水利工程档案管理方法探讨

祐鹏程，杨景泉，李怡然

(1.长江档案馆，武汉 430010;2.海委信息中心，天津 300170;3.新华水力发电有限公司，北京 100070)

水利工程是为消除水害和开发利用水资源而修建的工程。按其服务对象分为防洪工程、农田水利工程、水力发电工程、航道和港口工程、供水和排水工程、环境水利工程、海涂围垦工程等。与其它工程相比，它具有技术含量高、工程量大、工期长、工作条件复杂等特点。不同的水利工程有不同的施工内容、管理模式和施工工艺，水利工程档案作为工程建设各个阶段的现实记录，其管理内容和方法也不尽相同。因此，笔者结合工作实践，提出一些思路和方法，以供探讨和研究。

1 水利工程档案的重要性

水利工程档案是水利工程建设的重要组成部分。众所周知，水利工程建设完建后，向社会提供两种产品。一是工程实体;二是工程档案。在工程实施阶段，工程档案是参建各方进行施工、监理的工作依据;在验收阶段，按照有关规定，工程竣工前必须进行工程档案的专项验收，工程档案不验收，工程实体不得进行竣工验收。此外，工程档案也是衡量工程质量，分析事故原因、划清事故责任以及今后的工程维修、改造、扩建的重要依据。为此，加强水利工程档案管理、提高档案案卷质量显得尤为重要。如今，在水利工程档案管理存在的诸多问题导致工程档案的科学性、完整性、服务性较差，我们必须高度重视，加大投入，规范水利工程档案管理，更好地服务水利事业的发展。

2 水利工程档案的特点

(1)强制性。为加强档案管理，国家档案局、水利部等有关部门相继颁布了一系列法律规章，从不同层次规定了档案的归档范围、质量要求、保管期限、奖惩以及法律责任，形成了水利工程档案管理的法律体系。因此，项目参建各方加强档案管理、健全工程档案本身就是履行法律法规的义务;同时也要求各单位档案案卷的质量要符合各项法律法规的强制性要求，不得随意更改。

(2)原始性。档案是原始的历史记录，这是档案的主要特点和本质属性。档案以自身的原始性和记录性特点区别于其它历史遗物和信息资料，所以档案注重原件 (原本、原稿)。

(3)周期性。水利工程建设的周期性较长，工程档案的收集形成的周期亦长。为使工程档案达标，档案工作与工程建设必须同步进行。

(4)成套性。工程档案不是某个单一事件的记载，而是包括工程立项、报建审批、勘察设计、工程招标投标、施工企业技术资质及建设活动全过程的文字、图表、图纸、数据、声像等在内的文件材料。

(5)保密性。工程档案不同于一般的文献资料，需经一定的程序，方可调阅。

3 水利工程档案管理中存在的问题

(1)档案管理体制和制度不健全。目前，一些项目因档案管理体制不健全导致项目档案管理工作难以正常开展。如，档案管理机构不健全，专兼职档案管理人员配备不齐或人员流动性较大;项目法人、设计、监理、施工等参建各方及其内部档案责任分工不明确，档案工作责任制不能落实;有的单位没有形成完整的档案管理制度或者管理制度针对性不强、可操作性差;档案管理工作机制和工程程序没有形成或不明确;档案管理部门对档案管理的宣传贯彻和业务指导主动性差，停留被动服务层面;档案资料的流向监控不到位，造成项目人员调动，档案流失或无人管的现象。

(2)档案管理必要的设施和经费不到位。一些单位没有按照要求配备符合档案管理要求的设施，档案管理经费不能到位，没有专门的档案库房，档案不能实现集中管理，散放在各个管理部门，档案保管条件差，容易造成档案损毁、散失。

(3)档案资料收集整理不够全面、准确。工程档案要如实反映各个阶段的建设内容，就必须具备真实性、完整性和系统性。一些单位领导和部分技术人员档案意识淡薄，工作认识不到位，重视工程档案的后期突击整理，不注意对工程前期和施工中档案资料的同步收集、整理和归档，从而造成档案原件少、部分档案资料缺失。而档案人员没有实践经验，在移交档案时只是被动地接受资料，不知所收集的资料是否齐全，内容是否有缺项、漏项以及隐蔽工程记录、工程检查记录、产品合格证、竣工图等是否符合要求等，造成工程技术资料的归档不能与工程项目有机结合，直接影响了档案质量。

(4)档案管理人员综合素质较低。一些工程项目的参建单位档案管理人员业务知识和工作经验都明显欠缺，人员流动性大，人力投入不能满足工作的需要，且缺少工程专业技术人员把关，造成归档不齐全、案卷质量差、档案组卷混乱，给以后利用查阅带来不便。

4 提高项目档案质量的主要措施及对策

(1)健全机构、完善制度，形成良好的档案管理机制。档案工作要顺利开展，离不开单位领导支持和健全的工作机制。具体方法如下:

一是成立档案领导小组，统一协调项目参建各方的档案管理工作，项目参建各方要有分管档案管理工作的领导，在各业务部门要指定专人担任专职或兼职档案管理人员，形成覆盖监理领域各参建单位、项目建设各个阶段的工作网络。

二是项目法人、设计、监理、施工等参建各方要建立档案收集、整理、保管、利用和保密等管理制度，明确工作程序;建立档案工作责任制，把档案的收集、整理和归档任务纳入到各级技术人员岗位职责、工作计划和考核范围，并适时进行检查、考核和奖惩。

三是配置必要的设施、工作场所和档案库房，为档案管理工作提供人、财、物保障。

四是建立预立卷制度。施工单位要建立现场档案室，及时收集、整理现场档案。各部门和技术人员形成的档案，经过审核后，要及时送档案人员进行预立卷，并统一保管在现场档案室，避免把档案资料散放在各个部门或技术人员手中，防止档案资料的丢失或遗漏。

(2)加强过程控制、严格管理，确保档案工作与工程建设同步实施。项目参建各方应增强档案意识，坚持按照“谁形成，谁归档”的原则，加强对档案工作的管理，紧紧抓住超前控制的关键点，加大对文件收集、整理和归档的控制力度，使得建设档案在始终处于受控状态。

一是档案管理从项目初期抓起。项目初期阶段，要重视档案资料的收集、整理和归档工作，并将其列入工程建设计划中，层层分解到各个参建单位，明确责任，任务到人;档案管理人员要主动进入工地，抓好档案工作的技术交底工作，并将本项目档案资料的归档范围和质量要求，以文件方式印发给项目建设的设计、施工、监理各个部门，统一档案的收集和整理工作标准。

二是把好合同控制关。在合同签订时，要明确档案资料的责任分工、移交程序和违约责任，提出归档资料的份数、时间和质量要求。在合同结算时，把档案资料的归档要求纳入到工程结算管理中，档案资料不符合要求，不予计量工程量，不得进行工程结算。建立合同工程档案预验收制度，在合同工程完工前，先由项目法人组织档案资料的预验收，预验收通过，方可进行合同工程验收和完工结算。

三是抓好过程控制。在工程实施过程中，要坚持档案管理和工程建设同计划、同部署和同检查。在检查工程质量和进度时，要同时检查档案的收集、整理和归档情况。在进行分部工程和单位工程质量评定和验收时，要同时验收档案资料的完整性和质量情况，并在验收结论中，明确对档案资料的验收结论。

四是抓好重点和薄弱环节档案管理工作的督导，尤其是对建设项目前期档案、重要设备开箱验收、引进设备资料、竣工图、隐蔽工程的收集和整理工作。在进行纸质资料的归档时，要同步归档电子、声像资料，以保证档案的完整性、系统性。

五是抓好档案管理激励与约束。项目法人可以结合项目情况，建立档案收集整理目标节点奖惩制度，及时对各单位完成档案管理节点目标实施考核，并根据考核结果进行评选、表彰和奖惩。各单位应结合档案工作节点目标，围绕工程建设计划安排，统筹协调，督促各部门、各级技术人员及时收集整理工程建设质量、安全、进度等方面的档案资料，及时向档案人员移交归档。

(3)发挥监理作用，抓好档案队伍建设。监理单位在落实“三控”、“两管”、“一协调”(即项目投资控制、质量控制、进度控制，合同管理、信息管理和组织协调)的职责时，要定期对施工单位的档案体系建设、人员到位情况、档案收集整理等内容实施检查，发现问题要求及时整改。项目各参建单位要重视档案管理队伍建设，要配备适应档案管理需要的各类人才，及时引进缺乏人才;对于新引进人员，在上岗培训时，将档案知识作为学习培训的重要内容;对于在岗人员，要采取各种方式，开展档案法律法规、业务知识等方面的培训学习，不断提高档案管理人员的工作水平和业务能力，培养一支懂工程、精业务、善协调的项目档案管理队伍，为水利工程档案管理提供智力支撑和人才保障。

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