如何做好人事档案管理工作

摘要：人事档案工作是人事工作的重要内容之一，是记载和反映一个人的政治思想、业务能力、工作表现等原始材料。是历史地、全面地考察了解人才的重要依据，本文阐述了人事档案管理工作中存在的一些问题以及提出了几点建议。

关键词：人事档案 管理

1.人事档案管理工作存在的问题

1.1对人事档案管理重视程度不够

在实际工作中，部分部门和个人对人事档案工作的重要性认识不够，尤其对人事档案收集工作不够重视，档案意识比较淡薄，或者认为这是档案管理员的事情，不注意对文件材料的保存积累，工作任务完成后就将其随便放置一边，还有些人为了自己以后使用起来方便，也出现不愿交档案管理部门的现象，使人事档案收集不全、收集难的问题得不到有效解决，给档案管理工作带来阻力。

1.2人事档案收集力度不够

由于有些单位和个人缺乏档案材料及时归档意识，使部分档案材料长期积压和滞留在单位和个人手中，致使许多应该归档的材料没有及时归档，或没有及时督促其他部门及时移交材料，造成职工档案材料的缺失。

1.3人事档案管理人员业务不熟，管理手段落后

由于机构调整、科室重组、人员竞聘上岗等原因，原有的人事档案管理人员难免岗位变动，接任的管理人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。

1.4管理不严格，立卷归档不规范

随着社会不断发展，人事档案在就业和职位升迁方面的凭证参考作用越来越受到重视，这就要求人事档案中每份材料的来源和内容必须真实可靠，必须经过组织严格认真的审查核实。然而，在实际工作中却发现不少问题，如档案材料的内容填写前后不一；在档案中将年龄、工龄填写随意，前后不符，使档案资料缺乏准确性和真实性。还有些档案材料有破损，或纸质差，或字迹模糊，不利于档案的保存和利用，管理手段仍以传统的手工操作为主，已不适应信息时代对档案现代化管理的要求。

1.5人事档案管理的信息化程度不高

在人事档案管理上，计算机技术还没有广泛运用。即使利用计算机管理，也仅限于把个人信息、档案目录输人计算机，其它如资料检索、调阅档案等仍习惯用手工操作，无纸化阅档基本没有实施。

2.关于人事档案管理的建议

2.1强化档案意识

领导要进一加强对人事档案工作的重视，只有领导重视档案工作才能得到保证，将人事档案管理工作纳入单位的重要议事日程，加大投入，定期对人事档案工作进行检查指导。同时，针对当前档案意识普遍不强的现状，要加大《档案法》的宣传力度，让大家充分认识到人事档案关系到每个人的切身利益，使全社会真正认识到人事档案的重要性。

2.2提高人事档案管理工作水平

首先，进一步完善各项档案管理制度，狠抓落实。要建立人事档案计算机辅助管理制度，对档案材料收集归档和转进转出档案的管理制度要进一步严格要求，更好地阻止虚假材料进档。要完善人事档案整理工作细则，使人事档案的整理更加科学、全面、完整。其次，档案人员主动与相关部门联系，索要有关的各种材料，做到收集整理经常化，不拖延、不积压，确保干部人事档案材料完备，与实际情况同步。对不符合归档要求的材料要及时进行处理，手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办，确保材料齐全完整、手续完备，有效地提高档案工作的准确性和工作效率。

2.3加强档案人员的事业心、责任感

对收集的档案材料要认真审核，把完整、真实、可靠的材料收入干部档案，把好质量关。档案工作是细致入微的工作，应杜绝粗心大意，在档案鉴别过程中，管档人员更要认真负责，确保档案材料真实、完整。

2.4注重人事档案管理现代化建设。

逐步由实体管理向信息管理转变，档案实行计算技术管理，可利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存，逐步实现通过屏幕查阅有关内容。同时，可以利用计算机网络技术进行人事档案管理创新，对不属于保密范围的档案信息实现有效共享，从而使库房查找变为网络即时检索查询，大大提高了管理人员的工作效率。

2.5提高人事档案管理人员的综合素质

随着社会的进步发展，信息社会的到来，对人事档案管理人员的素质提出了更高的要求。首先要有较高的政治思想和良好的职业道德，这是做好人事档案管理工作的前提。人事档案管理人员一定要做到政治合格，忠于职守，淡泊名利，严守秘密，勤奋敬业，无私奉献；其次要求人事档案管理人员应具备一定的科学理论知识和扎实的业务知识，同时还要具备较强的工作能力、文字表达能力和相应的外语知识。面对现代化建设和信息时代的高速发展，档案管理人员还要懂得现代信息的管理技术，加强科学文化知识学习，拓宽知识面，更新知识结构，提高业务素质，努力使自己成为一种既熟悉人事档案业务知识，又懂得计算机管理技术的复合型人才。

总之，档案管理是一项复杂而又艰巨的工作，我们要培养勇于改革创新的精神，更新观念，大胆探索现代化档案管理新技术.要掌握党和国家最新的人事政策、人事制度，培养认真细致的敬业精神，以适应人事档案管理日益复杂逐步现代化的发展趋势。做到与时俱进，为新时期人才管理和使用，为人事工作提供好的服务。

参考文献：

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[2].黄静.关于高校档案收集与归档工作的探讨[J].黑龙江史志，2009（202）：57.

[3].范晖.谈人事档案规范管理的必要性[J].山西档案，2009，S1.

[4].潘姝.人事档案管理现状及对策.丽水学院学报，2005.3.

作者简介：何琴，女，大学本科，科技档案管理专业。