加强高校档案管理工作

苏梅

摘要：通过档案检查了解存在问题，切实采取措施，加强档案管理，对提高工作效率、提升办学质量具有十分重要的意义。

关键词：档案检查；存在问题；解决办法；提高效率

[中图分类号]：G271[文献标识码]：A

[文章编号]：1002-2139(2012)-13-0208-01

高校档案管理工作是高校各项工作中不可缺少的基础工作，也是衡量教学、科研、管理和其他各项工作水平的重要标志之一。做好档案管理工作，对总结、探索和改革高校教学、科研及管理工作的规律，提高教学质量、科研能力和管理水平具有十分重要的意义。诚如有论者所言：“可以毫不夸张地说，一所学校的档案文化就是这所学校整体文化的基石”【1】。为此，在我校百年校庆来临之际，校档案馆组织档案管理专业人员和兼职档案员对全校各个院系及所有行政管理部门进行全方位的档案管理大检查，也是对基层档案管理工作的考察，笔者有幸作为检查组成员参加了这次大检查，现将本人所看到的问题以及对如何加强高校档案管理工作谈谈自己的看法：

一、存在的问题：

根据此次检查，虽然大部分院系及行政管理部门的领导及兼职档案管理人员的档案意识有很大的提高，但在具体档案管理中还存在着很多问题。

1、档案管理人员的配置问题：

大部分院系及行政管理部门档案管理人员都是兼职，有个别院系设置专职档案员（如：民生学院、远程与继续教育学院、河南大学出版社等等）。还有极个别的部门兼职档案员都没有，这个问题主要反映在领导的重视程度上。

2、档案管理不规范：

笔者在检查中发现有极个别单位的档案材料堆放的杂乱无章，存在着对档案材料的整理、分类、归档不规范、保存不科学等等。为此笔者认为原因有：其一、因大部分院系及行政管理部门的档案管理人员都是兼职档案员（如：院系办公室主任、教务员等等），他们既要负责档案管理又有很多办公室或教务方面繁杂的事物需处理，因此不可能进行系统地管理。其二、领导对档案管理工作重视不够。(在检查中有部分院系及行政管理部门档案管理制度没有上墙)。其三、档案管理人员的管理素质跟不上。其四、档案库房资源不够。其五、不注意档案及时移交，致使某些档案材料缺乏连续性。其六、档案材料的保存缺乏科学性。

二、解决办法

通过以上在检查中所发现的问题，笔者认为应从以下几方面着手，来加强高校院系及行政管理部门的档案管理工作：

1、提高思想认识，特别是提高领导同志对档案管理工作的重视。（如：校档案馆每年定期召开档案工作会议，强调档案管理工作的重要性，每年定期检查各院系及行政管理部门的档案管理情况并做出总结，将档案管理优秀的单位要进行表彰，对档案管理工作不够重视的单位提出批评，并组织各院系及行政管理部门的领导对档案管理优秀的单位进行考察，学习先进的经验，做到用先进推后进，把档案管理工作提到议事日程上。）

2、完善制度。改变过去那种没有行政管理制度和文件传阅制度的状况，每个院系及行政管理部门都必须制度上墙，使档案管理工作有据可查、有法可依、有规范的指导，从而使档案文件及时、完整、有序地归档。

3、提高档案管理人员素质，加强培训。在这次大检查中，大部分单位所提出的要求就是加强对档案管理人员的培训。为此笔者认为应从以下几方面入手：首先，校档案馆每年组织专职档案管理人员对院系及行政管理部门的兼职档案员进行定期培训，学习国家颁布的《档案法》、《保密法》。系统地学习档案专业理论知识，并能在实际工作中熟练地掌握和运用，从而提高他们的业务水平。其次，校档案馆组织院系及行政管理部门的兼职档案员走出去，到档案管理先进的高校取经学习从而提高自己的管理能力。

4、对院系及行政管理部门的档案管理工作进行明确分工。由于院系档案材料种类很多又基本是兼职档案员，没有明确的档案管理分工，极容易造成档案管理的混乱，档案材料没能及时地整理、分类、归档从而造成档案材料的丢失。为此，笔者认为院系档案材料应做以下明确分工：（1）党政方面的档案材料应有党办主任负责管理（学生档案、党建工作的档案材料）。（2）行政方面的档案材料应有院办主任负责管理。教学档案应有教务办主任负责管理。（3）科研材料及研究生的教学材料应有研究生与科研办公室主任负责。这样实施分头管理、责任到人、分工细致、协调一致。“要树立档案意识、大文献意识，用‘整体功能大于部分功能之和的系统理论观点来指导档案工作”【2】这样便可以集众人之力，收整体之功，更利于档案的管理。

5、积极解决档案库房的紧缺问题。首先校领导要高度重视积极解决院系及行政管理部门档案库房紧缺的问题。笔者在档案检查中看到有个别单位档案库房非常紧缺，（如：艺术学院美术专业在校生一千多人，档案库房只有一间房，理论试卷、美术作品堆成山，无法做到科学、妥善地保存。河大幼儿园就没有档案室，各类档案材料就在园办公室放着等等。）其次，要注意档案的及时移交。按时把相关的档案材料移交到校档案馆也是解决档案库房紧缺的一个重要办法。（如：艺术学院美术专业的学生作品，能将每届的优秀学生作品移交到校档案馆保存将是学校的一大财富。）再次，要给档案柜“合理减肥”，这也是解决档案库房紧缺的有效办法。

6、利用现代化手段管理档案。早已有论者指出：“随着档案管理现代化的发展，档案管理业务的内容与结构还将发生新的变化”【3】。院系及行政管理部门的领导应积极为档案管理工作创造条件，购置先进设备，使档案管理工作走向现代化、科学化、规范化。

7、搞好档案的开发利用。搞好档案资料的开发利用，使其为学校各项工作的改革发展服务，这是档案管理工作的中心任务和最终目的，也是档案工作诸环节的出发点和落脚点，为此必须搞好档案的开发利用工作。（如：基建处档案室存放着完整的历年施工图纸，为以后的维修工作提供利用服务。马克思主义学院档案室规范的存放着历年全校学生的试卷，为学生成绩的查询提供利用服务。公共体育部档案室整齐的摆放着历年学生参加全国大赛所获得的各种奖杯，展示着教学的成果等等。）

注释：

【1】顾成厅：《档案文化在高校文化建设中的作用》，《兰台世界》。2002年4月

【2】姜之茂：《资源共享与档案馆》，《中国档案》。1999年12月

【3】冯惠玲、张辑哲主编：《档案学概论》，中国人民大学出版社2001年版，第57页。