浅议个人技术档案管理及信息化建设

叶 斌YE Bin 王晓稼WANG Xiao-jia 吴国萍WU Guo-ping□

随着国家档案法规的落实和开展评审等级医院及医院自身管理科学化、规范化进程的需要，医院档案管理在医院现代化建设中发挥着越来越大的作用，而且随着信息化技术的快速发展，档案信息资源受到人们的重视。医院个人技术档案是医院档案管理工作的重要组成部分，是卫生技术人员在长期的医疗实践、教学和科研活动中，积累的大量技术资料，是卫生技术人员经过创造劳动所取得的，有医学科学价值和经济、社会效益的科学技术研究结果[1]。因此，如何实现和加强医院个人技术档案的信息化管理，将成为促进医院发展的有力保证。

医院个人技术档案管理的现状

笔者所在医院于2005年着手建立医院个人技术档案，档案全部为纸质档案，一人一档，总计建立个人技术档案680卷。虽然是医院的核心档案资源之一，但其本身并不能直接为医院创造经济效益，医务人员甚至院领导往往对个人技术档案和档案工作认识不够、重视不足，以致在管理模式、信息化建设、档案管理制度等方面存在着很多缺陷。

1.个人技术档案管理由科教科管理人员兼管，未纳入医院档案管理范畴。管理人员流动性也比较大，事务多，缺乏档案专业知识和创新意识，导致文件材料归档和分类整理不及时，造成个人技术档案管理、收集、整理、利用等工作环节脱节。

2.未实现信息化管理。随着医院的迅猛发展，信息技术已成为医院发展的核心，广泛应用于管理工作中，医院档案管理系统也在发展中逐步完善，但个人技术档案管理因未纳入医院档案管理工作中，因此，仍然停留在人工手动管理模式，管理模式相对滞后，与卫生部数字化示范医院的称号有一定的差距。

3.无独立存储空间，不符合档案存档要求。个人技术档案多年来一直放在科教科办公室内，没有单独的档案室，致使档案用房紧张、狭小，不符合档案保管条件，而这些档案资料随着年限的增加数量逐渐增多，原先以办公室作为档案存放处的做法，已无法满足发展的要求。

4.没有形成规范、合理的个人技术档案归档、保存利用等管理制度。结果导致个人技术档案不完整、不规范，甚至出现大量缺失，无法真实反映卫生技术人员的实际情况。在卫生技术人员晋升、任免、推荐荣誉等方面失去参考价值，给医院各项审核、审批工作带来诸多不便。

医院个人技术档案实施信息化建设的必要性

1.能够改善医院个人技术档案管理模式。在传统的档案归档方式中，档案资料大多是以纸质化的形式存在的。随着时间的推移，档案资料日积月累，数量越来越多，占用了大量的储存空间。另外，由于纸张的特性，档案库房还要按不同季节做好各项温度、湿度控制和防虫防火工作，但是个人技术档案由于未纳入医院档案管理，所以无法达到有关规定的保管要求。可以想象，随着时间的推移，每年医务人员技术档案内容的不断添加，卷数的不断增多，以办公室局限的地方保管个人技术档案以无法满足增长的要求。所以建立个人技术档案信息管理系统成为一种必然的趋势。

2.有利于保护珍贵的档案原件，减少重要资料丢失的风险。将医务人员的各类档案进行信息化处理后，可以有效地保护档案原件，避免档案原件被过多地直接使用而造成原件的损坏，以达到保护档案原件的目的。还可以有效地降低和避免重要资料丢失的风险。以笔者所在医院为例，从个人技术档案建档以来，因个人技术档案管理不规范，借阅人未及时归还相关资料，而导致技术档案遗失2卷，档案中内容资料遗失3次。档案遗失将给档案补全工作带来很大的难题。通过个人技术档案信息管理系统，进行档案查询、浏览、打印等操作，将会杜绝遗失情况的再次发生。

3.信息化建设是提高工作效率的重要手段。运用计算机数据库技术代替传统手工方法对医生技术档案进行管理，能够减少人工操作环节上造成的误差，信息可靠、全面、快捷，使个人技术档案管理工作更科学，更规范。高效的个人技术档案管理系统的应用必将取代传统的手工、机械的重复劳动，自动生成数据和图表，能够大大降低管理人员的劳动强度，提高工作效率。管理人员可以将精力和时间花在宏观控制与管理规律的探索上，从而提高管理工作的效率和决策水平。

4.信息化建设为医院人事决策提供重要依据。医院个人技术档案管理系统的建立，为选拔人才提供科学依据，系统真实记录了卫生技术人员成长的轨迹，为早期识别人才、进一步培养人才和人才管理提供及时、准确、可靠的信息。管理者可以便捷地掌握医生业务技术信息、工作表现、个人业绩以及技术能力测评情况，从而为选拔医务骨干提供了绩效考评的准确数据，克服在选拔人才上凭印象做决策的弊病，做到合理评聘，量材用人。

医院个人技术档案信息化的内容

因为医疗卫生行业的特殊性，专业技术人员的档案应当反映技术人员的个性特点和专业能力，具体内容应包括如下几类：考核类，包括专业技术人员年度考核表、工作人员年度职业道德考核表；教育培训类：包括学历、学位、各类培训证明材料；奖惩类：包括奖励、惩处结果证明材料；论著成果类：包括论著期刊、成果奖励证明材料。如上涵盖了职业能力、职业生涯和职业信誉的卫生专业技术人员档案，在体现医院的人才梯队、结构比例、技术力量等方面实力的同时，还能更好地为组织上选拔、使用人才、晋升职称、年度考核等提供依据、凭证和参考[2]。

医院个人技术档案信息化建设的实现路径

1.建立个人技术档案的信息化管理系统。管理系统是个人技术档案信息化建设实施的核心。首先，对系统进行需求分析，得出该系统应具备的管理功能，根据软件的功能需求，分析系统开发需要解决系统总体设计技术、数据库设计技术、报表生成、网络技术、网络安全技术和查询技术等关键技术。其次，在软件系统的需求分析与关键技术分析的基础上，按照软件工程的思想对软件系统进行总体设计，主要设计内容应包括利用医院内部局域网实现远程信息录入更新、检索、浏览、下载和传输，实现信息资源共享，提高科研信息利用率[3]。

2.设置卫生技术人员个人技术档案管理端口。个人管理端口是信息化管理系统的构建基础，是个人技术档案信息收集的重要手段，方便卫生技术人员录入和更新自己的档案信息，减轻单由管理人员录入信息的工作量和工作压力；也保证信息能及时、原始、真实、准确、完整地录入系统，实时更新信息[3]。卫生技术人员可以利用扫描仪扫描、数码相机拍摄和计算机加工转化等技术手段，将本人的专业技术人员年度考核表；学历、学位、各类培训证明材料；奖励、专利证明材料；论著期刊、成果奖励证明材料等常用的档案资料制成PDF文件或JPG格式的图片文件，形成电子档案，上传至档案信息系统。

3.信息化建设必须遵循档案管理的基本原则。基础性信息突出准确性，严格信息的审查制度，加强对电子文件原始性、真实性的认定和管理；动态性信息突出时效性，不断完善充实有价值的档案材料和信息，添加技术人员的个性特点、专业能力和信用记录等方面的资料，加快人事档案信息更新的速度；经验性信息突出指导性，尽量具有探索性和超前性，强化档案编研能力；政策性信息突出针对性，保证信息为决策和执行服务，最好与现行的人事系统建立有机的联系，做好数据传输的接口。使人事系统中的定性型信息可以用技术档案中的定量型数据来进一步说明，以利于直观、客观地反映人员的技术成长过程。

4.完善档案基础设施建设。加快计算机硬件设备的升级，完善信息系统功能。良好的硬件设施是档案管理的物质保障，只有在不断升级计算机硬件的基础上，进一步挖掘开发办公自动化和档案管理软件功能，才能适应信息技术的发展，做好个人技术档案管理工作。如海量存储技术的出现，为档案电子文件的实时归档和迁移提供了物质保障；计算机数据库全文检索技术的实现，为全文档案检索提供技术支撑；数字认证签名技术的完善，为科研电子文件的信息安全提供保障；网格技术的发展，为数字档案信息资源共享和为用户提供安全、高效、高质量的服务创造条件[4]。

5.要提供有效的方法，保证数据的安全。建立和完善档案信息安全管理制度，并认真付诸实施，把安全至上的理念转化到档案管理各个环节中去。注意档案管理的信息安全问题，实施电子文件和数字档案登记备份制度，异地备份保管；完善档案利用安全保密制度，处理好档案开放和公开与信息安全的关系，解决好使用权和管理权问题；采取有效措施和技术手段，对档案数据库实施有效的保护，建立档案数据管理维护制度等等。

总之，医院个人技术档案的管理，是医院档案管理工作的重要组成部分，个人技术档案管理工作展示医院医疗队伍的专业技术水平，合理开发个人技术档案的存储方式及利用价值，实现技术档案的信息化建设是必经之路。根据个人技术档案自身的特点，在实际工作中不断探索，构建一套适合医院管理实际的信息化系统，改善医院个人技术档案管理的现状，使管理现代化、服务工作科学化，为医院的建设和发展提供高质量的服务。

1 李艳.医院卫生专业技术科技档案管理[J].中国社区医师，2007,9(11)

2 李伟.浅谈卫生专业技术人员档案信息化管理[J].金山，2011,(4)：73

3 梅虹，王力宁，韦艾凌，等.加强医院科研档案管理 促进科研信息利用[J].中医药管理杂，2010,18(1)：32-34

4 金波，徐忠勇，郑维.高校科研电子文档归档管理探究[J].兰台论坛，2009,(2)：2-3