新建本科院校加强教学档案建设的思考

程灿华

（梧州学院，广西梧州543002）

新建本科院校加强教学档案建设的思考

程灿华

（梧州学院，广西梧州543002）

从教育部颁发的《普通高等学校本科教学工作水平评估指标体系》来看，每个项目都需要有教学档案来体现。新建本科院校“升本”5年后进行教学水平评估，教学档案建设极其重要，要加强教学档案建设，才能确保评估的顺利进行与达标。

新建本科院校；教学档案；教学评估

随着我国高等教育大众化战略的深入实施以及地方经济社会的快速发展，20世纪90年代后期以来，一大批专科学校或独立或由几所学校合并，升格成为本科院校，这类高校被称之为“新建本科院校”。如何适应角色的转变，加强教学档案的建设，服务于教学和师生，服务于“升本”5年后的评估建设。笔者结合从事教学档案管理工作的经验进行如下分析与反思。

1 新建本科院校教学档案建设的重要性和必要性

1.1 教学档案建设是新建本科院校教务管理工作的核心

新建本科院校要尽快由高职高专教育向本科教育转变，达到本科教学水平要求。在这个转变过程中,新建本科院校要加强自身建设，提高学校的硬件及软件水平，发挥地方优势，突出地方办学特色，累积办学经验，达到本科院校的办学条件等。所有这些，必须通过教学档案来体现。教学档案是一所高校在教学、科研及各项教学活动中形成的、具有保存价值的、并按一定归档制度集中保管起来的文字材料、图表、录音、录像实物等教学文件材料的总称。它能完整、准确、真实地反映教学管理的全过程。教学档案管理是新建本科院校学校管理工作的一个重要组成部分，是学校管理工作的一种工具和手段。所以，教学档案收集是否规范齐全，对新建本科院校学校综合档案的形成有着十分重要的作用。

1.2 教学档案建设是新建本科院校“升本”后5年建设评估的重要凭证和依据

2004年教育部印发《普通高等学校本科教学工作水平评估方案（试行）》的通知中提出了对高校本科教学工作水平进行评估的指标体系，其中有一级指标8项，二级指标19项及44个观测点，分别从学校的办学指导思想、师资队伍、教学条件与利用、专业建设与教学改革、教学管理、学风、教学效果和特色项目八个方面来考查学校的办学水平[1]。其中在一级指标“教学管理”的评估指标和等级标准中，“A”级标准明确要求“管理制度健全，执行严格，效果显著”，这实质上是对教学档案管理提出了标准化的要求，要有各类齐全的教学文档可查证。新建本科院校“升本”后5年评估以此为标准，贯彻“以评促改，以评促建，以评促管，评建结合，重在建设”的原则，转变角色，做好教学档案建设。完整的教学档案是高等学校教学管理规范化的基本要求。科学、系统、规范的教学档案对正确评估办学水平，研究教学及其管理规律，促进教学改革，提高教学质量，有着十分重要的作用。

2 新建本科院校教学档案建设中存在的问题

2.1 教学档案管理规范化程度较低

新建本科院校在教学档案管理上很大程度还处于过去高职高专的经验性阶段，规范化程度较低。一是大多数新建本科院校特别是二级学院（系、部）没有正确的教学档案管理观念，不重视教学档案管理工作，许多二级学院（系、部）没有设置专职教学档案管理人员，教学档案资料均由各学院（系、部）资料室人员或教学秘书代管。这些兼职教学档案管理人员，对教学档案工作的重要性认识不足，对教学档案材料的收集不及时、不主动，甚至被动等待，导致教学档案材料不齐全、不完整、不系统，甚至会造成在教学评估中因丢失材料而紧张补救的被动局面。二是教学档案管理制度不健全，缺乏有效的管理机制。学校只是大致规定了一些需要归档材料的内容，没有明确规定归档的时间、要求和奖惩措施，即使有些学校规定了归档时间和要求，但由于没有监督机制和奖惩措施的制约，只是流于形式，难以落实。三是归档范围的内容过于抽象，教学档案材料的形成对象和移交对象不够明确，导致了部门之间相互推诿责任。四是没有教学档案利用的保障机制，教职工借阅、传阅教学档案比较随意，既不妥善保管也不及时归还，从而造成教学档案资料流失，不利于教学档案的开发利用。

2.2 教学档案管理信息化程度偏低

当今人类社会正步入一个利用计算机和网络技术数字化的全新时代，电子化教学档案信息已日益成为信息服务的重要媒体，相比之下，新建本科院校教学档案信息化管理手段滞后。一方面，教学档案由于涉及的专业多、课程杂、范围广、内容繁、工作细，各教学部门若缺乏整体规划，各行其是，各自为政，将造成全校在教学档案管理、数据查找、资料共享等诸多不便。另一方面，随着高等教育的快速发展，教学活动中产生的教学信息以及对这些教学信息的需求也快速增长，传统的教学档案管理模式和手工操作方法已经远远不能适应这样的形势。

2.3 教学档案的应用价值体现不充分

教学档案的应用价值主要体现两个方面：一是在教学评估工作中,教学档案材料作为重要的评估材料,是衡量新建本科院校教学水平、教学质量等是否符合本科院校教学水平的重要标志；二是在日常教学管理工作中,教师可以通过查询教学档案、利用教学档案进行深化教学内容、改革教学方法和手段。但传统的教学档案管理方法手段落后,主要通过手工操作,以纸张、案卷为载体进行收集、归档、检索等,教学档案收集不及时不完整、整理不规范,教学档案数字化水平低,难以充分实现教学档案的应用价值。

3 新建本科院校加强教学档案建设的对策

3.1 加强教学档案建设工作的领导，建立健全组织机构

新建本科院校服务于教育大众化的要求，招生人数越来越多，教师年轻化凸显，为此，在加强和完善过去校级教学档案管理制度的基础上，要建立二级学院（系、部）档案管理机制。

3.1.1.各二级学院（系、部）要确定分管教学档案建设的领导，投入一定的经费，成立二级学院档案室，确定专、兼职档案管理员负责学院（系、部）教学档案归档。

3.1.2.把二级学院（系、部）形成的教学档案分成两个部分：一部分按学校档案室（馆）要求移交归档，另一部分按教学评估要求存放二级学院（系、部）档案室，并编目管理。

3.1.3.二级学院（系、部）要把教学档案管理列入本学院（系、部）议事日程，列入专职、兼职档案员的岗位职责，以改变教学评估时紧张应付的状况，解决评估材料准备工作周期长、难度大的矛盾，以便从容应对。

3.1.4.学校的档案部门要承担业务指导和监督的职责，负责对二级学院（系、部）教学档案建设工作进行系统化、专业化的指导，定期进行检查、考核，引导二级学院（系、部）档案管理向制度化、规范化方向发展[2]。

3.1.5.要充分发挥各级党政组织对教学档案工作的领导作用，做到教学档案工作有人管、有人抓，确保教学档案工作认识到位、任务到位、时间到位、责任到位，使教学档案管理工作真正落到实处。

3.2 加强教学档案资源的开发力度，提升教学档案工作的效能

3.2.1.加强教学档案信息化建设，建立一套完整的院系电子教学档案系统，有效地整合各部门的教学档案资源，使学校教学档案管理实现信息化、规范化、现代化。所以，教学档案建设要改变传统的手工操作方式，采用现代化手段，实现教学档案由单一的纸质档案拓展为纸质档案为主、兼顾电子档案和其他载体档案，有计划、有步骤地进行教学档案数据化工作。

3.2.2.随着在高校中OA系统、网络及电子邮件的应用，许多教学管理类的工作都通过网络进行，对这些管理类的文件应安排专门人员进行网络整理，这部分教学档案可以系统地归类并数字化。对于教学类文件档案，应加强教师计算机应用、网络应用的能力，尽量把教师的教案、教学方法手段、教学大纲等内容数字化，既有利于教师、学生通过网络共享资源，同时也提高了教学档案数字化水平。教师和学生可以通过网络，最大程度地达到教学资源共享，使教学档案资源发挥其应用价值最大化，为提高年轻教师的教学科研水平提供强有力的支撑平台。

3.2.3.可以利用系统软件，对学生的学籍信息、课程信息、考试成绩等教学档案资源形成数据库，从而达到数字化管理。教学档案管理工作作为一种动态的存在方式，要考虑到它与教学管理方面的相互作用，根据国家的有关档案法规和学校实际情况，制定和适时调整教学档案的各项管理制度，让二级学院（系、部）统一实施，实现统一规范化。

3.3 加强档案意识，建立稳定的教学档案管理人才队伍

3.3.1.选拔和配备有过硬的思想政治素质，熟悉并热爱档案管理，工作细心、认真负责的人员担任专职或兼职教学档案管理员，实行教学档案管理岗位责任制，做到人在其岗各负其责。教学档案管理人员的素质直接关系到档案工作质量的好坏。一个单位档案工作的优劣完全取决于档案人员本身的素质。因此，档案人员要充分认识教学评估在教学工作的中心地位、教学改革的核心地位和教育优先发展的战略地位，感悟到自身的责任重大，从而加强学习与研究，加强计算机技术的运用，勇于创新，以服务教学中心为已任，发扬敬业爱岗、艰苦奋斗、团结协作精神，为教学工作提供有效服务。

3.3.2.加强对教学档案管理员的培训教育，不断提高思想政治理论和业务素质。一是在政治思想上树立高度的工作责任心和良好的服务意识。二是在业务知识上，具有较强的档案价值鉴定能力，加强档案管理技术、自动化操作能力的训练。三是让档案管理员“走出去”，到一些高校深造档案专业知识，或是参加国家、省、市级组织的各种档案和信息化知识培训班，到教学档案搞得好的高校参观学习取经，通过多种途径提升档案管理员的专业水平[3]。

3.3.3.加强对教学档案管理员的人文关怀。一是学校、二级学院（系、部）领导要每年深入基层了解教学档案收集情况和及时解决存在问题。二是顾及档案管理员的专业方向，不要使其兼职过多而专业方向不明。三是提高档案管理员的工作待遇，在档案管理员申报档案管理的专业技术职称上给予倾斜；四是每年进行一次教学档案管理单位、人员的评优工作，在精神上和物质上给予奖励。

总之，教学评估和教学档案是相辅相成、辩证统一的，一方面教学评估依赖于教学档案，另一方面教学评估又可以促进教学档案的建设。新建本科院校要很好地迎接“升本”后5年评估，要转变思想观念,求真务实，建立一支稳定的教学档案管理人才队伍，不断增强档案管理人才素质，积极做好各项教学评估的教学档案的建档工作，推进教学档案管理的规范化、信息化和现代化，充分发挥教学档案服务于教学评估、师生员工的教学和科研功能。

[1]教育部.普通高等学校本科教学工作水平评估方案（试行）的通知[Z].北京:教育部办公厅,2004．

[2]王亚佩.高校教学评估与教学档案建设的思考[J].浙江万里学院学报,2006(6):121-123．

[3]程灿华.加强高校教学档案的建设与管理[J].梧州学院学报，2008(6):97-102.

G275.3

A

1673-8535(2013)03-0047-04

程灿华（1963-），女，广西梧州市人，梧州学院图书馆馆员，研究方向：档案学。

（责任编辑：高坚）

2013-03-06