灰色文献体系化建设实践

王 磊 （国家图书馆 北京 100081）

1 灰色文献的定义对资源建设工作的影响

灰色文献由英文“grey literature ”直译而来，又称非正式出版文献（Non- Publication Literature）。图书馆学界对灰色文献的定义通常采取概括性描述而非定义性阐述。1978年12月在英国约克召开的灰色文献研讨会上明确指出：“灰色文献系指居于白色文献与黑色文献之间的灰色文献地带。”[1]1995年，美国政府机构灰色文献工作小组（The U.S. Interagency Gray Literature Working Group,简称IGLWG）将灰色文献定义为: “灰色文献是国内外公开发行的文献, 一般无法通过正常的出版、流通、书目控制及书商采购程序获得, 但可以通过特殊渠道获得的文献被称为灰色文献。”[2]1997年的第三次国际灰色文献会议对灰色文献的定义是:“灰色文献由政府、学术界、工商业界等所有单位, 以印刷或电子形式出版, 而其出版并不受业界出版商的控制。”[3]这些主流的观点大都从两种角度对灰色文献进行定义，一种是从流通和来源角度，强调灰色文献来源复杂，流通范围有限；另一种则侧重于从出版特征角度，强调灰色文献出版方式的不可控性和出版形态的非常规性。

灰色文献缺乏一致性的定义与其灵活的文献特征不无关系。传统定义将灰色文献置于白色文献与黑色文献之间，意味着除了公开出版发行的文献和保密文献外，其他都应属于灰色文献，这种过渡性质的定义将灰色文献放置于一个没有明晰覆盖边界的模糊集内[4]，赋予灰色文献过高的包容性，使其文献数量庞大、内容繁杂；在资源建设上，缺乏明确的构筑框架。

图书馆学界有学者通过明确灰色文献的类型来划定灰色文献的定义范围。例如， IGLWG列出的灰色文献的资料形态主要包括学术论文、预刊本、委员会报告、会议论文集、会议论文、研究报告、公司文件、标准、讨论文件、技术报告、博士论文、硕士论文、政府报告、商业文献、企业机构期刊、翻译、市场调查、旅游报告、会讯（通讯）、工作报告等近20 种形式[5]，但这种通过类型切分来硬性划定灰色文献范围的定义，无法为灰色文献的资源建设提供更有操作性的指导。国家图书馆2008年面向社会征集非正式出版文献（灰色文献）时，也按照会议文集、研究报告、资料汇编、民间文集等文献类型开展资源采集和建设工作，但随着工作的展开以及社会各界的积极响应，灰色文献灵活的出版特性所带来的问题逐步凸显出来，如文献种类不断增多、文献内容多样化、文献质量层次不齐等。在灰色文献的资源建设过程中，工作人员大部分精力不得不用在处理文献的类型切分上，阻碍了文献后期的资源整合工作。

2 灰色文献资源建设特征及体系化分析

2.1 国内外灰色文献资源建设的差异

灰色文献是信息资源的重要组成部分，具有信息快捷、内容丰富、信息量大等特点，对于科技、经济的发展以及知识的创新具有重要意义。许多发达国家都非常重视灰色文献的采集工作，其资源建设工作大多积累了长期的历史经验，并拥有相对完善的建设体制。我国灰色文献的建设工作与国外相比，在文献资源建设内容和建设背景上均有着很大的差异。

（1）在资源建设内容上，国外发达国家主要以科技研究信息方面的内容为主。例如，欧洲灰色文献情报系统创建之初由法国原子能下属的核研究中心和前联邦德国的能源、物理、数学情报中心、英国图书馆文献提供中心等机构组成；美国收集灰色文献的主要机构有美国国家技术信息局（National Technical Information Service，简称NTIS）、美国国家航天总署（National Aeronautics and Space Administration，简称NASA）、能源部（Department of Energy，简称DOE）、国防技术信息中心（Defense Technical Information Center，简称DTIC）等；日本收集灰色文献的机构有日本科学技术信息中心（Japan Information Center Science and Technology，简称JICST）等[6]。这些灰色文献的收藏机构都比较重视科技信息的及时性与共享性，其创建亦源于这些国家对科技数据以及研究成果的共享需求。据美国科学基金会与日本国家统计局调查, 其机构90%以上的新技术通过灰色文献中的专利文献公诸于世，95%的产品技术的情报来源于灰色文献的产品资料[6]。这种资源共享极大地促进了科学创新的产出效能，也为灰色文献资源的建设提供了积极反馈。

我国灰色文献资源建设缺少信息资源共享的原始推力，公共图书馆文献建设的目的更倾向于史料的保存。这种封闭式的资源构建形式因为缺乏信息共享需求的推动，只能被动地依靠政策支持和工作人员的主动开发，因此我国在灰色文献资源建设规模和速度上远远落后于其他发达国家。以学位论文为例，在国家图书馆入藏的几种灰色文献中，仅有学位论文属于有缴送政策支持的入藏文献，即便如此，部分高校和科研机构仍以研究成果保密为由，拖延学位论文的缴送时间。这样不仅影响了论文资源的构建数量，也影响了论文资源的发布时间，导致国家图书馆的学位论文资源开放周期通常落后科研成果产生时间1～2年，这对时效性极强的科技研究是极为不利的。这种排斥信息共享的资源建设环境，加大了工作人员文献采集的难度，束缚了国家图书馆灰色文献资源建设的规模。

（2）国外发达国家拥有完善的版权制度和文献缴送制度。灰色文献大部分是内部资料，具有发行量小、流通面窄等特点，文献采集难度较大。国外严格的缴送制度使其灰色文献能够被全面采集。例如，日本规定凡资料都要缴交1 册到国立国会图书馆, 目前该馆已收录30余万件灰色文献[7]。灰色文献的发行特点使其版权所有者的权益很容易受到侵犯，完善的版权制度可以保护灰色文献的版权，保证其长期有效地开发和利用。以美国为例，其呈缴制度是列入版权法中的，国会图书馆是接受呈缴本的唯一一家图书馆，国会图书馆的版权局只根据呈缴本进行版权登记[8]。通过版权和呈缴制度的联动，既保证了文献缴送及时，也为文献版权保护提供了依据。完善的版权制度也促进了灰色资源的共享和整合。在呈缴制度和版权制度支持下，灰色文献采集人员在资源建设过程中具有更大的选择性和主动权。

国内缴送制度和版权保护制度的缺失对灰色文献采集工作的影响尤为严重。由于缺少制度的保护和支持，灰色文献生产单位和个人的入藏意愿很低，尤其是政府或科研单位等拥有较高价值的灰色文献（科研报告、课题研究、统计资料等）的机构，其入藏公共图书馆的态度更为保守，因为缺少文献产出单位的可持续性支持，不仅加大了灰色文献采访人员的工作难度，还不利于构建稳定的灰色文献体系。另外，版权保护政策的缺失也阻碍着图书馆为读者提供更为完善的灰色文献服务。在这种情况下，公共图书馆可以通过转变资源建设方式来开展灰色文献采集工作，把文献保存放在资源建设的首位，将时效性较差的史料文献作为入藏的重点，以此规避文献采集周期较长的缺点，同时，通过积极地与其他灰色文献收藏单位开展文献交换合作的方法，进一步扩大文献资源的采集范围和深度。

2.2 灰色文献资源体系分析

由于缺少完善的呈缴制度和资源共享的环境支持，我国灰色文献的建设在采集源头上无法做到国外那样可控及高效。在我国常见的几类灰色文献中，学术会议文献的建设相对较为活跃，但多集中于对参会论文的商业数据库开发，其他特殊出版环境下的灰色文献，如地方文史类的非正式出版物则作为特色资源纳入到省市级公共图书馆地方文献的入藏范围中。对于具有明显的“灰色”特征的政府出版物、研究报告等灰色文献，则缺乏整体、系统的入藏和开发，这无疑对灰色文献在整个文献体系中特有作用的发挥造成了一定的影响。

国家图书馆最早对灰色文献征集的制度性记载，是1919年1月21日教育部发布的《指令第132号照准京师图书馆征集图书简章》[9]。20世纪80年代之前，国家图书馆对于灰色文献的征集属于“零散性征集”，没有形成制度化的征集组织和完整的灰色文献馆藏体系。直到1985年，国家图书馆成立了征集灰色文献的专门机构——“国内资料组”，才开始大规模、全面地征集中文灰色文献，但后期因人力不足、投入不够等原因，由原来的“全面征集”变成“重点征集”[10]。此后，国家图书馆陆续对灰色文献的征集格局加以整合，撤并“国内资料组”，相继成立了学位论文文库、地方志及家谱文献中心、中文资料组几个灰色文献收藏机构。在灰色文献采集初期，国家图书馆依照文献的类型进行资源建设，但除了学位论文和地方志能成规模、成体系地发展外，其他几种类型的灰色文献建设工作并未获得长足的进展。这主要是由于与其他灰色文献相比较，学位论文和地方志在我国有较长的发展历史，另外这两种文献有利的自身特征亦促进了其文献资源建设的体系化、规模化的发展。

与其他灰色文献相比，学位论文与地方志具有以下几个明显的优势：

首先，有固定的文献来源机构。学位论文来自高校及科研机构，地方志来源于各地地方志编纂委员会，这些固定的文献来源保证了文献资源建设的持续性。

其次，有相应的政策支持或有利的政策导向。学位论文入藏国家图书馆的制度在国家学位条例中有明确规定，地方志编撰机构对入藏国家图书馆也有较强的意愿。这保证了学位论文和地方志的文献资源建设的稳定性。

最后，有先天的文献体系支撑。大多数灰色文献的类型、内容以及来源之间关系是松散的，以研究报告为例，其文献来源可以是政府机构、科研单位、非政府组织以及个人，内容也较为宽泛，其文献体系需要后期人为构建和整理。而学位论文和地方志，其来源机构自身就是体系化组织，学位论文以学校、院系、研究方向等维度作为约束，地方志以地方行政级别省、县、市、村等维度作为约束，如表1所示，其来源机构的体系化决定了这两类灰色文献资源建设过程的体系化。

表1 学位论文与地方志的文献来源体系

其他灰色文献由于缺少这种体系化的来源支撑，其文献资源建设更为无序、散乱、不可控，体系化建设难度较高。因此，对于其他灰色文献，应依照自身文献特征寻找资源建设策略，通过追溯文献产出机构、构建文献建设主题来规避灰色文献出版灵活带来的管理风险。例如，2003年中国软件行业协会编写的《中国软件产业发展研究报告》以研究报告的形式发布，2004年以后则以产业年鉴的形式发布，通过抓住“软件产业发展”的主题，避免了由于锚定“研究报告”导致的文献漏采。此外，在文献特征上，来源机构之间的差别通常大于文献类型之间的差别。例如，政府机构的研究报告和制度汇编通常用于政策指导，更具有官方权威性；科研机构的研究报告和文件汇编通常用于科研成果的发布，更具有学术前沿性；非政府机构的研究报告和文集则更具有公益服务特性。同时，由于政府机构、科研单位、非政府组织的职能比较固定，通常能围绕某个主题持续出版文献，如统计局对统计数据和经济信息的发布、科研院所针对科研主题的研究成果发布、非政府组织依照公益服务内容发布。因此，如图1所示，这种以文献来源机构为框架的资源建设，在构建文献主题时更具有稳定性。

图1 以文献来源和主题构建体系

3 灰色文献体系化建设的尝试和探索

3.1 灰色文献的等级结构

由于灰色文献出版形式灵活、文献类型多样、文献内容繁杂，与普通图书、期刊等常规出版物存在较大的差别，所以采访人员必须探索适合灰色文献自身特征的资源构建方式。国家图书馆尝试通过划分文献等级结构，从文献产出根源上理顺灰色文献资源建设的框架。

传统的文献等级结构主要依据文献的加工深度、信息量的变化和传播范围、出版形式等划分，通常分为零次文献、一次文献、二次文献和三次文献。也有专家将灰色文献列入文献等级，分为零次文献、灰色文献、一次文献、二次文献和三次文献[11]。灰色文献属于文献等级的范畴还是文献类别的范畴，在图书馆学界尚存在争议。若仅从灰色文献的文献特征出发，相对常规出版文献，大多数灰色文献的是提供更原始的数据信息（统计资料）、更基础的政策制度背景（制度汇编、政府报告）、更前沿的科学研究成果（学位论文、课题研究）、更具原始价值的史料（方志、年鉴、大事记）。若从文献传播流程上看，相对于大部分正式出版物，灰色文献更接近文献信息的源头。由此来看，在整个文献系统中，作为初级文献的灰色文献为二级、三级文献提供基础的信息和数据支持，如下页表2所示。

3.2 等级定位下的灰色文献资源建设

国家图书馆通常通过分析文献等级来决定灰色文献的采选层次，即提供原始数据、基础史料的灰色文献作为采选重点，通过分析文献来源指导文献体系化建设。针对以下几种常见的灰色文献采集类型，国家图书馆进行了探索性建设。

表2 灰色文献与白色文献的文献等级对比

（1）政府及科研机构

政府机构材料是国家图书馆灰色文献的重点采选对象，这些材料一般是在政府机构组织各部门领导及各领域专家研究国家和地区政治、经济、科学、教育等重大问题，制定重大政策过程中产生的灰色文献。这些材料通常反映了政府的立场和观点，内容广泛、数据可靠，对于研究国家政治和社会经济具有重要意义。国家图书馆在采集此类文献时，注重对重大专题的选择，对涉及国家宏观政策、方针、计划、发展战略、进展预测、提供基础数据支持和基本政策指导的文献重点采集。目前采选类型有研究报告、文件汇编、会议材料、统计数据等，如国家发展和改革委员会资源节约和环境保护司编写的《冶金、有色行业发展循环经济案例研究》、国务院发展研究中心编写的《经济发展方式转变中的中国：背景报告》、国家民族事务委员会监督检查司编写的《2010年民族关系状况分析材料汇编》，等等。

科研单位、高等学校的灰色文献也属于国家图书馆的重点采集范围，文献采选原则一般是：涉及国家重点领域、重大课题的项目报告、论文集等均应采入。这些文献内容多为特定领域、特定学科的前沿性、前瞻性研究，如浙江大学科教发展战略研究中心编写的《国际工程教育前沿与进展》，中国科学院、清华大学国情研究中心编写的《建设创新型国家白皮书：2006—2010》，中国城市规划设计研究院和兰州市城乡规划设计研究院共同编写的《兰州市城市总体规划：2010—2020》，等等。

（2）民间团体和非政府组织

民间团体和非政府组织通常是服务于特定人群的公益机构，其在社会公共服务领域中的作用正逐渐被社会各界重视。这些团体和组织通常会进行一些其关注领域内基础的史料整理或社会研究，有些领域是主流研究机构不愿意涉足的，其材料绝大部分以灰色文献的形式存在。国家图书馆在采集此类灰色文献时，在文献筛查和控制上更为严格。首先，因我国民间团体和非政府组织数量庞大、鱼龙混杂，国家图书馆一般会选择成立时间较长、具有一定管理规模的民间团体和非政府组织进行资料的采集，如北京泰国归侨联谊会、广西新四军历史研究会、辅仁大学校友会、中国美国商会等；其次，与政府机关和科研机构相比，这些团体组织研究资料的科学性和权威性相对较弱，采访人员需认真鉴别这些文献后选择具有史料价值和研究价值的文献入藏，如《铁血侨魂：抗美援朝时期的军中“华侨兵”》、《新四军风云录》、《辅仁往事》、《美国企业在中国：2011年白皮书》等均为入藏的精品。

（3）个人

个人文集的文献价值在学界有较多争议。个人作为社会群体的组成部分, 其文献（回忆录）必然与社会的建构密不可分，关注个人文集可以作为研究社会结构与变迁的一个重要视角。国家图书馆在采集个人文集时，尤其注重文献的史料价值。回忆录、自传是国家图书馆的重点入藏类型。在文献内容选择上，重点收集时间跨度较大、对我国重要历史事件有记载的个人文集。个人文集通常以普通人的视角，描述亲历者所处时代的婚姻家庭、生活方式、风俗习惯、价值观念以至于整个社会的结构及运作方式、精神状态、社会心理等问题，这是对传统文献史料的重要补充。通过个人记叙与文献史料互证，更为全面、准确、深入地展示不同时代的变革，最大限度地实现历史研究过程中的多重关照意义。

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[2]朱正娴.不可忽略的信息资源“:灰色文献”:浅论地方社科院对“灰色文献”的搜集和利用[J].图书馆,1998( 3): 35-37.

[3]张永红.国外灰色文献整理现状及其启示[J].大学图书情报学刊,2006(2): 89-96.

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[5]于 嘉.各国灰色文献收集工作及其展望[J].当代图书馆,2005(2):41-47.

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