档案管理精细化 为企业改革发展服好务

郭佳

摘 要：档案是企业不断发展的真实历史记录，通过对档案的精细化管理将这些历史记录有机集合，才能充分反映企业不断创新和发展的轨迹，使档案管理工作与企业管理达到同步，更好为企业改革发展提供服务。

关键词：精细化管理；企业；借鉴；服务

中图分类号：[G275.9] 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2013）-12-0248-01

档案是企业不断发展的真实历史记录，煤炭企业在生产经营活动中将产生大量的生产技术、工程设计、设备管理、施工管理、质量检验等科学技术档案，会计档案，人事档案。管理作为一种艺术，从古至今被世人研磨。档案资料的积累和利用，直接关系着企业的经营管理水平和经济效益。

一、提高认识，强化档案精细化管理的重要性。

（一）实行档案精细化管理的根本在制度。企业要强化档案管理意识，将档案管理纳入企业议事日程，使其与安全生产经营管理中心工作同计划、同部署、同检查；纳入部门年度目标管理，同考核、同评价、同奖惩。实行精细化管理是一項长期、艰苦、细致的工作，要由浅入深、循序渐进，不能一蹴而就。只有将基础管理进行长期地细化，使其根植于管理创新之中，渗透到日常管理之中，融汇于生产经营之中，才能营造出一种无形的约束力。制度不是一牢永逸的，它是一个动态的过程。管理必须在实践中针对新情况、新要求不断完善、补充各项制度和标准，真正建立起一套科学、规范、操作性强的制度体系，才能形成一种具有强大动力的管理方式和运行机制。使广大职工在一种动态管理中不断完善自我，使企业在动态管理中不断得以创新，进而实现管理中的人本内涵，发挥精细化管理的作用。

实行档案精细化管理的目的在利用。档案管理在基本建设中起重要的基础保证作用。金川煤矿结合档案管理精细化、规范化的发展要求，积极探索和完善矿井档案管理模式及标准。对资料的收集、整理、移交、归档、保管、借阅、销毁等过程，制定出科学规范、安全集中、系统完整、简便实用的管理流程。结合公司档案管理工作，对资料的收集、审核、整理、归档按以下流程操作：收集资料→分析资料→确定归档范围→分类→装订→排列→编号→装盒→编目→上柜。科学按照永久、长期、短期三类档案保管期限进行分类整理、归档保管。

（三）实行档案精细化管理的关键在领导。精细化管理的发力点在于抓落实。领导是企业运营的核心组织者和指挥者，具有决策、组织、指挥、创新和人事管理等方面的职能。企业档案实行精细化管理，需要领导者发挥组织职能，充分了解档案管理工作在企业发展过程中的重要性，使企业档案为企业的发展服务，为在激烈的市场竞争中更大的跨越与发展，以及取得更大的胜利保驾护航。同时，企业领导要把企业档案管理纳入企业管理体制，实行档案集中统一管理，保证档案管理工作在企业领导心中的特殊地位。这样有利于企业档案工作的统筹规划和发展，有利于理顺企业科室及上下级之间的关系，使档案工作更好地为企业服务。配备专职的高素质的管理人员管理档案，从而保证档案管理水平的提高，更好地为企业服好务。因此，实行档案精细化管理的关键在领导，在于领导发挥核心的组织和指挥职能。

金川煤矿在具体的档案管理过程中起点高、基础牢，强化精细化管理。成立了专门的档案管理领导小组，配备专人从事档案管理工作，对于档案库房的设备和设施和管理，档案的装具，文书档案、科技档案的组卷等根据国家、自治区、神华集团有关规定和标准进行具体的工作落实。

二、以精细化管理为目标，加快档案的现代化管理进程。

档案管理电子化是档案管理工作实现信息资源共享，为经济建设提供有效服务的主攻方向，是现代企业精细化管理的发展方向之一，也是档案事业发展的必然趋势和战略选择。企业现行文件和档案管理应用计算机技术的历程，不仅记录着企业现行文件和档案规范化、系统化管理的轨迹，而且反映着企业精细化管理和信息化的进程。

与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，因传统观念，往往忽视了电子文件的归档。由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档。我认为，推动电子文件归档工作应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。

实现档案管理电子化，可以解决目前纸质档案管理中的标准不统一、内容不齐全，整理质量不高、规格不统一等问题；解决了纸质资料平时无法归档，必须等到年底才能整理归档的问题，保证了档案的归档率和完整率；解决了多年来一直处于封闭式的传统档案管理局面，提高了档案的利用价值。可以最大限度地实现档案信息的共享，提高档案的综合利用效率。

三、紧紧围绕实际，为企业改革和发展提供优良服务。

档案在企业精细化管理中的作用主要表现。一是可为企业提供先进的科技信息和管理动态。现代社会是信息社会，科技发展步伐快，知识更新的周期短，档案管理通过开发档案信息资源，以图书、杂志、情报资料、电子邮件等形式，为企业及时提供最新科技动态和先进的经营管理理念。二是围绕企业资产和资金管理、质量管理、成本管理、技术创新、市场营销、民主管理等方面，为企业经营管理提供积极服务。档案作为企业的一面镜子，代表着企业不同时期的经营管理水平，帮助企业不断去粗取精，去伪存真。借助档案，通过对企业经营管理各个方面和环节工作的不断总结、反思，探索出符合企业实际的先进经营管理模式。

煤炭企业的档案管理是一个集诸多事项为一体的管理过程，其最初形成的最原始的、最真实的记录，是煤炭企业档案管理工作中重要的组成部分，是维护煤炭企业的经济利益、合法权益和维护历史真实面貌的重要性、基础性工作，用精细化的管理手段保存好这些档案是所有企业档案管理中的重中之重。档案是企业的信息资源，是企业的宝贵财富，是企业改革和发展的轨迹，档案管理在企业管理中具有不可替代的作用。“天下大事，必做于细。”因此，档案管理工作的质量对企业的可持续发展产生着越来越重要的影响，加强精细化管理刻不容缓！