如何做好高校档案管理工作

武瑜

摘 要：很多人对档案管理工作的认识上存在一个误区，档案管理工作可有可无，对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，对管理人员没有什么高的要求，至使档案管理工作人员没有历史责任感和使命感，随着计算机技术的快速发展和网络信息技术的普遍应用，以及我国高等教育改革的日益深化，高校档案管理工作发生了巨大变化。

关键词：档案管理；制度；信息化

中图分类号：H161 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2013）-12-0061-01

为了适应新形势，跟上时代发展的步伐，更好地发挥档案的作用，高校档案管理工作必须抛弃原来旧的管理模式，更新观念、思想，在提高管理人员素质，完善各项规章制度和提高信息化管理水平等方面狠下功夫。

一、提高档案管理人员的素质。

不少高校的档案管理人员缺乏专门的档案管理人才，管理人员也缺乏高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识，因而不能充分认识到档案事业在高校发展中的战略作用和它的实际意义。有的还是兼职人员，只把档案工作当作一件附属的工作，缺乏积极性和主动性，缺乏档案管理的专业知识，对档案工作重要性认识不够等问题，而且计算机应用水平不高和实际操作能力低，管理凌亂无序，不能适应现代化档案管理工作的要求。

高校档案工作的发展和现代化的需要对档案管理工作者提出了新的要求，一般的业务技能已经不能适应工作的需要。新时期的档案管理人员不但要具备较全面的档案业务知识和实际工作能力，还需要树立档案管理信息化意识，熟练掌握计算机操作技术和网络信息技术，系统地学习档案管理的基本知识，灵活运用档案管理系统软件，提高业务能力和综合素质是至关重要的，所以建立一支高素质、高水平的专业人才队伍是目前最紧迫的任务。随着社会的发展，鼓励大家树立不断学习的意识，逐步提高对档案管理工作重要性的认识，坚持与时俱进，不断提高自己的业务水平，使档案管理人员有很强的责任感与事业心，做到爱岗敬业，坚持原则。

二、建立建全的档案管理规定和制度。

近几年，虽然高校采取措施，花了不少力气、功夫，制定了一些档案管理制度，但是从高校档案管理工作的现状来看，仍然存在着档案管理制度不健全、不完善的现象。一是档案收集材料制度不健全，使得档案缺乏完整的记录和原始材料，丧失了部分利用价值；二是因保管制度不完善、基础设施差等原因造成纸质档案损毁和档案遗失现象屡屡发生。

（1）完善各项规章制度。充分认识档案管理的重要性，健全档案管理制度，进一步提高规范化管理水平。根据我国《中华人民共和国档案法》等法律法规和有关档案管理规定，以法制档，结合实际，从档案的收集、归档、保管、保密、利用、鉴定、人员要求等方面入手，制定一套完整的档案管理制度，并根据各个部门特色和需要制定相关的补充规定。只有这样，档案管理工作才能做到因地制宜、灵活有效。

（2）引进先进的档案管理软件，制定电子档案的管理、分类标准、制定严密电子文件安全管理制度。档案管理工作的发展趋势是逐步向自动化转变，实现电子档案和纸质档案一体化管理。要实行电子文件与电子档案一体化管理，为了保证安全，就必须制定严密电子文件安全管理制度，完善电子文件流转跟踪登录管理。在电子文件管理系统中建立有效的操作权限管理体系，按照信息安全、人员职责、设备管理等因素，对电子文件管理系统的操作权限进行合理划分，在工作模式和软件功能上周密设计。同时借助先进的档案管理技术，逐步建立和完善档案管理机制，促进档案事业的发展。

三、提高信息化管理水平。

随着计算机和网络技术的应用，档案的载体发生了很大的变化，由原来单一的纸质载体发展为纸质、电子、硬盘等多种载体共存的局面。然而通过调查发现，不少高校信息化设备依然很低，没有引进先进的档案管理软件，档案的检索依然主要依靠手工来完成。此外，电子档案的利用率极其低下，严重制约了档案工作的发展和利用价值，造成了资源浪费。

以多媒体技术应用为主体的现代化管理技术已经在社会各层次管理系统中得到广泛应用。档案的整理工作繁琐、零乱，重复劳动多，劳动强度大，而利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。在高科技情况下的档案管理可按文件形成的先后顺序查找、排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，降低了出错率，提高了工作效率。在档案管理中要注重档案信息的组织化、系统化，在输入检索词、关键词时再点查找范围，检索得出的文件就是与事件密切相关的，既准确又不浪费时间，只有这样，丰富的库藏资源才能得到充分利用，才能发挥档案管理的作用。在现代化过程中，高校档案的载体发生了巨大的变化，由原来以纸质档案为主发展为纸质与磁盘、光盘、缩微等新型载体共存的局面，特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛利用，极大增加了档案的信息存储量，而且开发利用速度快，具有直观性、选择性、易操作性。高校档案载体的多元化、信息存储和处理的数字化以及档案收集与传递的网络化成为必然的发展趋势，这就对档案管理工作提出了新的要求。更重要的是，档案管理信息化还可以为档案利用者提供多种查询手段，为校内外提供高效、优质的服务。

总之随着信息时代的到来，以多媒体技术应用为主体的现代化管理技术已经在社会各层次管理系统中得到广泛应用。在现代化过程中，特别是随着我国高等教育改革的日益深化，高校档案管理发生了巨大的变化：管理内容更加复杂、管理手段更加多样、管理水平亟待提高。针对高校档案管理工作遇到的各种挑战，本文从提高管理人员素质、完善各项规章制度和提高信息化管理水平等方面来阐述如何在新形势下更新理念，促进高校档案管理工作的进一步发展。

加强高校档案的管理，要从提高档案工作人员的综合素质，不断完善各项规章制度，提高信息化管理水平及网络技术等方面着手。档案工作者只有不断更新理念，解放思想，与时俱进，档案管理工作才能跟上时代发展的步伐，在推动教学改革、扩大宣传、提高教学质量等方面发挥更大的作用和利用价值，服务于学校，服务于社会。