利用信息管理系统对医院综合档案进行管理

朱芳华 宫洁丽 王建军 刘丹凤 翟俊霞

当今社会，计算机技术的不断成熟，为医院综合档案进行信息化管理提供了很好的平台。医院综合档案是指临床一线在医疗、教学、科研、设备管理等业务活动中，机关职能部门在人力资源、党建和行政管理等工作中所形成、积累、归档保存并有利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式历史记录的总称。随着医疗体制改革的深入和医学事业的发展，医院综合档案应用价值和信息利用率日益提高［1，2］。由于受思想观念和工作性质的影响，致使机关职能部门和临床一线科室散落有许多重要珍贵的文件资料，给医院管理工作带来诸多不利。对医院综合档案进行信息化管理，就是充分发挥信息技术优势，对医院电子记录的各类信息进行分类管理并加以综合利用，便于科研人员及管理人员调阅和获取有价值的信息，使医院综合档案价值得到最大化利用，不断提高医院管理质量和水平。

1 综合档案信息管理系统结构和调阅权限

1．1 管理结构 医院综合档案信息管理系统较为常用的树状管理结构分为2种。(1)封闭式的树状管理结构，即从事医院各类档案管理的部门和人员，在对电子文档进行分类、登记、传输和修改后，可随时调阅全部档案资料。这种方式单机运行，访问量较小，共享的计算机台数少，由任意一台装有综合档案信息管理系统的计算机作为主服务器运行，通过内部局域网络连通，所有从事医院档案管理的人员都可以实行信息共享。这种管理模式优点是，投入财力和人力较少，信息传输方便快捷，不易泄密。缺点是，所有档案资源不能最大化利用，不便其他部门查阅。(2)开放式的树状管理结构，即医院所有人员均可共享系统内的所有档案数据。这种方法一般由专门的计算机作为服务器，通过医院的内部局域网络，任何部门、任何人员只要授权登录系统，均可查阅相关档案资料。这种管理模式优点是，查阅方便，能真正实现档案资源的最大化共享。缺点是，前期投入的人力物力巨大，系统的后期维护工作复杂繁琐［3］。

1．2 调阅权限 一套成熟的医院综合档案管理系统，其登录与使用权限非常关键，它的设置应与管理结构保持一致。(1)封闭式的树状管理结构访问权限，医院领导和管理医院各类档案业务主管单位的领导拥有一级权限，可以随时调阅全院所有的各类综合档案，并提出具体指导意见，为最高权限。具体从事某种档案的管理人员拥有二级权限，可以随时访问、增删和借调自身分管的档案资料。所有在医院从事档案管理的人员拥有三级权限，可以随时调阅除自身分管档案之外的档案资料，没有修改其他档案资料的权力。(2)开放式的树状管理结构访问权限，它的权限设置与封闭式树状管理结构的访问权限设置大致相似，增加四级权限，即医院其他人员，如科室领导、普通医务人员按照档案资料的密级对应给予相应的人员可以进行调阅。比如:医疗文书档案可对全体医务人员进行开放，而人力资源档案，具体哪个科室的就只有科主任才能调阅，其他人员则无权访问。

2 综合档案信息系统功能模块

医院综合档案管理系统应至少具备5个模块，即:医疗文书档案管理电子模块，科研教学档案管理电子模块，医疗设备档案管理电子模块，人力资源档案管理电子模块，其他信息档案管理电子模块(主要是党建、行政管理、基本建设等)［4］。

2．1 医疗文书档案管理电子模块 这部分档案管理非常重要，数量大，涉及到患有切身利益，它的管理也是医院综合档案管理中较为繁琐的环节。通常有3种分类［5］:(1)按专科进行分类归档;(2)按病种分类归档;(3)按病案号分类归档，也可三种方式兼而有之，病案号分类方式较为普遍，以数字的方式存储，易记，方便查找。无论哪种方式归档，该模块须具备要素:(1)档案分类及逻辑查询功能，即输入相应的专科、病种或病案号，就可完整地所要调阅的医疗文书档案;(2)应具备基本信息的导出功能，在执行查询后，通常需将查询结果上报或者进行数据分析，为了更好地利用档案资源，系统必须具备数据导出功能;(3)缺陷提醒功能，患者出院结算后，医生提交的电子病历文书如出现不完整的情况，系列能自动提示，避免归档的过期文书存在缺限，时间长了出现有关材料无法增补的情况。

2．2 科研教学档案管理电子模块 科研教学是反映医院综合实力的重要方面，但在实际中，部分医院对它的档案管理不太重视，很多资料散落在具体主研人员手里，各自为战，很多项目报批了，成果获奖了，相关档案文书却没有很好地归档。通过电子模块的建立，从事科研教学管理的人员则可有的放失，从科研项目立项、教学备课开始，可按照模块设定的模式输入相应的内容，并对存储在系统中的数据进行分析总结，提高科研教学水平。该模块须包含以下要素:(1)数据提醒功能，当模块中填写的要素不全时，系统会自动提醒，以保证档案数据的完整性。(2)对数据分析功能，科研人员提取模块中的数据后，系统会自动全成相关结果，并对数据进行分析。

2．3 医疗设备档案管理电子模块 可设立5个模块，即:基本信息模块、设备购置论证档案资料模块、计量质控管理模块、维修养护模块和报损报废模块。通过系统模块可显示设备档案的基本信息，包括设备规格、型号、价格、使用部门、购置日期等，并具备保修期提醒功能，记录维修养护时间和修理情况，调阅该档案可全面了解医院设备数量和运用情况。

2．4 人力资源档案管理电子模块 可设立5个模块，即:医生系列人员管理模块、药剂人员管理模块、护理人员管理模块、管理人员管理模块和其他人员管理模块。该模块须具备以下要素:(1)能随时调阅每名医务人员的基本情况;(2)能全面记录各类人员的德、能、勤、绩情况;(3)能自动提醒涉及各类人员切身利益情况，如:晋职晋级、工资调档、医德医风、考勤等。

2．5 其他信息档案管理电子模块 主要有党建、行政管理和基础设施等模块。党建模块包括医院党组织建设情况、党员基本信息，开展的党建活动等;行政管理模块包括后勤服务、宣传教育、安全保卫等方面的情况;基础设施模块包括营院情况、楼堂馆宇建设等方面的信息。

3 综合档案信息系统模块内容

医院在整个管理、医疗活动中的所有内容是整个综合档案信息系统的核心，是事关整个档案信息化管理质量的关键，主要涉及医疗文书资料、科研教学资料、医疗设备资料、人力资源资料和党建、行政管理和基础设施等其他信息资料。另外，由于从文件的形成到档案的管理完全由计算机软硬件及相关设备完成，综合档案信息化管理通过信息系统覆盖了医院各个末端，我们在按照模块设计内容及时完善的同时，需要根据相关标准来完善和修订文档管理标准和规定。由于各个部门的职能不同，决定了各自形成的文件、档案类别也不尽相同，在运用计算机对文件档案进行信息化管理时要求对各个部门文件档案的格式、分类等进行统一的规定，只有这样，才能使信息系统具备可操作性，才能达到医院综合档案信息的最大化利用。

构建医院综合档案信息管理系统是未来医院各类档案管理部门利用计算机技术提高管理水平的有效手段。通过完善各类电子档案，可以便捷地查阅医院管理和医疗活动中的所有内容，包括医疗文书、科研教学情况、设备运行使用、人力资源和党建、行政管理、基础设施等全部信息。通过这些有价值的资料，可以增强管理质量，规范医疗运用，有效提高有效提高医院的社会效益和经济效益［6］。

1 何彩平．医疗设备档案的建立与管理．中国医学装备，2011，8:58-60．

2 王玉红．如何健全和规范医疗设备维修档案．医疗装备，2010，23:59．

3 许剑波，姚云华．医院档案信息化建设的现状与对策．中国现代医生，2010，4:87-88．

4 张晋川．对大型医院档案信息数字化建设的几点思考．中华现代医院管理杂志，2009，12:28-31．

5 雷霄云．浅谈医院档案数字化建设．中国实用医药，2009，4:247．

6 郭祥丽，严晓春，张馨木．加强医院档案管理工作的对策．中国医院管理，2006，26:61．