浅谈新闻档案在网络环境下的创新与管理

王瑛斌

摘 要：随着新闻事业的发展以及先进科学技术的普及，计算机网络技术、通信技术，以及多媒体技术等逐渐应用到新闻工作中，其中新闻档案的创新与管理工作也不例外。在信息时代的今天，怎么实现新闻档案的集成与管理工作，怎样利用电气文档完成良好的服务，已经成为新闻事业的重要工作。就新闻档案在网络环境下的创新与管理工作进行了深入的研究，以供参考。

关键词：新闻档案；网络环境；创新与管理

中图分类号：G211 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2013）01-0128-02

在信息技术飞速发展的当代，计算机软件普及到各个领域，电子文档的出现对人们的日常生活造成了非常大的影响。电子档案的管理是一个新的研究课题，人们对其的重视度越来越高。新闻事业单位也根据现实的发展需要，提出了新闻档案的创新与管理思路，尤其是信息网络技术的发展，其在丰富信息传播方式的同时，也对新闻的概念做出了进一步的诠释。此外，新闻档案的管理除了继承了传统管理方式的优势以外，更体现出了现代化管理的先进性。

一、加强电子稿件的归档，科学选择归档途径

（一）加强稿件归档专递网线的开通

在计算机信息管理技术广泛普及的同时，新闻采编信息管理网络逐渐建立并发展起来，被传输到网络上的新闻稿件越来越多。这些将上传到网络上的文件在没有经过采编部门的挑选与报道之前，都是经过统一的格式转换的，在很大程度上保证了数据的通用性，非常方便归档。我们可以采用采编信息管理的网络技术进行档案的传输，进而实现电子稿件的分类与整理，最终实现归档。此外，我们还可以使用采编信息网络开通新闻采编部门与档案管理部门之间的电子稿件专递网线，进而实现归档专用系统的建立。

（二）加强新闻信息汇集点的选择

新闻档案信息的汇集点，主要由新闻采编部门与技术部门负责归档。当前，人们对于信息工作的重视度越来越高，信息工作日益朝着系统化与标准化的方向发展，新闻采编的信息系统也逐渐改变了传统的分散各异的方式，转向现如今的集中统一。新闻事业打破了以往的宣传与报道方向，建立起集中于某一方面或者几方面的系统内容。新闻事业单位的采编信息部门与技术部门主要负责进行信息的规划与管理工作，可以说是信息系统的主要部门，不仅是电子稿件信息的汇集点，更是具备了一定的专业人才与设备，因此，将电子文稿的归档问题交给采编部门与技术部门是一个非常好的途径。

二、科学收集电子稿件

（一）保证文稿格式的统一

在媒介融合趋势日益深化的同时，记者报道的手段也日益丰富化，其不仅使用文字、摄像，以及摄影等手段，而且越来越倾向于使用多媒体手段，出现了诸如图片新闻、动画新闻，以及音频新闻等多媒体新闻形式，进而出现了各种不同格式的文件。因此，将不同格式的文件转化成通用的电子文档格式，便成为了档案管理工作的重要内容。通常情况下，我们是通过对各种软件的使用来实现文档的整理与转换工作的。下面介绍几种常用的文件格式。

1.音频文件常用格式有WAV、MP3等，同时还包括一些属性标识、参数，以及不是通用格式文件的收集等。

2.视频文件、多媒体文件，以及超媒体文件等常用的格式有MPDG、AVI等，如果是一些不常用的文件格式，那么最好收集文件的压缩算法，以及其相关的软件等。

3.扫描型的电子文件的常用格式有JPDG、PDF，以及TIFF等，如果是不常用的格式，那么要将其首先转化为通用格式，如果无法实现转换，那么就必须要收集文件的相关软件了。

4.文本文件常用的格式有XML、RTF，以及TXT，并且需要将文件的处理工具标注清楚，诸如WORD等。

（二）保证稿件的准确性与真实性

电子稿件在真实性与准确性方面的要求是非常严格的。首先，在电子稿件的生成阶段就必须要严格监管，做好每一项操作的相关记录，一旦出现了问题，要能够及时采取补救措施。其次，建立科学的认定方法与严格的认定手续，明确检查的要素，在电子文件的生成过程中由于版本不同，可能会造成一定的流失，因此，必须要严格审核，避免档案出现不完整或者软件不支持的情况。第三，各个负责人必须要保证档案的质量，设置档案处理的权限，保证档案的真实性与保密性，同时要提高交接流程的审核力度，保证档案的准确性。第四，新闻事业单位要建立起鉴定审核的程序与规则，使其作为工作流程纳入到相关的管理环节之中。

（三）保证电子稿件的时效性

电子文稿具有一定的特殊性，即不稳定性，与纸质文稿有着非常明显的区别，纸质文稿容易保存，电子稿件则不同，因此必须要在采编或者文稿报道完之后，立刻实现文稿收集。如果是时间较长的系列报道，或者是专题报道，可以采用分段收集的方法，同时要做好备份处理，一旦出现了文稿错误或者稿件误删的情况，能够及时采取有效的补救措施，将无法还原的电子文稿找到。因此，电子稿件的时效性是非常重要的。

三、加强电子文稿的维护与管理

（一）新闻档案载体的要求

新闻档案中的电子档案的载体都是电子产品，电子产品的属性决定了载体的功能，档案载体的寿命也是随着诸如灰尘、外来磁场、光线影响，以及机械振动等的变化而变化的。因此，电子文稿的保管与维护工作必须要有科学的方法。具体要求如下：首先，电子档案必须要做到及时备份，切不可长期使用软磁盘来进行文档的保存；其次，保存电子档案需要的磁带、光盘，以及磁盘等都必须要保证清洁干净，而且要经常维护保养，切不可用手指触摸光盘、磁盘，以及磁带等的表面；第三，对于磁带和磁盘，一定要远离磁场，将静电消除；第四，要注意各种保存载体的保护，不可将磁盘、光盘，以及磁带等产品弯曲折叠，避免出现挤压变形的情况，更不可以在载体的保护套上面随便书写；第五，要保持库房的清洁，切不可将一些食品、易燃物等放入到库房，库房的温度要保持在16℃到20℃之间，相对湿度控制在35%到45%之间即可。

（二）新闻档案载体的检测维护

电子产品的自身属性决定了其不仅要满足上面提到的五个要求，而且还具有一定的历史再现性与信息性，以及政治价值和知识价值。所以，对于即将要归档的电子文献，加强对其数据的检测与维护有着非常重要的意义。电子档案的载体在入库之前需要进行以下几个方面的检测：首先，检测磁盘、磁带，以及光盘中的数据与原始数据是否有出入，一定要保证其一致性；其次，检查档案载体是否有物理方面的硬伤，载体表面是否干净清洁，检测是否存在着计算机病毒等；第三，使用驱动设备进行细致的检测，查看其是否完整与可靠；第四，要定期进行倒带，而且要保证标准的速度和恒定的张力要求；第五，要根据实际需要做好磁带、磁盘，以及硬盘等的更新工作。

（三）新闻档案信息的维护与管理

新闻电子档案的信息不仅包括档案的卷号、归档的日期，而且还包括起始盘号、归档前的检查状况，甚至还包括归档时的验收、载体的分类，以及软件与硬件的环境等。与此同时，电子文档的寿命还跟其各种因素，以及其存在的环境等相关，更与技术革新等关系重大。就目前的信息时代而言，电子产品的更新换代频繁而迅速，而电子文件是通过计算机中的各种软件实现信息与载体的结合的，所以只有计算机，以及计算机中的相关软件才能够进行有效识读。如果技术过时，或者产品没有进行及时的更新换代，那么新产品就很难找到与之相匹配的产品。事实上，多数电子档案载体的使用寿命都比当初识别它的软件或者硬件的使用期限要长，从某种程度上也可以说是技术过时造成的损害要远远高于载体的损害。正是由于这样的问题的存在，相关理论提出要将阅读电子文件的设备和相关的软件与实物同时保存，使用传统的纸张或者胶片等进行制作或者拷贝。这样的方法不仅费力，而且耗费时间，所以在进行存档时要尽量实现不同格式文件的数据转换工作，将所有文件都转换为国际标准格式。当然，归档后的检测与维护工作也不能被忽视。

（四）注重电子档案管理人才的培养

不论是在怎样的单位、怎样的企业，人力资源始终是企业发展的第一资源，人力资源在很大程度上决定了一个企业的发展前景。新闻事业单位要想提高档案管理水平，就必须要培养一批专业的电子档案管理工作人员，将专业人才的培养视为单位管理的中心任务来抓，建立健全科学合理的人才培养机制，保证人才培养机制的可持续发展。新闻事业单位要建立起人才培养、人才激励，以及人才开发、人才服务等为一体的制度体系，鼓励档案管理人员多渠道学习，树立终身学习信念，使其工作能力得到有效的提高，进而适应不断发展变化的信息社会，同时更好地实现网络环境下新闻档案的管理与创新工作，促进新闻事业的长足发展。

四、总结

新闻档案属于国家档案的一部分，其管理的重要性不言而喻。在计算机技术、网络技术、通信技术，以及多媒体技术广泛发展与应用的同时，电子新闻档案的创新与管理逐渐成为摆在新闻相关单位面前的重要课题。网络环境下的新闻档案管理与创新不仅需要相关单位引进先进的设备与专业人才，全面掌握电子文件的特点与工作程序，保证电子档案管理工作的顺利进行，更需要其认识到新闻电子档案的管理工作与纸质档案管理工作的区别，充分发挥电子档案管理的优势，不断更新电子档案的管理理念，丰富电子档案的管理手段与管理方法，进而实现新闻档案的现代化管理，使新闻事业得到前所未有的发展。

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（责任编辑：姚 丽）