对照片档案规范化管理的思考

雷鸣

对照片档案规范化管理的思考

雷鸣

照片档案管理是档案管理的重要组成部分，照片档案记载和传承着历史的发展，具有较强的形象性、直观性和客观真实性的特点，其独特的作用，是其他载体档案所不能及的。针对照片档案管理中的一些薄弱环节，应当通过健全制度，提高归档意识等措施，实现照片档案的规范化管理。

照片档案；规范化；管理；思考

照片档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。[1]照片档案是档案部门实际使用和留存数量较大的一类档案，可分为传统的照片档案与新型的照片档案两类。传统的照片档案是指以感光材料为载体，以影像为反映方式的有保存价值的历史记录。新型照片档案是指运用数码影像技术与计算机技术形成的照片档案，它属于电子档案，其形成、传输、存储和利用都离不开计算机等现代化技术和设备。

一、照片档案的特点及作用

相对于纸质档案来说，照片档案作为一种特殊载体的档案，具有以下独特的特点和作用。

1.照片档案的特点

第一，客观真实性。照片档案都是在现场直接拍摄的，拍到什么就是什么，客观的记录了现场的真实情景，具有较强的客观真实性。尽管在高科技时代，可以在电脑上采取特殊的修改手段，甚至移花接木地拼接与剪裁图像，但是，原生照片的客观真实性是无可置疑的。

第二，形象生动性。照片档案直接以画面的可视形象生动的将档案内容展现在利用者面前，加上配有的说明，具有较强的形象性和直观性，能使利用者有“身临其境”的感觉，其形象性和生动性是其他类型档案无法比拟的。

第三，记录手段的特殊性。照片档案运用先进的科学技术，将一瞬即逝的现场用照片的形式记录下来，并为利用者再现当时的场景，能做到“时过”而“境不迁”，具有较强的时间感和空间感，这种记录功能的特殊性，亦是纸质档案所不及的。

2.照片档案的作用

照片档案与其他档案一样，除了具有凭证作用和参考作用外，还具有其特殊的作用，这种特殊的作用，是由其特点决定的。

第一，照片档案是记录历史的特殊手段。照片作为档案的一种载体，能把转瞬即逝的情景记录下来，从而弥补了文字记载的不足。一些重大事件，往往都需要用照相这种特殊手段来记载。由此而形成的照片档案，是历史的真实凭证，形象直观地反映了现场的真实情况，给人们以历史的真实感。

第二，照片档案是服务于决策的特殊依据。照片档案以历史纪实为目的，记载的是客观真实的面貌和事物发展过程中某个重要的场面，因此，能为领导制定决策提供客观真实可靠的依据。

第三，照片档案是宣传教育的特殊工具。由于照片档案的特殊性，它可以为宣传教育工作提供生动丰富的素材，让人们更易于理解、加深认识、接受教育。[2]297例如，在高校通过组织学生参观校史展，将学校悠久的办学历史和科学的教育理念通过各个时期不同的照片鲜活的展现出来，突出学校特色，使学生不仅能了解学校历史、校园文化和学校精神，而且能接受到生动的爱校教育。

二、照片档案管理中存在的几个问题

照片档案管理是档案管理的重要组成部分，随着数字化、信息化和网络时代的来临，照片档案的规范化管理已经越来越重要。然而，在一些单位照片档案的管理仍然是个薄弱环节，有待进一步的改进和提高。

1.意识落后，管理不利，致使照片档案受损、缺失严重

由于在以前档案管理中思想认识上不够重视，管理体制松散，长期以来，没有认识到照片作为各项活动的原始记录是重要的档案，没有形成有效的保护意识，更没有将照片档案工作列入职责范围，因此，管理照片档案所必需的经费、设施和人员都很难落实，致使照片档案受损、缺失情况比较严重。

首先，由于技术的复杂性与照片档案的脆弱性，并且受以前保管条件的限制，很多照片面临严重的老化。一些特殊照片，比如长轴照片，因其长度太长，保管不便，基本都是卷轴存放，时间一长，纸质变脆、发黄，在整理需要扫描留存电子版的时候，卷轴存放的照片，一旦打开铺平，因纸质脆弱，当即出现了反向折痕，更有甚者会出现断裂，致使一些珍贵的照片受损。还有一些照片，因存放条件达不到要求，长了霉斑或者是被虫蛀蚀，或是因为保管环境的温湿度控制没有达到要求等等，不仅给照片造成了损失，而且加大了历史照片保存和修复的困难性。

其次，照片档案缺失严重，无法从照片档案上来印证发展变迁的全貌，危及历史记忆的延续。在各项活动中形成的照片，是历史文化和社会活动的原始记录。一个单位记忆的传承，相当程度上依赖于照片档案的归档和留存，但是由于档案管理意识落后，管理方法粗放、简单，致使一些重要的照片档案因管理不当面临缺失严重，以致到了无法挽回的地步。照片档案的缺失，无论是哪一部分或者是哪一段时间的流逝，都会造成这方面历史的一段空白，在以后的利用中亦会形成一块空白，从而更是造成无法弥补的损失。

2.协调不力，沟通困难，照片分散，收集整理难度大

由于单位各部门的工作范围与重点不同，其组织的活动档案管理部门不可能一一知晓，档案管理人员很难从中协调。照片档案的收集范围较广，一些部门人员因为缺乏档案意识，沟通起来也比较困难，档案部门很难对照片档案的形成和处理阶段提出必要的管理要求，受多种因素影响，档案管理部门对照片档案很难实施统一的管理与控制。

首先，由于当前数码相机的普及，在任何部门的任何活动中，任何人都可以随时照相，有时来不及就直接用手机照相的情况也颇为多见，因此有比较大的随意性。由于档案意识薄弱，有相当一部分人以为拍照完了、用完了任务也就完成了。还有一部分人把公务照片视为个人财产，经过档案管理人员的沟通才归档。但还是有极个别人员，虽然几经沟通，依然无效，致使部分照片长期滞留在个人手中，无法归档，时间长了，丢失率极大。

其次，由于各个部门工作内容和范围的不同，档案管理人员要了解各部门的照片档案情况，往往难度很大，也难以综合协调。有些单位因为没有专门的拍摄人员，致使每次召开重要会议或遇重大活动时，基本都是由本部门工作人员临时拍照，形成了多人拍摄，互不协调的局面，这就使得照片数量庞杂，未经整理，造成很多照片漏归档现象严重。也正是因为如此，照片保管在许多人的手中，太过分散，为照片档案管理的收集造成了极大困难。

3.制度缺失，监督薄弱，照片质量不高，标注不清，利用困难

照片档案管理需要有符合照片档案特点的、相对独立的制度，作为照片档案管理的生成、收集、保管、利用的规范和依据。有些单位虽然制定了适用于照片档案管理的规范或规章，但是并没有形成正式的文件下发，至于监督机制则等同于零。长此以往，照片档案管理无章可循，工作人员责任不明，并缺乏照片档案管理的责任感和积极性，致使不协调加剧，会导致大量照片文件无法形成档案处于无人关心、无人负责、丢失率极高的现象。

首先，尽管国家档案局出台了《照片档案管理规范》等一系列法规制度，对照片档案提出了明确的管理要求。但是各单位针对照片档案管理的制度仍然不够完善与健全，造成制度纸张化、表面化，而没有贯彻落实，致使照片即使交予档案室，也依旧不正规、不合格。

其次，由于科技的进步，传统照片的使用越来越少，而数码相机、手机的使用更加普及，再加上没有专人照相，拍摄者多为各部门的工作人员，临时拍摄，水平有限，形成的照片，虽然数量很大，但是质量不高，内容重复。而且兼职人员档案意识不强，一般都是在活动或会议后，将大量的照片存于计算机内，并未加以整理，存档时全部复制给档案部门。以至于档案部门在照片整理时，既要筛选，又要鉴定，在利用中往往出现经过多次查找、筛选，却利用效果不佳的情况。而一些零散的照片，则因为照片要素的缺失，确定不了是哪一次活动或会议的，常常要发动很多人来看照片，有的可以确定下来，而有的则因为当时拍摄者本人都记忆不清，导致无法利用。

三、优化照片档案管理的几点策略

针对照片档案管理出现的以上这些问题，为了提高照片档案管理水平与质量，实现照片档案的规范化管理，应根据照片档案的特性并结合各单位的具体情况，从解决现存问题出发，以制度建设为重点，以增强档案意识为中心，以做好照片档案的规范化管理为目的，以照片档案管理健康发展为方向，确保照片档案的齐全、完整、可靠、可用，从而实现照片档案管理的科学化、专业化、规范化和标准化。

1.依据相关法规，健全规章制度

照片档案管理能否沿着规范化、标准化的方向发展，完善和健全的科学管理体制是第一位的。首先，应根据《中华人民共和国档案法》《照片档案管理规范》《数码照片归档与管理规范（征求意见稿）》等有关国家法律及规定，制定和完善照片档案规范化管理的规章制度，明确照片档案的归档范围、归档时间及质量要求。同时，应进一步将照片档案归档管理工作纳入各部门专兼职人员的岗位职责，使其权责主体明确、清晰，将照片档案的收集、归档工作逐步纳入经常化、制度化的轨道，使照片档案管理制度能真正的贯彻落实。

2.加强宣传力度，提高归档意识

要大力普及照片档案知识，加大宣传力度，提高全体人员的档案意识。如，可以围绕一个主题，以照片档案展览，编辑出版画册的形式，弘扬爱国主义、集体主义精神等等，由于照片档案比起纸制档案更为生动，所以结果也更为有效。又如，可以定期或不定期的组织各级各类档案人员进行学习，此外，档案管理部门应主动提供服务，借助现代化的科技手段进行培训，使人们更新思想观念，树立信心，正确认识并能积极有效做好照片档案的归档管理工作。

3.加强收集整理，提高利用效率

照片档案的收集，是一件需要每个人长期重视、坚持不懈的工作。各部门之间应打破陈规，加强联系与沟通，档案管理工作人员也应走出档案室，针对重点部门、重要活动主动收集，并且要及时整理，准确鉴定。由于照片档案的特殊性，对其整理也有特殊要求，例如照片档案一般包括底片、照片和说明三部分，其中文字说明，是指对照片的时间、地点、事由、人物、背景、摄影者等情况的简短介绍性的文字，对于照片档案管理人员和利用者来说，都是必不可少的，被称为照片六要素。事实证明，六要素齐全的照片，不仅仅能简单说明一张照片的情况，还能为以后的规范化管理提供良好的条件，并可以大大提高照片档案的利用效率。

4.注重照片质量，增设专业人员

照片档案数量多、涉及面广，如果没有专业的拍摄人员，照片的拍摄往往是由各部门的工作人员完成的，经常是一个活动或一次会议从头拍到尾，在整理时就陷入了海量照片的筛选中，耗费大量的人力物力，却还经常没有一张特别满意的照片。如何才能在活动中抓住重点，突显特色，如何才能使照片清楚、生动、形象，突出主题，这就需要具有专业知识的拍摄人员，他们能运用其专业知识，拍出高质量的照片，这样不仅节约了时间，节约了成本，而且节约了人员，并可以大大地减少档案管理人员的工作量和难度。

5.加大有关投入，提高存储条件

照片档案作为一种特殊的载体形式，其保管要求存储条件较高，这就要求单位领导加强重视，建立照片档案专用资料库，从技术设备条件等多方面满足照片档案的生存环境的要求，例如，照片档案专用的装具包括防磁柜等，专门的保管设备包括空调、温湿度、防盗防火报警器、防霉防虫药品等。档案库房、装具、设备等等这些在照片档案的保管工作中共同构成了一个保护链，缺一不可，只有配置齐全了以上这些物质条件，才能使照片档案免受侵害，维护其完整和安全。

6.增强专业技能，确保科学管理

照片档案管理人员要不断地学习，通过系统的专业教育及岗位培训，进一步提高自身的专业技能，从经验管理转向科学管理，大力开发照片档案信息资源，满足各方面发展的需要。除了按照有关规定，做好照片档案的入库工作外，每1—2年还应对照片档案进行一次检查，做好定期备份和转录工作，对于一些特别珍贵的、重要的、使用频率高的照片及其底片，应该进行拷贝，拷贝片提供利用，以便更好地保存母片。对于检查发现问题的照片档案，应学会常见损毁现象的修复方法。还应掌握必要的照片档案应急抢救措施，以便对突发情况及时进行处理，从而确保照片档案的安全保存。

7.建立照片信息库，实现资源共享

由于照片档案数量巨大，使用传统的手工查阅方式不仅速度慢，而且容易造成照片的损坏。针对这种情况，可以建立照片档案的信息库，把重要的照片，或者某一系列的照片，通过扫描等方式，存入档案信息库，并且借助网络，使利用者不再受时间和空间的限制而能随时能进行查阅。这样不仅可以节约时间以及人力物力，还可以方便快捷地提供利用，从而更好地保护珍贵的照片档案，真正实现照片档案资源共享。

四、小结

综上所述，照片档案作为档案的重要组成部分，是历史的沉淀，记载和传承着历史的发展，是难以再生的宝贵资源。进一步加强和完善照片档案的规范化管理，推动照片档案管理工作向着健康、正确的方向发展，是一个需要长期坚持不懈的努力的过程。相信照片档案管理必将发挥其越来越重要的作用，对有效推动单位综合发展起到积极的促进作用并具有深远的意义。[3]

[1]刘凤鸣.加强机关照片档案的收集工作[J].兰台世界,2008,(3).

[2]王芝兰.高校档案规范化管理[M].长沙：湖南师范大学出版社，2012.

[3]李淑芳.高校照片档案管理的现状分析[J].兰台世界,2005,(7).

责任编辑：贾 春

Reflection on the Standard Management of Photo Archives

LEI Ming

Photograph archives management is an important part of archives management.Photo archives,which are vivid,self-evident and objective record history and inherit the culture.Its unique role cannot be replaced by other forms of archive.The paper suggests that the photo archives management should be standardized through perfecting the regulations and raising awareness so as to solve the problems in weak management.

photo archives;standardization;management

10.3969/j.issn.1007-3698.2013.05.022

:2013-05-01

G642

:A

:1007-3698（2013）05-0125-04

雷 鸣，女，中华女子学院学校办公室馆员，主要研究方向为档案管理。100101