培养纳入医院人才培养计划，全面提高管理人员素质。一是通过组织档案管理人员到先进的医院参观学习、交流工作体会来提高业务和知识水平。二是档案管理人员转变观念，主动学习，通过各种形式的继续教育来不断更新知识，改善知识结构，开拓视野，增强创新思维。三是档案管理人员要改变过去“等、靠、要”的传统工作模式，打破看堆守摊，重管轻用的陈旧思路和传统的档案管理模式，要深入临床一线调查研究医疗、教学和科研对档案信息的需求，不断总结探索档案管理工作。四是强化服务手段，完善检索体系，提高服务效率，编制多种档案检索工具，为医务人员利用档案提供方便，并主动围绕医疗工作的需要，全方位跟踪服务，最大限度地發挥档案信息资源的作用。

2.4 加强投入，提高设备，实现档案管理的现代化。加强资金投入，引进现代化的技术和设备是实现档案管理必须的条件。面对不断增多的医疗档案数量和种类，档案的开发利用的靠传统的管理方法和落后的技术手段，想迅速准确地查找出利用者所需的档案材料存在一定困难。

综上所述，档案管理在公立医院的管理内容中占有重要的地位，对于公立医院的发展方向，医疗可行性方案的制定，区域内医疗资源的配置，患者信息的需求与医疗服务的提供都可以提供指导性的参考。因此，公立医院必须要充分发挥医疗档案信息的价值，为加快医院的建设与发展提供“正能量”的支持。

参考文献：

[1]张剑锋，档案信息化建设存在的问题及解决对策[J]，黑龙江档案，2011（5）

[2]康芳芳，档案信息化建设现状与发展对策研究[D]，苏州大学，2007

[3]金兰，公立医院医疗档案管理现状及其改革对策分析[J]，图书馆档案管理，2013（1）

[4]张桂云，浅谈医疗保险档案信息化建设存在的问题及对策研究[J]，办公室业务，2013（5）

作者简介：韩燕，女，毕业于广西广播电视大学，现就职于桂林市人民医院医保科副科长，助理经济师。