企业干部档案管理之我见

马松梅

企业干部档案管理工作是企业干部管理工作不可缺少的一个重要组成部分，是企业干部工作的基本条件之一，企业干部档案管理工作的水平直接影响到企業和干部的工作效率和质量。根据调研企业干部档案的管理情况，谈谈自己的一点认识。

一、当前企业干部档案管理的特点：

1、企业干部档案管理机构、管理对象和服务对象具有较强的企业特色。企业干部档案大都由企业党委领导下的组织、干部科管理。

2、企业干部档案和内容。企业管理的干部档案完全是本企业的干部或者是曾经在本企业任过职，由于种种原因，不再回企业继续工作，该干部档案还在原来企业里保存着。企业干部档案内容一般包括各类登记表、政审材料、审批材料、表彰材料和学习鉴定材料。

3、现代企业干部档案管理机构与社会转型期社会化的人事档案管理中心并行运作。新型的企业干部管理制度应运而生，人事管理变成了一种社会化的活动。市场经济条件下已建立了具有较强社会性的人事档案管理机构。

4、干部档案来源的广泛性和内容的复杂性。干部档案管理机构、管理对象和服务对象具有较强的社会性，决定了干部档案来源的广泛性和内容结构的复杂性。在传统的干部档案管理中，干部档案的收集、处理和提供利用往往由各单位内部人事机构行使，档案来源单一，仅限于本机构人员，内容也较简单，企业内部的组织干部机构很少产生虚假的不利于干部成长的档案材料；而社会化的人事档案管理机构，其档案来源要广泛得多，可以来自该社区范围内各类人员，又由于每类人员身份不同，其档案内容也是丰富多样的，送档案的大都是该同志曾任职过的单位。而社会化的人事档案管理机构没有时间、精力和人力辨别其真伪，这就大大降低了社会化干部档案机构的作用。

5、干部档案利用需求的单一性。社会经济的发展离不开人才，无论是企业招聘新的管理人才、技术人才，选拔合格或优秀人才，还是考核任免，招聘国家公务员以及大中专毕业生社会就业，都有人事档案利用。企业内部干部档案管理机构在企业内部还是一统天下的，企业干部档案的服务对象依然是企业内部组织或者部门。企业内部组织和部门利用企业干部档案相当容易，个人利用企业干部档案的难度相对比较大，想利用到自己的档案尚需经过许多周折。

6、企业干部档案管理方式和服务方式的封闭性。市场经济的建立减弱了干部档案政治化、神秘化的程度，与此同时，信息技术和网络的发展，改变了企业干部档案管理和服务方式，可以采用现代化管理手段与方式管理社会化的干部档案，还可以将不属于个人隐私内容的干部档案上网。网络化管理和服务方式，拓宽了干部档案管理部门与外界的人才信息交流渠道。但是，企业干部档案管理机构和社会化的人才市场档案管理中心的管理方式和服务方式绝对不一样。企业干部档案管理机构所管档案交流的范围依然很小，企业干部档案管理机构部分信息只纵向提供给该企业的上级部门，几乎不存在档案信息横向交流。企业干部档案，有的虽然够不上密级，但是知悉的范围大都是要受限制的，不经本人同意，最好不要在互联网上公开某企业干部的档案。

二、企业干部档案管理存在的问题及原因分析

改革开放以来，企业改革的步伐逐步加快和深入，机构编制和用人制度不断改革，企业档案管理人员变动频繁，出现了忽视企业干部档案管理的现象，影响了企业干部档案管理工作，无形中阻碍了企业的发展和企业干部的成长。主要存在以下问题：

1、硬件设施落后于企业的发展。有些企业干部档案库房和设备配置不到位，正常档案工作难以开展。

2、档案材料收集渠道不畅。有些企业从成立以来，干部档案材料都装在一个档案袋里，档案材料归档不规范，不齐全，比较混乱，不便于查找利用。企业干部档案还保存在企业的人事部门，没有归入到该企业的档案专业管理部门集中统一管理。

3、干部档案管理人员不熟悉档案业务、档案管理制度简单。不少基层单位档案管理人员工作变动频繁，仅有的一位企业干部档案管理人员还要身兼数职，还有的企业根本就没有配备干部档案管理人员。

三、加强企业干部档案管理的几点建议

1、提高认识，加强领导。企业干部档案是做好人才工作的基本条件之一，只有领导重视，才能管好企业干部档案，才能完善基本设施。当前必须提高企业对干部档案工作的认识，切实加强对企业干部档案管理工作的领导，把企业干部档案工作排上企业领导的议事日程，不断改善企业干部档案工作环境和保管条件。

2、企业干部档案集中统一管理。企业内部干部档案机构要适应新形势，建立起适合本企业运作的企业干部档案管理机构，纳入到企业档案专业管理部门，更有效更快捷地为企业服务、为领导服务。

3、加强企业干部档案工作的基础建设。干部档案管理部门要建立坚固的防火防潮的专用档案管理库房，配置铁质的档案柜。库房应按档案管理标准进行管理。

4、加强企业干部档案管理人员管理队伍的自身建设，提高干部档案管理人员素质。实行任职资格制度，准入上岗。选择政治上可靠，作风正派，责任心强，忠于职守，不仅要具备专业知识，而且要掌握相关学科知识和信息技术，网络技术等新技能，加强学习，更新知识，符合档案工作需要，能为公众提供优质的信息资源和信息服务的复合型人才。

5、严格制度，推行责任追究制。为了避免档案的丢失，非法改动，必须建立健全档案工作管理制度和责任追究制度，严格手续，做到转入、转出、接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，利用方便，提供准确，有效地制约造成企业干部档案的泄密、涂改等人为因素。对人事档案管理中出现问题的，实行责任追究。