档案馆知识管理中隐性知识流动与转化研究*

谢翠香 许 萍

（西北师范大学档案馆；西北师范大学图书馆，甘肃兰州，730070）

档案馆知识管理中隐性知识流动与转化研究*

谢翠香 许 萍

（西北师范大学档案馆；西北师范大学图书馆，甘肃兰州，730070）

文章论述了档案馆隐性知识的内容，较全面地分析了档案馆内部不同层次知识主体相互之间、档案馆内部与档案馆外部之间隐性知识流动与转化的方式和障碍因素，并提出了促进档案馆隐性知识流动与转化的主要措施。

档案馆 隐性知识 流动 转化

“知识管理”是一种以知识为基础的全新管理思想，源于知识经济发展中的企业管理。近几年,由于档案管理机构在社会信息知识服务中的特殊功能和地位，知识管理理论与方法的研究从企业界拓展到档案管理领域。档案馆的知识管理除了要关注从档案资源中挖掘知识外，更重要的是要关注从人的身上获取和挖掘知识，并促进知识在组织内的交流与共享，以达到知识服务与知识创新的目的。可以说，隐性知识的流动与转化是档案馆知识管理的关键。因此，深入探讨档案馆隐性知识的流动与转化不仅具有重要的理论意义，而且具有现实的指导意义。

1.隐性知识的内涵及档案馆隐性知识的内容

1.1 隐性知识的内涵

英国物理化学家和思想家波兰尼（M.Po1anyi）在他1966年出版的《隐性知识》一书中指出:“在一个人所知道的、所意识到的东西与他所表达的东西之间存在隐含的未编码的知识，这就是隐性知识。”[1]波兰尼是从知识科学的角度来研究隐性知识的。日本学者野中郁次郎（I.Nonaka）认为:“隐性知识是高度个人化的知识，有其自身的特殊含义，因此很难规范化也不易传递给他人。”[2]他还认为隐性知识隐含在经验中，因而在一定程度上具有独占性和排他性，难以与他人交流与共享。王德禄在《知识管理的IT实现》一书中认为，隐性知识是未被编码化的知识，主要存在于人的头脑之中，不易被认识到、不易被传播，大多数隐性知识是“可以意会，不可言传”，它的基本属性表现为：回答know-how（知道怎样做）和know-who（知道是谁）的知识类别[3]。

1.2 档案馆隐性知识的内容

根据档案馆隐性知识所依附和表现的主体，可分为个人隐性知识和集体隐性知识两大类。档案馆个人隐性知识主要体现在馆员工作和服务过程中的经验、能力、服务态度、服务质量及其对人生事业的价值观念和立场，馆员个人的理想愿望、学历、知识结构、思维模式、兴趣特长、生活阅历、人际关系，以及在工作中发现问题解决问题的能力、学习新知识接受新事物的能力等。而馆员们在工作中处理问题所得的经验教训，长期以来约定俗成的工作方式方法，馆员之间和与档案利用者之间知识沟通和交流的机制，档案馆对内外环境和事件的应对能力和协调能力，档案馆对外服务的整体水平和信誉，档案馆内部的亲和力与凝聚力以及体现在全体馆员思想和行动中的共同的工作理念，道德信仰和精神风貌等，都是档案馆集体的隐性知识。

个人隐性知识是构成集体隐性知识的基础，馆员平时的工作和学习是不断积累个人隐性知识的过程，而档案馆全体馆员长期以来通过相互交流和相互协作所形成的共识和默契往往影响着组织的各个方面，成为集体隐性知识增长的基础[4]。

2.档案馆隐性知识的流动与转化分析

隐性知识的流动与转化是档案馆知识管理的关键。这种流动包括隐性知识在档案馆内各知识主体之间的单向流动、相互流动和档案馆与其他档案馆的单向流动、相互流动等各种情况。在流动基础上，各种知识要素经过相互作用和有效整合，才能实现各种转化[5]。以下从不同层面分析档案馆隐性知识流动与转化的各种可能途径和方式，以全面把握档案馆隐性知识流动与转化的复杂关系和规律。

2.1 档案馆内部各知识主体之间隐性知识的流动与转化分析

（1）馆员个体之间隐性知识的流动与转化。馆员个体之间隐性知识的流动与转化是档案馆知识形成的最终基础，也是档案馆知识创新的源头。档案馆馆员个体之间隐性知识的流动与转化主要有两种方式：①从隐性知识到隐性知识。馆员个体在长期的工作中，通过观察、实践、模仿等方式逐渐体会到其它个体难以显性化的经验、技能、诀窍、工作惯例等隐性知识，使之成为自己的隐性知识。②从隐性知识到显性知识。对馆员个体中可以显性化的隐性知识进行挖掘、整理，使之成为显性知识，在馆员个体之间进行交流和转化。如对师傅某些可显性化的经验、诀窍等隐性知识，可以由徒弟记录、整理和总结出来，然后转化为徒弟的显性知识。

（2）馆员个体与部门群体之间隐性知识的流动与转化。馆员个体与部门群体之间隐性知识的流动与转化一般是双向进行的。①馆员个体隐性知识向群体隐性知识的流动与转化。对可以显性化的个体隐性知识进行总结和整理，通过外部化模式高效交流，转化为群体显性知识。对难以显性化的个体隐性知识可通过社会化方式交流与转化为群体隐性知识。如馆员个体可以通过当众演示、指导群体工作等方式把自己的技能、技巧和管理经验等逐渐地传递给相关群体，使之转化为该群体的隐性知识。②群体隐性知识向馆员个体隐性知识的流动与转化。对某些可显性化的群体隐性知识尽量总结并编码化，形成员工的工作惯例和准则等，转化为个体显性知识。对难以显性化的群体隐性知识，如群体所掌握的隐性技能、群体成员的协作能力等，可通过群体对员工个体的影响和员工自己的感悟，以社会化方式流动并转化为个体隐性知识。

（3）部门群体之间隐性知识的流动与转化。部门群体之间隐性知识流动与转化主要有以下两种方式。①从隐性知识到显性知识。即群体把自己可以显性化的那部分隐性知识，加以整理、概括总结编制成操作规范、管理制度和业务指南等文件形式，然后在群体之间交流与共享，转化为另一群体的显性知识。②从隐性知识到隐性知识。对难以显性化的群体隐性知识，一般通过各群体之间的合作和协作，形成一种伙伴关系影响对方。这样，一个群体的经验、诀窍、默契等隐性知识能被另一群体学习，而某一群体的心智模式、价值体系、组织文化也可以影响另一群体。各群体之间可以通过观察、切磋、模仿和不断实践等逐渐领悟和掌握对方的隐性知识，进而转化成为自己的群体隐性知识。

2.2 档案馆内部与档案馆外部之间隐性知识的流动与转化分析

（1）显性知识转化为档案馆内部各知识主体的隐性知识。档案馆内部各层次知识主体通过社会化和外部化方式可获得大量的隐性知识，并把一部分隐性知识转变为显性知识。再经过综合化过程可促进个人知识组织化、零散知识系统化，实现知识的综合集成并产生新的知识。经过综合化后获得的各种显性知识，可通过档案馆各层次知识主体的不断地学习、体会和积累，再内化转变为各种隐性知识。例如：馆员个体学习他人的显性知识，并体会成为自己的隐性知识；档案馆的业务规范、工作规则等经过深入学习、体会和实践后可转变为馆员的技巧和诀窍等。通过内化过程，可不断地推动知识创新，提高档案馆知识服务质量。

（2）各档案馆之间隐性知识的流动与转化。对各馆可以显性化的隐性知识可以经过挖掘、整理和概括总结，形成业务规范、工作规则和管理制度，在各馆间进行交流，转化为其它馆的显性知识。对各馆难以显性化的隐性知识，可以通过参观考察等形式，使兄弟馆的工作经验和诀窍以及默契和协作能力被自己馆领悟和学习，从而转化成自己馆的隐性知识。

档案馆隐性知识流动与转化模型

综合上述分析，可以将档案馆隐性知识的流动与转化过程归结为以下模型（见图）：

3.档案馆隐性知识流动与转化的主要障碍因素

隐性知识存在于隐性知识所有者的潜在素质中，由于受到自身内隐特性、人的价值观念、组织体制、激励机制、技术手段和环境场所等众多因素的影响，档案馆隐性知识流动与转化存在着多方面的障碍。具体分析如下：

3.1 隐性知识表达困难、不易交流。隐性知识难以言明、也很难用文字来精确表述，在书籍和论文中找不到，主要来自于所有者的实际经验，来自于交流和创意的过程，往往表达困难，这妨碍了档案馆隐性知识的流动与转化。

3.2 隐性知识的所有者在知识共享的过程中存在心理障碍。这种心理障碍主要包括垄断心理、竞争心理和自我封闭心理。馆员一般认为，自己所特有的知识和经验是自己在档案馆存在的价值所在，把它们传授给别人，自己的存在价值就会减少或消失。这种知识利己主义，使得知识难以实现共享。还有馆员在工作中对别人表现出冷漠和排斥，隔断与他人的交往，这是一种过分强调自我克制的自我封闭心理状态。自我封闭心理会阻碍馆员与他人分享自己的知识，同时也失去了向他人学习的机会。

3.3 缺少有效的激励机制。馆员自己所拥有的隐性知识是通过不断的学习、总结而获得的特有的能力，它来之不易，因此涉及到是否愿意交流。而目前隐性知识共享的重要性往往没有被档案馆领导充分认识。即使有所认识，也还没有让档案馆出台相应的评估和奖励制度，对贡献知识的馆员给以有效的激励。如果没有一定的鼓励或奖励措施，馆员就不愿全力投入知识共享中去。

3.4 知识传递方式的障碍。知识共享的顺利进行需要知识在不同主体之间高效有序地传递。档案馆知识管理刚刚起步，大多数档案馆尚未建立以计算机等现代信息技术手段为基础的知识管理系统（KMS），缺少知识交流与共享的开放交互式技术平台。这在一定程度上限制了隐性知识流动与转化的范围和效率。

4.促进档案馆隐性知识流动与转化的对策

通过对档案馆隐性知识流动与转化的方式和途径以及障碍因素的分析，笔者认为为有效促进档案馆隐性知识流动与转化，我们应采取以下对策：

4.1 建立有效的激励机制，提高隐性知识共享的自主性。

隐性知识的形成是个人的经验、对事物的感悟和深层次的理解等方面的长期积累和创造，是投入了巨大成本的。在知识共享的问题上，馆员往往会进行垄断收益和共享收益的比较，从中选择获益较大者。因此，档案馆应当从物质和精神两个方面采取平衡高效的组合激励措施来调动馆员的积极性，鼓励隐性知识的流动、转化、共享和创新。

4.2 建立互信与共享的组织文化，创造隐性知识交流共享的机会

人不但是隐性知识的载体，而且是隐性知识创造者和传播者，隐性知识转换的每一阶段、每一个环节都离不开人的参与。档案馆应当树立“以人为本”的理念，建立一种相互平等、信任、尊重、团结、和谐的组织文化，激励馆员的主动精神，培养馆员在竞争中合作和兼容的精神，形成有利于馆员进行知识共享的文化氛围。

4.3 建立隐性知识沟通渠道，提供有效的隐性知识交流途径

有了隐性知识交流的动机，提供了隐性知识交流的机会，还需要隐性知识交流有效的途径。档案馆应充分应用现代信息和网络技术，构建自己的知识网络和交流平台，使馆员可以获得对业务工作有价值的信息，并及时提供自己的感想和经验体会，与其他馆员交流。此外，还可建立各种学习小组、研究小组、兴趣小组等，定期或不定期召开馆员交流会，鼓励馆员的知识创新和共享，倡导部门间的合作。

*本文为甘肃省教育厅项目《基于知识管理的数字档案馆建设研究》（项目编号1001B-12）研究成果之一。

注释

[1]M.Po1anyi,The TacitDimension[M].London:Rout1ege&Kegan Pau1,1966.13-51。

[2]野中郁次郎.知识创造新型企业[A].见:《哈佛商业评论》精粹译丛知识管理[C].北京:中国人民大学出版社.2004:21-41。

[3]王德禄.知识管理的IT实现—朴素的知识管理[M].北京:电子工业出版社.2004。

[4]张庆普，李志超.企业隐性知识流动与转化研究[J].中国软科学，2003(1)：88-92。

[5]屠航.图书馆知识管理中隐性知识的流动转化与管理框架研究[J].情报理论与实践，2005（1）：27-29。

Research on the Flow and Conversion of TacitKnow ledge in Archives Know ledge Management

Xie CuiXiang,Xu Ping
(NorthwestNorma1UniversityArchives;NorthwestNorma1University Library,LanZhou,Gansu,730070)

Thisartic1e discusses the contentof tacitknow1edge in archivesand ana1yzes themanners and obstac1esof tacit know1edge f1owing and converting among different1eve1s in archives interna11y andexterna11y.And ita1so putsforward themainmeasurestopromote f1owingand convertingofarchives tacitknow1edge.

Archives;TacitKnow1edge;F1ow;Conversion

G273

谢翠香，女，1978年生，计算机应用技术专业硕士，西北师范大学档案馆馆员，研究方向：数字档案馆建设，数据挖掘。许萍，女，1964年生，西北师范大学图书馆副馆长，研究馆员。