浅谈水库档案管理信息化建设

田利梅

(河南省白沙水库管理局，河南 许昌 461670)

1 引言

水库与人们的生活息息相关，他不仅是一项防洪工程，还是一个解决人们日常用水的重要途径。水库作为一个调节水资源的重要工程，在平时的使用、维护、管理中形成了大量的文献档案，这些文献档案对今后的科学研究以及本水库的维护管理意义重大。计算机信息技术的出现对传统的水库档案管理提出了新的要求，管理方便、易修改、检索方便、准确率高等这些信息技术的优点促使我们对水库档案管理进行信息化改革。本文浅陋地谈一下作者对我国水库档案管理信息化建设的认识及深一步探究。

2 水库档案管理信息化建设的定义

水库档案管理信息化是指水库档案的管理中利用现代信息技术、网络技术、计算机技术对水库资源进行储存、保管、调阅、修改等从而达到为人民生活服务的目的。水库档案管理信息化建设是指对水库文献档案信息化的一个工程，包括水库档案的数字化录入、存储、管理、检索等环节。水库档案管理的信息化建设是有飞速发展的社会现状决定的，对适应社会发展，促进科学研究意义重大。

3 水库档案管理信息化建设的内涵

水库信息化建设是一个系统的数字化工程，简单地说主要包括三个方面的内容，分别是水库档案信息数字化存储、水库档案信息管理标准化化以及水库档案信息查阅网络化。

3.1 水库档案信息数字化存储。水库档案信息数字化就是指改变档案信息的承载媒介，把水库档案信息从纸质上转化到计算机的特定硬盘上，把触手可摸的实物形态转变成数字形态。这主要包括水库档案目录的数字化，水库档案详细内容的数字化，以及档案系统的数字化等。水库档案信息化是水库档案信息化建设的基础，不把水库档案信息数字化不能进一步地谈水库档案信息化建设。传统的水库档案信息都是写在纸质上，经年累月，纸质很容易出现破损，相应地信息也会出现丢失，这些都在说明水库档案信息数字化迫在眉睫。应用数据库、多媒体技术、数字图像技术等现代信息化技术对水库档案进行数字化处理，把纸质的图像文字转化成数字信息存储到计算机的光盘中是水库档案信息化建设的第一步。

3.2 水库档案信息管理标准化。水库档案信息管理标准化主要是指借助专业的信息管理软件，把数字化之后的水库档案信息进行有效管理。首先水库档案信息采集的时候一定要准确无误，这是档案信息管理标准化的第一步;其次运用的存储设备以及软件要符合标准，存储设备不标准信息容易丢失或者改变，软件不标准在资源共享的时候容易出现不兼容现象从而无法共享。

3.3 水库档案管理信息查阅网络化。水库档案管理信息查阅网络化是指利用计算机技术、网络技术通过互联网或者局域网把这些信息化后的水库档案信息连接起来，当人们需要查阅的时候可以通过检索工具准确、及时地找到自己所需要的资料。

4 水库档案管理信息化的优点

水库档案管理信息化建设是社会发展的要求也是科学研究的需要，它的优点更是不言而喻，主要包括以下几个方面。

4.1 方便水库档案管理人员的管理。水库档案管理信息化之后整个水库档案信息成为了一个电子系统，不管是管理员要增加还是删改信息都比以前方便的多了，可以随时地补漏拾遗，避免了文档存积的问题，大大地减少了水库档案管理人员的劳动量，使工作效率得到提高。

4.2 确保文献的准确性。通过扫描仪或者数码照相机等现在信息技术设备可以把档案拍成照片保存进数据库，能够保持水库档案信息的原貌，从而增加其准确性。

4.3 检索方便。当我们需要什么资料时只用输入相关的信息或者关键词就可以找到相应的档案资料，可以提高水库档案信息的有效利用率，例如我们在搜索引擎中输入‘蚁害‘这个词，就可以查到所有水库档案信息里面关于蚂蚁对水库危害的资料。另外通过网络技术可以实现远程查询的效果，即使你人远在异地，只要通过网络一样能够快速，便捷地找到你所需要的信息。

4.4 有利于档案信息保护。有些档案不是随随便便的人都能够看的，而水库档案信息化技术能够对档案电子稿设置访问权限，记录每一个查询人员的足迹，这样有利于水库档案信息保护的管理。

5 水库档案管理信息化的必然趋势

随着计算机技术在各个领域的普及，人们已经习惯了信息技术给人们的工作和科研带来的方便，水库档案管理属于这个社会大机器中的一部分，当别的领域都实施并且运用了信息化建设之后，水库档案管理却还停留在传统的管理模式上，肯定要阻碍社会的发展。另外，信息技术普及的今天，追求效率，讲究速度的工作、生活方式也不允许传统的水库档案管理模式无动于衷，所以说无论从社会发展的客观要求还是人们的主观选择，水库档案管理信息化建设都是一种趋势。

6 结束语

水库档案管理信息化建设是一个现代的信息技术工程，主要包括水库档案信息化的存储，标准化的管理操作以及信息查阅的网络化。水库档案管理信息化有很大的优点首先方便了管理员的管理，其次确保了档案的准确性和原貌性，再次，检索查找资料十分方便，而且能够有效地对水库档案资料进行保护。水库档案管理信息化建设可以说已经成为一种必然的趋势。

[1]彭红.档案管理与信息化建设[J].河南科技.2011(13)

[2]陈庆华.加强档案基础管理 全力服务企业建设[J].供电企业管理.2009(02)