高校档案信息化的途径与模式分析

朱海峰

（集宁师范学院，内蒙古 乌兰察布 012000）

1 前言

信息化浪潮在很大程度上推动了人们的传播方式、生活方式以及生产方式的改变，作为具备着记载人类历史文明发展、承载信息特征的档案，以往传统的档案管理模式已被彻底打破，并且开始朝向数字化的管理方向不断发展.所以，怎样使档案服务于以信息化为显著特征的社会发展，已经成为高校迫切解决及深入探究的课题.在信息化社会环境的发展过程当中，虽然高校逐步形成了诸多的声像、数码及电子文档等档案，但是，高校目前的信息化管理并不能够与日益增长的应用需求相适应，所以深入研究高校档案信息化建设模式，进一步探究高校档案信息化的途径，直接关系到高校档案事业的发展前，具有十分重要的现实意义.

2 高校档案信息化的含义及内容

2.1 高校档案信息化的含义

高校档案信息化具体指的是在高校各项档案管理活动当中，对现代信息技术加以全面的应用，开发出潜在的信息资源，使档案成为用户便于利用及接受的信息产品，同时以其为媒介，促使高校共享档案信息资源的实现.具体来讲，就是以网络及数据库为主体，将档案信息诸如实物、文字、声像和图纸等保存在磁盘或者光盘等载体中，借助于计算机终端与计算机网络实现共享及有效利用档案信息资源，为广大用户提供丰富、便捷而又生动的档案信息服务.对高校档案信息化加以总结概括，可以将其划分成四方面：（1）转变高校档案管理模式；（2）共享档案信息资源；（3）实现档案信息一体化的查询、接收、存储、传递、著录、浏览的管理；（4）实现档案信息的网络化及数字化.

2.2 档案信息化建设的主要内容

从总体上来看，高校档案信息化建设的主要内容包括;（1）建设档案信息资源，强化电子文件的归档管理和档案目录数据库建设，逐步实现档案全文信息查询；（2）建设档案信息管理应用系统，将符合规范的、统一的档案管理软件在高校加以推广，为档案信息资源的共享和档案信息的交换创造有利的条件；（3）建设档案信息化基础设施，推进计算机管理档案的运用，健全及建立校园网及档案局域网连通，实现同步管理纸质档案与电子档案的网络化；（4）建设档案信息化制度，按照国家相关规定制定高校电子文件管理及归档的规章制度；（5）建设档案信息化人才队伍，各个高校均应当为自身的档案部门配备有着较强能力的专业计算机人才，强化档案人员网络知识及计算机知识的培训；（6）建设档案信息化安全保障机制，积极采取科学有效的管理措施及技术手段，强化监控网络档案管理系统，增强网络安全意识及档案信息安全意识.

3 高校信息化建设模式

现阶段，档案界关注及讨论的焦点便是档案信息化建设，自从国家档案局于2002年对《全国档案信息化建设实施纲要》加以印发以后，我国各个高校便开始投入到探索及研究信息化建设的工作中，并且部分高校已经相继取得了可喜的成就，但仍然难以避免的存在着一系列有待于解决的问题，档案信息化仍然有着较长的探索路子.

所谓高校档案信息化建设具体指的是对现代化先进的技术进行充分的应用，实现档案信息资源的数字化，同时恰当的管理档案以及提供利用服务的一种档案管理方式.高校档案信息化的内容主要有：（1）转变传统实体的管理模式，为最大化的信息共享的实现提供条件；（2）档案信息资源的数字化；（3）提供利用、存储、收集的网络化；（4）现代化网络技术及信息技术的应用.从当前现有的条件而言，我国高校的档案信息化建设尚处在研究和探索的进程当中，且未落定尘埃，因此，高校档案信息化模式也处在发展过程中.

高校信息化建设模式应当将档案信息化建设模式与数字化校园有机的加以融合，使档案信息化建设模式同时具备着数字档案馆的功能.随着数字化校园的发展及逐渐形成的相关档案信息化建设标准，将为高校构建档案信息化模式提供有利的条件，并通过档案工作与校园网络文书工作对接的实现，将会促使档案信息的提供利用、检索和存储成为可能.就未来的发展来说，由于技术的不断趋于成熟，各高校将会逐步实现校与校之间的档案信息共享、各高校间的交流以及跨空间提供档案的现代化操作方式，进而使高校构建档案信息化建设模式的全面实现成为可能.

4 高校档案信息化建设的途径

4.1 转变传统管理模式，提升综合服务水平

高校的档案信息管理者应当积极的响应时代发展的号召，尽快的转变管理观念，彻底的摒弃以往传统的管理模式，加强现代化信息技术的应用，以便于实现档案信息资源的共享，进而促进工作质量和服务水平的提高.还要适当的转移工作重心，为全新档案管理模式的创建奠定扎实的思想基础.要从以往的“你求我供”的被动服务方式切实的转变成网上主动提供的服务方式.以便在当前的网络环境中，促进管理自动化和档案业务工作自动化的真正实现.

4.2 加强建设档案信息化的基础设施

所谓档案信息化的基础设施建设指的是硬件和软件的投入.高校档案部门应当在有关部门及学校的大力支持下，一方面，对相应的设备加以配备，比如大型数码摄像机、图文扫描机和数据库服务器等；另一方面，对于与校档案信息管理相配套的网路应用系统，要全面的覆盖利用、收集、编目、整理、存储、归档、检索等服务功能，并且还应当与多种操作系统及硬件平台的运行相适应，具备一定的安全控制能力，同时具备与其他数据系统交换数据和连接的能力.

4.3 重视档案价值的利用

真正的档案价值就在于利用，实现档案信息化管理将为充分利用档案信息提供必要条件.建设高校档案信息化的一大途径便是对校园网充分的加以利用，以此将档案信息网站建立起来，通过校园网把档案信息公布给广大师生，同时在网页中设置目录查询、机构简介、政策法规和业务规范等诸多栏目，正确的引导兼职档案员的各项业务操作，切实促进档案信息利用者利用档案能力的提高.另外，还应当开展档案信息服务，通过校园网利用者进入到网站中，从而实现对档案信息的浏览和档案信息资源的共享，有助于高校档案馆新形象的树立，也有利于档案馆贴近用户、面向社会，从而构建新型的档案信息服务模式.

4.4 加大宣传档案信息化建设的力度，做好各项宣传工作

高校档案馆应当不断的强化宣传档案信息化建设的力度，尽快做好档案归档办法、档案范围和电子文件归档意义的宣传工作，把具体应归档电子文件的范围在校园网上公布出来，拓展宣传的范围，以促进人们对档案信息化建设认识的提高.档案馆的各个管理人员应当真正的深入到归档部门的实际工作中，积极的将调研工作展开，对各部门的归档情况和电子文件形成的意见要广泛的加以听取，并制定出与高校档案馆的管理及发展相适应的电子文件归档范围，同时要明确档案信息化建设的各项政策及法规.

4.5 增强档案管理人员的队伍建设

高校档案信息化建设不可或缺的环节就是档案管理人员的队伍建设，其综合素质与高校建设档案信息化的进程有着直接的关系.所以，高校的档案管理人员必须切实的掌握广博的知识，同时熟练的掌握先进的网络技术，将自己培养成现代化的复合型人才.在目前的知识经济时代，档案信息用户和信息资源之间的重要纽带及桥梁就是档案工作人员，并且科学的管理与先进的设备均迫切的需要高水平、高素质的人才加以掌握，所以，高校对档案工作人员的教育和培养应给予高度的重视，要通过相关教育和培训使档案工作人员能够熟练的运用现代化通信设备、计算机和现代信息技术，通过这些设备和技术管理、维护、使用和制作电子信息，促进高校档案信息化水平的不断提高.除此之外，高校还应当大力鼓励档案工作人员积极地参与到继续教育中去，比如参观考察、脱产进修、在职培训和学术研讨等，从而使档案工作人员的业务水平和知识结构能够切实的满足高校档案信息化发展及建设的需要.

5 结束语

总而言之，高校档案信息化建设并非是一蹴而就的事情，而是有着较强复杂性的系统性工程，这便需要高校始终立足于建设和发展实际，尽快的实现档案信息管理思想的转变，并且采取行之有效的措施，才能为档案工作新模式的创建提供强而有力的保障.

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〔2〕王桂华.高校档案信息化的途径与模式[J].兰台世界,2006(15).

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