信息化时代高校档案管理工作存在的问题及对策

聂晓明

随着信息化时代的到来，高校为适应时代要求，积极开展档案管理信息化建设，实现高校档案管理网络化，是数字化校园的重要组成部分，网络信息已成为学校教育管理的一种重要资源。作为学校信息资源服务中心的档案管理部门，应该充分利用校园网，实现档案信息的收集、整理、管理、统计利用和服务。

一、高校档案管理信息化发展中存在的问题

（一）基础设施配置不尽合理

从我国目前高校档案信息化基础设施情况来看，其基础设施配置还不尽合理。高校档案软硬件设施搭配不合理，认为配置了电脑就是信息化了，高校档案馆软硬件配置比较盲目，不管需要与否统统配置，造成了浪费。电子档案产生以后，有的高校接受和处理电子档案的工具和网络，以及处理这些信息的硬件设施和软件设施的配备还不到位，这些都影响了高校档案管理工作的开展。

（二）档案管理信息化的管理制度规范性存在缺失

高校档案管理电子化的制度尚不规范，未能完全落实统一的标准和管理制度，档案的电子化存在着很大的盲目性。档案管理工作实际仍是由过去的档案管理部门及档案管理人员进行整理，学校对此方面的关注度不够。档案管理工作的宏观考虑存在不足，仅仅能满足校内各单位使用者的需求，而忽略了更为广大的校内职能部门之外的教职工、学生及校外相关部门的潜在需求，因此档案管理信息化仅仅是实现了初级最低纲领要求。近几年，随着国家《档案法》、《普通高校档案工作管理办法》等一系列档案管理法规的不断出台，各学校的档案管理法规制度建设也取得了很大进步，但是从目前高校档案管理工作的现状来看，仍然存在着档案管理制度不健全的现象。另外从档案管理网络上看，有的学校没有建立规范的部门立卷制度，没有指定专门的档案人员负责文件材料的收集和归档，出现问题时也没办法及时解决。从档案材料保管利用来看，存在管理不严格、需要文件时乱翻、乱抽，查阅档案、借阅档案登记不严格，有的长期借用不换也没有催要记录，造成重要文件时有流失，对需要特殊保护的档案没有具体的利用和保护措施。

（三）档案管理人员的综合素质有待进一步提高

目前，从高校档案队伍来看，一些高校档案管理人员的整体水平还不能适应信息化时代高校档案管理工作发展的需要，部分人员学历较低、科学知识有限、年龄偏大，思想相对比较保守。有些人还是习惯用传统的方法来进行档案管理工作，还不能接受信息化管理档案，另外，高校严重缺乏专业的档案管理人才和计算机人才。因此，高校档案人员在知识结构、能力结构和人才结构等方面还有待进一步提高。

（四）档案信息资源开发和利用不充分

高校档案信息资源开发和利用中存在着以下几个问题：一是对电子文件的整理归档不及时，有的部门形成了大量的电子文件，但并没有及时上交，导致部分内部形成的电子文件处于自生自灭的状态；二是在档案数据库的开发以及档案网站建设方面做的工作偏少，缺少探索性的工作；三是不同高校之间对于电子档案的管理标准不同，影响了高校档案部门对电子档案的开发和利用，也影响了高校之间的交流。这些现象都影响了高校档案信息资源的开发和利用。

（五）档案宣传和开发力度不够

随着社会的发展，知识和信息化时代的到来，人们对高科技信息的需求量急剧增加，也必然形成高校档案信息资源利用的新高潮。然而，由于档案部门封闭保守、市场意识不强，对馆藏档案的内容、成分以及查档的途径、方法宣传报道少，加上档案工作者“保密保险”、“利用危险”等陈旧观念还未根本改变，常常把保守档案机密与开放、开发利用档案信息资源对立起来，使保密扩大化、绝对化，这在很大程度上限制了档案事业的发展。

（六）档案载体保存及安全存在问题

电子文件的存储材料是磁性物质和光盘，一般的磁盘或磁带容易产生静电而吸引尘埃导致卷曲，易于磁粉脱离。外来磁场作用于磁性载体，能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，从而破坏记录的数据，与纸质档案载体相比，电子文件的存储材料的寿命要短得多，一般仅为5 到15年，电子档案相对脆弱，非常容易受到人为及机器故障的损害，造成数据丢失。

二、促进高校档案管理信息化发展的对策

（一）提高档案工作人员专业技能和素质

档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员的业务素质，档案管理人员业务素质水平直接影响到档案工作的质量，为使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要，档案管理人员就必须具备更高的素质。提高档案工作者的素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。首先要抓住人才入口关，注意引进招聘一些有专业知识、专业技术技能的人才充实档案队伍，同时，加强现有人员的继续教育，让他们学习现代信息技术，适应新的需要，拓宽视野，了解所涉及领域的现状及动态，运用档案学新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现由单一型向多样型和复合型转变，把档案工作做好。

（二）增加资金投入力度，加快高校档案管理信息化建设

档案信息化建设的基础是硬件和数据库建设，这是实现高校档案信息化的基本前提，在高校和相关部门的大力支持下，首先要注重加强硬件建设，可根据自己的经济能力，从实际出发，充分利用现有设备，购置适当的技术设备。同时，要加强档案信息化标准、规范化体系建设。档案收集、整理、归档、利用的科学与技术性都需要标准、规范的档案管理作支持。而电子文件形成后需要集中保管，并建立一个实用性强、大多数软件都能接受的文件信息储存、交换格式标准，保证校园网、校际网、档案系统管理网之间档案信息存储、交换的顺利进行。最后要加大档案信息资源开发力度，对档案信息化工作有一个正确把握，档案的收集、整理和利用是档案工作的三个主要环节。收集是主导，管理是手段，利用是目的。通过开发利用可发挥其巨大效用，把档案信息及时传递给教学科研人员，可促进教学质量和科研水平的提高。

（三）构建电子档案信息网络的防护体系

根据电子档案的特点和网络结构的特点，其安全防护也应按照“分层实施，均匀防护”的原则，综合利用各种安全防护措施，构建立体化的安全防护体系。一是网络的安全防护，包括设立防火墙和安装杀毒软件，防止未授权系统的侵入，二是加强系统的核心防护，安装加固软件，防止对系统安全构成威胁。三是对网络进行安全检测，档案信息网络主要是学校内部局域网，其网络上运行大量的密集信息，除安装各种安全防护软件外，还应对网络的安全运行情况进行监测。

（四）强化服务意识，拓宽服务领域

高校档案管理要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，把档案工作的中心转到为信息化和各项事业的发展提供优质服务的轨道上来，使档案管理信息化建设变被动服务为主动服务。高校档案机构在信息化过程中应该积极提供主动的档案服务，在高校档案的开发利用上，高校档案机构借助现代的计算机管理系统来分析用户的需求，来评估利用的结果。这样，能够为高校档案信息资源的开发和利用提供目标支持和需求导向。

（五）转变高校档案管理模式，更新管理理念

信息化时代将给档案管理工作带来许多新的管理理念，促进档案管理的转变，主要包括由以实体管理为主向以人力资本管理为主转变；由区域性管理向全方位、网络化管理转变，实现从信息管理向知识管理的转变。因此，档案管理应该更直接地站在信息化的前面，充分发挥主观能动性，开发档案信息资源。高校档案管理人员应该树立大档案、大市场、大服务的观念，将档案管理工作融入学校的发展计划之中。促进档案管理人员观念的改变和自身素质的提高，使档案管理人员明确自己的法定权利与义务，加深对档案知识、档案信息的理解，转变档案管理的被动式服务为主动式服务，建立现代档案管理意识。

（六）充分利用网络技术，建立档案管理信息化运行机制

毋庸置疑，档案的真正价值在于利用，档案信息化管理的实现将为档案信息的充分利用提供条件。我们要努力实现档案资料以及档案信息搜集整理、查询和检索自动化，当今世界是知识经济时代，网络技术发展很快，档案管理工作应充分利用现在已经成熟的网络技术，不断提高档案管理信息化水平，是高校的档案更好地服务于教学、科研和各项管理工作。档案管理人员在日常工作中应注意加强与各单位的协调，经常到有关单位和部门宣传档案信息化的知识，鼓励各单位以电子文件的形式按规定格式、程序和要求上报有关档案资料，以加强电子档案的管理和建设。高校档案馆的工作不是独立的，档案信息化的实现依赖于方方面面的配合，教学、科研、行政管理、组织、宣传等各项工作形成的资料，要及时以数字化的手段收集、加工、整理、传送接受以及储存。这些工作的顺利开展，需要建立一个有效的档案管理信息化运行机制。主要领导牵头，相关部门紧密配合，才能把这项工作做好。