施工准备阶段的合同管理

罗晓庚

(上海宝钢钢构有限公司，上海 201900)

施工企业越来越认识到合同管理直接影响施工企业的盈利能力和盈利水平，因此施工企业越来越重视合同管理工作。在我国建设项目大多是采用设计、施工分别发包的方式。对于承包商来说，一般情况下参加项目是从招投标阶段开始的。承包商首先参加投标，中标后进行施工准备，然后开工，施工直到项目完成(见图1)。一般情况下，施工企业比较重视投标阶段和施工阶段的合同管理，而对于施工准备阶段的合同管理工作很少涉及，甚至根本没有认识。很多施工企业一般是在合同实施的过程中发现问题后再参看合同，进行解决。这种合同管理方式是被动的、滞后的。实际工作中由于这种合同管理的滞后会给施工企业带来很大的损失。对于施工准备阶段的主要工作被认为是机械、设备、人力资源的准备，合同管理工作在这个阶段被忽略了。在施工准备阶段合同管理也需要做大量的准备工作，需要各方对未来可能出现的问题做到心中有数，避免临时抱佛脚。

图1 承包商参与项目阶段

1 施工准备阶段合同管理的必要性

在我国多数的施工企业中投标和施工是由两个部门分别完成的，一般由营业部进行投标取得项目，由工程部来完成工程的施工。这种组织功能划分有利于提高各部门的效率，但是对于需要合作完成的工作来说也造成了责任的不连续和工作的重复。合同管理就是这样一种在投标阶段以营业部门为主的工作，虽然这个阶段工程部门也要参与投标工作如施工组织设计的编写等，但对于商务标部分，工程部门所知甚少，甚至一无所知。投标阶段施工企业需要投入大量的精力来研究招标文件，设计投标文件，制定投标策略等，这些工作都是由营业部门完成的。而在施工阶段项目经理或合同管理人员需要投入大量的精力来研究招标文件，投标文件和合同，这样就导致了项目经理或合同管理人员大量的重复工作。

2 施工准备阶段合同管理的主要工作

合同管理作为影响承包商盈利能力和水平的一项工作，其重要程度不言而喻。合同管理工作的顺利完成需要施工企业各部门的积极配合。为了保证项目的顺利实施，在施工准备阶段不仅要做机械、设备和人力资源的准备，而且需要投入大量的精力进行合同管理的准备。在施工准备阶段合同管理需要完成以下工作:

1)检查合同的完备性。合同的完备性检查一般情况下应该在投标阶段完成，但是通常情况下由于投标时间短，承包商可能来不及开展这项工作或者详细核查各个合同条款，因此在施工准备阶段开展这项工作是非常必要的。一般的合同应包括:工程范围，业主(监理)的主要责任和权利，合同价格，计价方法和价格补偿条件，工程款的支付条件和支付方法，工期要求和顺延条件，合同双方的违约责任，合同变更方式和变更程序及工程验收方法，争执的解决方法等。这些内容制约着承包商的盈利水平，如果合同中缺少某些关键性的条款，会对承包商的盈利有直接的影响，例如:没有关于工程范围的具体规定，则承包商可能会面临业主增加工程量的局面，而工程量增加的部分可能会因为苛刻的支付条件使得承包商无法得到任何补偿，进而影响承包商的盈利能力。

2)进行合同分析，对合同的解释达成一致，特别是国际工程的情况下，合同和招标文件的翻译直接影响对合同的解释。在施工准备阶段合同管理的主要任务是掌握和熟悉合同，并对合同解释取得共识。由于合同中大多采用法律语言，不容易理解，只有在合同实施前进行合同分析，将合同规定用最简单易懂的语言和形式表达出来，使人一目了然，这样才能方便日常管理工作。在工程施工过程中业主和承包商对合同条款的不同解释是引起合同争端的主要原因。对于承包商来说，对合同条款的正确理解和执行是确保利益的一种方法。为了取得合同解释的一致，参加投标的人员应就投标中业主对招标文件的解释及其注意事项对合同管理人员进行说明。特别是对工程变更、支付、价格调整等重要条款取得共识。结合合同管理人员或项目经理的合同管理经验，对容易发生歧义的条款进行充分的交流、沟通，以取得一致的解释。

3)参与各方熟悉合同的主要内容［1］，建立合同事件表［2］(见表1)。在施工准备阶段，合同管理人员应该了解合同的主要内容。合同规定着承包商的权力和义务，规定着应该如何完成项目。整个项目由许多具体的工程活动组成，合同的实施也就是完成这些工程活动，这些工程活动对于合同管理来说可以称为合同事件。各个工程活动之间存在一定的技术上、时间和空间的逻辑关系。因此合同事件之间也存在同样的技术，时间和空间上的逻辑关系，这种事件之间的逻辑关系相互联系形成网络，这种网络又被称为合同事件网络［3］。每一个合同事件都规定着业主和承包商的权力和责任。合同双方的权力和义务是互换的，即业主的权力是承包商的义务，业主的义务是承包商的权利;反之，承包商的权力是业主的义务，承包商的义务是业主的权力。合同事件的网络关系使得合同双方的权力和义务也存在一定的逻辑关系，一方权力的行使受另一方义务履行状况的制约。因此熟悉和了解合同事件之间的逻辑关系也是合同管理的重要的准备工作。

表1 合同事件表

4)进行合同交底。为了减少投标人与施工阶段合同管理人员之间的重复性的工作，如熟悉招标文件、标书及合同文本，投标人员应对该项目的合同管理人员或项目经理进行合同交底。即向合同管理人员介绍该合同的特殊点，也即与标准合同文本之间的差异。

5)投标策略的交底。在施工准备阶段，投标人应该将投标过程中的重要事项进行交底［4］。特别是就投标策略等向施工项目经理及其他现场管理人员作出解释和说明，主要介绍针对招标文件中的“陷阱”所采取的投标策略。以便根据现场的具体情况和合同实施过程中的具体情况采取相应的措施，确保投标策略的成功。在招标文件上对某种材料报价的规定是“推荐品牌，待定。同一材料的参考品牌不少于三个品牌/规格，投标人投标报价时必须按确定的参考品牌范围进行报价，业主有权在三个参考品牌/规格中指定最终选择的材料规格”。而在合同实施的过程中，业主最初选择了三个品牌/规格中价格最高的材料，由于在施工准备阶段该投标负责人进行了投标策略交底，在合同实施的过程中，项目经理通过谈判最终说服业主选择了该公司报价依据的那种品牌/规格的材料，减少了损失。

6)进行风险分析，形成风险事件表，见表2。在投标阶段由于投标时间很短，施工企业在投标的过程中可能来不及对合同的风险进行充分的了解和分析，为了确保合同的顺利实施保证承包商的利益，在施工准备阶段需要对相关的风险进行分析。这些风险包括:合同风险、项目风险和管理风险。

a．合同风险是指由于合同中特殊的规定所带来的风险。合同风险分析可以通过对合同文本、招标文件等的分析，确定潜在的风险。合同风险对项目的影响是全局性的，直接决定了施工企业的成本和效益。合同风险的识别可以将项目所签订的合同、招标文件及其他合同补充文件与标准合同文本如各种《FIDIC合同》或《建设工程施工合同示范文本》，发现它们之间的差异，分析此差异带来的可能的风险，特别需要注意工程变更、计价、支付条件，合同中明确的风险分担，工程范围，合同中的特殊条款和补充条款，合同中各项工作的时限，承包商对业主风险的预警要求等合同条款。

b．项目风险，即项目实施过程中与项目相关的风险，如工程变更、气候、地质等条件的变化带来的风险。这类风险是由项目的特殊性和唯一性决定的。项目风险的识别主要依赖于承包商的经验，特别是对该类项目、同地区项目施工的经验、同一业主或同一文化环境中的业主的其他项目的实施信息或经验，这些经验可以帮助承包商识别气候、地质条件或与业主相关的风险(如支付能力、信用、管理水平和管理风格、文化习俗等)。

c．管理风险，是指由于管理不善导致的风险事件。管理风险可以通过分析施工组织设计中的网络图，找出关键线路及关键线路上的相关工作的关键点来识别潜在的风险事件，特别是稀有资源的配置和保障。并分析该风险事件对整个项目的影响及风险发生时应采取的对策。

表2 风险事件表

3 结语

市场经济被认为是契约经济，在这种条件下，合同管理的重要性受到越来越多的重视。建筑行业作为一个多风险的行业，合同管理更是影响承包商的盈利水平的关键。但是在投标阶段和施工阶段合同管理工作受到了充分的重视，而在施工准备阶段承包商的工作重心主要集中于机械、设备、人力资源的配置和准备，合同管理被束之高阁了。这就造成了施工中遇到问题时承包商处于被动的局面，严重时甚至造成拖延。因此只有承包商在施工准备阶段充分地熟悉合同，对风险做到心中有数，对风险措施做到胸有成竹，才能保证合同顺利实施，确保承包商的效益。

［1］郑 芸．浅谈承包商的施工合同管理［J］．人民长江，2008，39(10):81-83．

［2］成 虎．建设工程合同管理与索赔［M］．第4版．南京:东南大学出版社，2008．

［3］张双甜，罗晓庚．团队在合同管理中的应用［J］．建筑管理现代化，2008(3):75-77．

［4］Hardold Kerzner．项目管理计划、进度和控制的系统方法［M］．第7版．北京:电子工业出版社，2002．