信息技术在高校档案管理中的应用

黄苗珠

摘要：传统的高校档案信息管理存在着一定的弊端。将信息技术应用于档案信息管理中，能够有效地提高管理水平。本文阐述了高校档案管理传统方式的缺点，分析了信息技术和高校管理之间的联系，提出了信息技术下高校档案管理的措施。

关键词：信息技术；高校；档案管理

中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1671-0568（2012）11-0155-02

高校是培养人才的摇篮，是高新技术的发源地。档案是高校重要的本源性信息源，以各种文字、图表、声像的形式记录着高校的教学、科研、党政管理等工作，最真实地记录着高校的过去。高校要不断地提高档案信息资源的利用率，通过计算机网络为用户提供更便捷的服务，促进档案管理的信息化建设。

一、传统高校档案管理方式的缺点

高校档案管理系统是教育单位管理不可缺少的重要组成部分，是高校决策者和管理者实行管理的重要依据。高校档案管理系统能为用户提供信息，方便用户进行快速的查询。但是，在传统的高校档案管理中，人们使用的人工管理文件档案的方式存在着一些弊端。

1.高校档案管理观念落后

过去，很多高校的领导往往把注意力集中在了教学和科研工作上，没有对档案信息的价值、作用以及资源管理工作引起重视。教师作为教学活动的主体，同样也把精力放在了日常的教学和科研活动中，忽视了档案信息资源的建设和管理，想当然地认为档案管理是学校领导和行政管理部门的事，与己无关。观念落后使得档案信息的建设不太完整，长期的信息资料都积压一起，整理起来比较混乱，降低了归档率。档案信息的不完整或缺失，从很大程度上影响了档案信息的真实性和客观性。

2.高校档案管理模式陈旧

随着社会的发展，档案信息资源已逐渐成为社会发展的战略性资源。然而，有些高校的档案信息管理手段还比较落后，依然使用传统的手工操作方法来完成档案的收集、整理等工作，不仅工作量很大，效率也很低，也没有一个统一的档案信息资源库。另外，“重管理，轻服务”的管理方式造成封闭性和单一性，不利于档案的借阅和查找，降低了查找档案的完整率和准确率，也不利于充分利用档案信息的价值。

3.高校档案管理水平整体低下

由于有的高校延用传统的人工管理方式，降低了管理效率，传统的人工管理文件档案的方式会导致信息量过大而不方便检索，大大地降低了档案管理人员的工作效率。另外，传统的人工管理方式，使得接触档案的人员众多，大大增加了档案保密工作的难度。加之传统的管理方式不方便档案的查找、维护和更新，因此形成长期的档案积累，就会有大量的文件和数据产生，对档案的查找、更新和维护造成很大的不便。

二、信息技术与高校档案管理

随着社会发展，科技进步，信息的存储和处理趋于简便、易操作，电子档案随之而产生。和传统的档案相比，电子档案具有很多优越的特性：它是新鲜的事物。电子档案管理比传统的载体档案管理有更多的优势，并且已经广泛应用于现代档案的管理中；电子档案具有存储量大、占用空间小、传输快的特点；信息技术中的数据库技术和网络技术对高校档案管理的作用最大。数据库具有强大的数据管理功能，能够通过一定的数据模型将档案管理中涉及到的大量信息组织起来，实现文档的一体化。输入一次就能反复地利用，有效地提高了档案的质量和文件立卷效率。

1.数据库与高校档案管理

电子档案实际上早在几十年前就存在了，早期的文件系统也能够存储电子文档。但由于早期文件系统在检索、数据冗余以及共享方面存在一定的弊端，所以也没有在档案的管理中得到广泛应用。随着数据库技术的快速发展，现在很容易就能实现数据的存储、检索、共享和冗余的消除。档案信息数据库的建立，能够将计算机快速检索和密集存储的功能充分地发挥出来，从而提高档案信息的利用率，实现档案的现代化管理。

2.网络与高校档案管理

互联网是全球性的计算机网络，由多种类型和规模的计算机网络组成，这些网络又通过各种线路连接成为各种组织的网络。计算机网络的存在，实现了资源的共享。互联网的快速发展，使其在技术和设备上都能满足档案信息的网络化管理需求。如今高校建立的网络系统已经越来越完善，在教育科研网开通的同时，还链接了多种不同的网络系统，真正实现了网上信息资源的共享，为高校档案信息管理的网络化建设提高了有力保障。随着社会的进步，人们需要高层次、综合性地利用档案信息，所以高校档案信息管理需要摆脱过去各自为政的传统管理模式，将信息在互联网上公布，以方便公众查询，及时地获取需要的档案信息，最大程度地实现档案信息资源共享，实现全方位的档案信息化管理。

三、信息技术下高校档案管理的措施

为了实现档案的信息化管理，提高高校档案信息的管理效率，笔者提出以下应对措施：

1.更新观念，增强对档案信息化管理的认识

首先，应该引入竞争机制，培养竞争意识。将竞争机制引入到档案管理当中，使工作實绩和经济利益挂钩，提高档案工作人员的自觉性，增强他们的责任心。进一步提高档案管理的效益，有效推进档案管理的改革。其次，应该有意识地增强科研意识并应用于实践中。要充分地应用现代化管理技术来进行高校档案管理，积极地探索行之有效的档案管理方法，及时发现并解决档案管理中存在的问题，不断地在工作中进行总结，从而进一步提高管理水平。

2.加大对高校档案管理基础设施的投资

高校实行档案管理的信息化建设需要投入资金，要配备相应的设备、软件系统以及人员技术等，还要准备一笔资金用作维护。然而，目前资金投入不足的现状严重阻碍着高校档案管理信息化建设。要想加强档案管理的信息化建设，就必须投入大量的资金，用来购置信息处理的硬件设备，建立局域网，进行信息安全维护。

3.提高档案管理人员的专业化技能

随着信息技术的发展，高校档案管理工作人员的工作也面临着新的挑战。高校的档案管理人员需要具备较高的综合素质，不仅需要扎实的专业技能，还需要熟练掌握相关管理软件的操作以及系统的维护技术。档案信息管理人员还要增强安全防范意识。从客观上来讲，我国高校目前的档案管理整体水平不是很高，无法满足信息时代档案事业的发展需求。虽然有些高校已具备实施档案管理信息化建设的条件，但是由于有些管理人员的文化程度较低，知识结构和能力结构有所欠缺，十分缺乏既精通档案业务、又懂计算机技术的复合型人才，人才因素阻碍着高校档案管理的信息化建设。

4.强化标准化建设

标准化是网络化自动化的基础，构建高校档案管理网络化协调机制，应该针对档案信息化管理的业务工作、设备、技术方法等，组织相关人员共同制定出一套完整的规范，并结合行业的发展趋势以及国内外的标准，制定一套在信息化建设中共同遵守的标准。在高校领导的统一协调组织下，统一运用高质量的应用软件，建立一个标准化的数据库。

总而言之，在高校档案管理中引入现代信息技术能够有效的提高档案管理人员的工作效率，增强档案管理的保密性，使人们及时、准确地查找到所需的档案信息。所以，各高校应该转变观念，大力开发档案信息资源，实现档案管理的信息化和科学化。

参考文献：

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