基于RFID技术的高校固定资产全生命周期管理系统研究

肖明生

根据《2011年全国教育事业发展统计公报》显示，全国高校的教学科研仪器设备总值2,555亿元，比上年增加276亿元，管中窥豹，可以说，我国高校包含教学科研仪器设备在内的固定资产数量，已经达到了一个数量很庞大的地步（据现有教育部公布的资料，全国普通高校2006年固定资产总值已经达到6,952亿元）。但相对于数量庞大的固定资产，由于管理思想、管理体制、管理手段等原因，高校的管理现状却不尽人意，需要我们采取一些切实可行的措施去提高固定资产的管理水平。

一、高校现行固定资产管理存在的问题。

1、管理思想存在误区。

高校的管理层及教师队伍中普遍存在“重货币资金、轻实物资产”、“重购置、轻管理”的思想，对向上级部门争取预算购置固定资产很重视，可行性报告做得好看，一旦购置成功后却忘记了当初做预算时的必要性，忽视购置后的后续管理，对固定资产的绩效评价、维护、报废工作不再重视。

2、管理体制落后不能适应高教事业快速发展的变化。

目前高校所拥有的固定资产，跟改革开放之前相比，数量多、金额大、种类繁、地点散、涉及部门杂。高校对固定资产的管理一般是采用账物分离、分类归口的管理模式，内设机构中与固定资产管理有关的部门包括总务处（资产管理处）、财务处、设备与实验室管理处、基建处、校办企业、保卫处等多个部门。

财务处从资金角度负责固定资产的会计记录及相关核算，总务处从实物角度负责固定资产的日常管理及维护、记录，其他各个部门都直接涉及到固定资产的占用及相关管理，由此形成固定资产管理过程中“九龙治水”，各部门均处于一种相对独立的状态，形成一个个“信息孤岛”，导致内部控制原则下的互相牵制、分级负责、全程纪录、信息沟通、内部监督等原则无法得以较好落实。

3、管理手段陈旧，科技化、信息化水平有待提高。

虽然高校都实现了会计电算化，各个办公室都用上了计算机，但是在固定资产管理这领域，还停留在“手工作坊”阶段，固定资产管理环节包括有采购、入库、领用、使用、调拨、维护、绩效评估、报废更新等环节，而财务部门的会计核算系统针对固定资产管理采用的子模块，对其是一种静态、货币化的管理，不能较好地适应固定资产日常动态、实时、主动管理的需要。总务部门对固定资产的管理也往往是用计算机来记录相关数据，远远达不到到信息化水平。

笔者浅见，以固定资产的全生命周期管理为理念，以先进的信息技术系统为平台，以RFID技术为手段，才能较好实现固定资产的实物流、资金流、管理流、信息流的有机统一，互相制衡，形成合力，最终实现在固定资产方面以较少的资金投入实现较大效益，以更好服务于教学科研需要，提高高校的竞争力。

二、资产全生命周期管理

1、作为生物学名词的生命周期(Life Cycle)，本意指生物有机体从卵或孢子开始发育，经胚胎期、成熟期、生殖期、衰老期直至死亡的全过程。

2、“资产全生命周期管理”（Life Cycle Asset Management，简称“LCAM”），是指从系统的整体目标出发，以资产作为管理对象，基于其经济生命统筹管理资产的编制预算、购置建设、使用消耗、维护改造、报废更新的全过程。高校吸收采用LCAM理念，必须对资产的编制预算、购置建设、使用消耗、维护改造、报废更新的全过程实施系统、全面、合理的科学管理和监控，在资产的整个经济生命周期中不留管理空白。

LCAM是个较成熟先进的管理理念，也得到许多高校的认可，在固定资产管理中全面贯彻落实的话，的确能够大大提升高校的固定资产管理水平，但实际操作中往往空有理念难以取得实效。据笔者分析，LCAM在实践中有几个关键之处，影响了其实效性，一是固定资产的数量多，种类繁，流动性大及较为分散；二是固定资产的使用、调配、维护、报废等环节中具有动态管理需要；三是财务部门与其他管理、使用部门之间的管理衔接问题，数据不能及时更新或核对。要解决以上几个问题，传统管理手段下工作量大而繁琐易出错，往往多个部门、大量人力物力长时间的投入还不能取得较好结果。

三、RFID技术

RFID技术，亦称射频识别、电子标签，是一种非接触式的自动识别技术，它通过射频信号自动识别目标对象并可与目标交换数据。1948年，哈利·斯托克曼（Harry Stockman）发表了“利用反射功率进行通信”一文，奠定了RFID技术的理论基础，到20世纪90年代，RFID技术已被广泛应用，进入21世纪，在工农业、医疗、交通、物流等各个行业已深刻应用，大大提高了那些行业的管理水平并获得了较好经济效益。例如，2010年上海世博会就采用了RFID技术作为门票的核心技术并取得了良好的效果。

一般RFID系统主要由标签、阅读器和计算机系统三部分组成。标签由耦合元件及芯片构成，同时每个标签具有唯一的电子编码（类似于公民的身份证号码），附着在物体上以标识目标对象；阅读器用于读取或写入标签信息；计算机系统主要包括操作系统、数据库系统、发卡软件、数据同步软件等，可以用于RFID标签数据的管理、查询、统计，以及与其他管理信息系统交换数据等。RFID的工作原理是当附着在物体上的标签感应到阅读器天线的磁场后，如果接收到阅读器发出的特殊射频信号，就能凭借感应电流所获得的能量发送出存储在芯片中的数据信息，或者主动发送某一频率的信号，阅读器读取信号并解码后，送至计算机系统进行有关数据处理。

四、基于RFID技术的高校固定资产全生命周期管理系统

在固定资产全生命周期管理的理念下，借助RFID技术，以计算机的网络数据库管理系统为平台，可以较好地解决高校固定资产管理中存在的问题，充分发挥固定资产的效益，服务好教学和科研活动。

1、建立固定资产管理系统的基础数据库。建立统一规范的固定资产名称、型号、生产厂家、生产日期、购置时间、资产分类、入帐金额、使用部门、存放地点、报废年限、责任人、序列号等信息及代码，建立标签的内容规范及使用规则，在数据库中建立RFID标签和资产信息的一一对应关系，开展存量固定资产的实物清查工作，为其加装规范的标签并全部进入数据库。为新的固定资产进入数据库做好准备工作。

2、在购置入库阶段，根据管理系统的标准规范，生成该固定资产的标签，财务、总务及使用部门三方核对无误后，一起将标签附着在固定资产规定位置，该标签成为资产的一部分，如果取下，则标签自动损坏并发出报警信息。标签的信息包含有固定资产名称、型号、生产厂家、生产日期、购置时间、资产分类、入帐金额、使用部门、存放地点、报废年限、责任人、序列号等内容，并且信息写入标签后进行锁定保护，防止部门或个人进行未授权修改，标签信息由财务或总务部门按相应权限、职责范围进行管理维护，并保存所有的信息修改纪录。

3、在日常使用阶段，RFID技术的优势主要体现在固定资产盘点及固定资产动态管理两个方面。RFID通过阅读器将固定资产与资产管理系统连接，能够迅速准确地进行账面与实物的资产核对，实现固定资产的“物、人、地、时”同步管理，便于实时掌控固定资产的变化情况，实现固定资产的科学化、网络化、精细化管理。

在固定资产盘点方面，由于高校所有固定资产均已附着规范的标签并全部进入管理系统，系统里资产有唯一“身份证号码”。盘点时，盘点人员（由财务及总务联合组成或由第三方审计部门组成）将固定资产数据从管理系统下载到执行盘点任务的阅读器上，盘点人员按照盘点工作计划，携带阅读器到相应的地点去扫描该地点所有固定资产上的标签，阅读器将自动完成盘点现场固定资产实物情况与管理系统留存数据、财务账面数据的对比。在整个盘点操作过程中，最大程度减少了盘点人员的手工操作工作量，盘点人员不需要进行手工清点、核对、记录等过程，也不需要手工输入数据，盘点的工作效率和盘点质量可说是质的飞跃，盘点的同时能够解决资产账实不一致的老大难问题。

在固定资产动态管理方面，现有的RFID成熟技术已经可以实现远程采集信息。由于RFID的无线通讯、网络数据库特点，只要是附着了规范标签，高校的固定资产实物数据就能够被快速、准确地采集，就算是分散在学校不同地方的固定资产，只要其发生了使用、划拨、改造等固定资产的变动状况，相应信息可以及时、准确地通过无线信号传输到资产管理信息系统中，数据信息与资产实体信息紧密结合一致，能够解决固定资产实物数据与财务帐务数据、资产管理系统数据的实时同步问题，也能够解决资产管理中的账、卡、物一致问题。同时通过固定资产管理系统与IT系统的配合，可由后台管理系统对涉及到资产的各种活动进行有效的实时监控和记录，资产管理人员在可以上网的地方就能够及时方便地掌握资产的变动和使用情况，同时通过直观的操作界面，随时、随地通过管理系统进行资产数据的查询、报告、统计、监控。

在固定资产安全管理方面，通过在学校各出入口及关键地点设立门禁系统，与固定资产管理系统并和学校的安防系统连接，可以对未经授权的固定资产的移动、出入校园进行严密监控，及时制止资产的流失。对价值特别高的固定资产，可以单独设置灵敏度较高的监控，实时监控该资产的状况，可以有效减少资产的消防安全、人为损毁等意外事故。

4、在报废更新阶段，总务处负责组织开展报废固定资产的技术鉴定、移交、清理工作，通过阅读器扫描标签信息确保报废资产的信息准确无误，并自动审核是否符合政府部门的相关报废规定，如果符合相关规定，资产管理系统启动固定资产的报废流程，会自动跟踪、督促相关部门处理该资产一系列相应手续，比如，财务部门会根据系统提示的资产报废处置流程进行相应账务处理，从而彻底解决了学校相关部门资产处理不同步的问题。

五、应用RFID技术需解决的几个问题

目前RFID技术还未在高校的资产管理实践中大范围使用，究其原因，除了新技术的应用需要一个推广过程及管理思想的转变外，主要有以下几个方面：一个是标准化问题。目前，RFID技术还未形成世界统一的技术标准，这妨碍了该项技术的大范围推广应用。近期我国也在加紧RFID标准的测试和制定，相信在不久的将来能够制定出全国统一的标准，使阅读器、标签的标准得到统一。二是成本问题。RFID作为一项新兴的技术，涉及标签、阅读器和管理软件，前期投入比较大。三是高校现有资产基础数据的准确性问题如何解决。

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