做好高校科研档案管理工作的思考

尹 翔

（潍坊学院，山东 潍坊 261061）

高校科研档案是指高校在科研管理和科研实践活动过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体等科技文件材料。科研档案一般包括科研规划、计划材料、课题研究依据性材料、定题论证材料、试验研究阶段形成的材料、科学研究课题成果和总结验收报告、鉴定材料、课题成果推广和信息反馈材料,以及其它有关科研工作的年度检查、年度总结、年报、记录与研究课题直接有关的重要编译材料等。高校科研档案除了具有档案的记录性、原始性、唯一性等特征外，还具有项目成套性、技术先进性、文化传播性、研究领域广泛性的显著特点。因此，它具有重要的使用价值和历史研究查考价值。

一、高校科研档案工作的重要性

1.高校科研档案是丰富的、有价值的重要信息，它不仅记录了高校科研活动的全过程,也记录了高校科研人员在科研活动中的科研创意、科研思想、科研方法、科研经验、科研成果,是进行科研再活动的依据和参考；同时，一个科研项目从立项到研究完成所形成的一套完整、准确、系统的科研档案,是科学技术的一种形式，也是高校制定长远科研发展规划、加强科研和学科建设的重要依据。同时在科研项目产业化过程中也起着重要的作用,使科研成果能尽快转化为生产力，产生经济效益和社会效益。具有“工作查考、科学研究、经验总结、技术交流”的作用，是重要的信息资源,是国家的宝贵财富。[1]

2.高校科研档案能为高校从事科学研究的人员提供参考与借鉴,让他们少走弯路，避免一些重复研究,使科研工作较快地出成果、出精品,还可给青年教师以启示和帮助，为搞好教学科研工作提供重要理论依据和实践经验。

3.高校科研档案管理工作是高校档案管理工作的重要组成部分，它的规模和质量反映和记录着不同历史时期的科学研究水平，也是一个高校科研实力的重要凭证。科研档案管理的规范与否直接影响到科研管理的质量、效率和水平，甚至在一定程度上影响着高校科研工作的发展。

因此充分认识高校科研档案的重要性,并进行科学合理地分析，为更好地管理、挖掘开发利用高校科研档案资源而认真查找目前制约我国高校档案开发利用的问题，探寻畅通我国高校档案开发利用渠道的途径和对策，是目前每一个高校档案工作者的义不容辞的责任。

二、高校科研档案管理工作存在的问题

目前，高校科研档案工作虽然引起了高校的重视，但由于起步较晚，在各方面还存在着诸多问题，具体表现在：

1.对科研档案管理认识不到位。一是领导不重视,对高校科研档案管理工作听之任之，在经费上不舍得投入,在人员配备上也不从专业化上作考虑，对科研档案管理工作缺乏必要的管理、监督和指导。二是科研管理部门、档案管理部门、科研人员对科研档案的重要性认识不足，对档案法律法规了解不多,档案意识薄弱，缺乏宏观规划和管理，各自为政，不顾全局利益,使得科研文件材料收集不及时、不全面，从客观上影响了科研档案归档的完整性。

2.高校科研档案专业技术人员匮乏,科研档案制度不健全。从事高校档案工作的人员,90%以上都来自于其他专业，真正档案管理专业的毕业生微乎其微，大多是兼职档案管理人员，[2]档案管理人员的综合素质普遍不高。许多高校没有制定出完善的科研档案管理制度,在科研档案归档管理工作上缺乏系统性，没有完善的制度保障，不能实现集中统一管理,档案管理人员不知道收集什么，科研人员不知道应该上交什么甚至不愿意上交科研档案材料，致使许多高校科研档案归档管理工作处在失控状态。

3.重藏轻用。长期以来,高校的科研档案管理工作形成了一种重保管、轻利用的状况，借档案的保密性和对知识产权保护之名对归档收集来的科研档案封锁起来，长期搁置,档案室成了储存档案材料的仓库，为高校科研工作和社会服务的作用无从谈起。造成这种现象的原因很多,这与档案管理人员的专业水平低、信息意识不强、开发利用能力差、与社会缺乏交流等不无关系。这一状况导致的直接后果就是科研成果利用率不高，大大降低了科研档案的社会效应。更为痛心的是，科研档案长期搁置会造成知识产权的自然流失。

4.管理手段和服务方式落后。长期以来由于对科研档案重要性的漠视,缺少资金投入，目前大多数高校科研档案的收集、整理、归类、编目等工作还主要依靠手工操作,数字化、网络化程度不高，高校的科研档案信息化建设严重滞后于学校信息化建设的整体水平，工作效率低下。

三、做好高校科研档案管理工作的措施

1.加大高校科研档案宣传力度,提高人们的档案意识。档案人员要走出档案馆,多渠道、多方式、多层次向广大师生乃至走向社会广泛宣传高校科研档案功能、作用及档案法律法规等基本知识，使大家消除对档案馆的神秘感，了解科研档案工作的重要性和必要性，从根本上理解、支持科研档案工作，唯有如此，才有可能得到领导的重视，争取到更多的发展机会和资源，吸引更多的人走向档案馆，最大可能地利用高校丰富的科研档案信息资源。

2.加强高校档案人才队伍建设,完善档案规章制度。为更好地开展高校科研档案工作，必须引进专业技术人才充实到岗位上来，对现有的从业人员进行培训，坚持走出去学习先进经验和请进高素质人才两条腿走路的举措，尽快凝聚一批专业人才，打造一支业务、作风过硬的高素质人才队伍，使高校科研档案工作走向规范化、科学化发展之路。同时制定完善的管理制度和管理办法以及相应的制约手段，依靠行政干预，做到有章可循,有法可依，促使科研档案管理人员充分发挥聪明才智，自我加压,变被动工作为主动服务，引起科研人员对科研档案工作的重视，自觉主动地存档，从而保证科研资料的安全归档。

3.加快高校档案数字化建设，提高服务水平。随着校园信息化建设的大好时机的到来，高校科研档案管理部门应乘势而上，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是电子文件全文数据库建设，逐步完善多种检索工具，最大限度地揭示科研档案信息资源，在网上实现电子文件的实时管理与利用,实现档案信息资源数字化、档案信息服务利用网络化、档案管理工作自动化，更好地服务于高校的科研工作，最大限度地拓宽科研档案利用服务渠道。提高科研档案信息资源的利用水平，扩大科研档案资源利用范围和影响。

4.建立反馈机制，即采取各种有效措施,及时、准确地收集和掌握学校科研工作者对科研档案利用需求的一种管理机制。它包括检索工具是否能方便用户使用、编研成果能否起到广泛而准确地传播科研档案信息的作用，各种提供服务的方式、各种有关档案的规章制度能否被利用者所接受，档案人员的服务态度和工作能力要改进的地方等等。其目的在于改进科研档案工作,更好地为师生服务。

四、正确处理两个关系，进一步做好高校科研档案开发利用工作

档案存在的价值和意义在于利用。档案管理工作的最终目的就是最大限度的开发利用档案信息资源，为人类社会活动和社会实践服务。高校科研档案管理工作者在实际工作中要正确处理保密与利用、利用与著作权两个关系，进一步做好高校科研档案开发利用工作。

1.正确处理保密与利用的关系。档案的保存是手段，利用是目的，但应当在法律法规许可范围内。我国高校中的许多课题组承担的项目已被国家的保密部门明确了密级，凡是国家定密后的科研项目都带有密级，这些涉密的科研项目所形成的科研档案中的信息就属于涉密科研档案信息。对非涉密科研档案的课题完成人和具体保管人也明确规定其不可随意泄漏科研信息。高校科研人员和档案管理人员必须确保非涉密科研档案信息处于可控制范围之中。[3]也就是说,对于涉密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须按照国家有关保密的法律法规的规定办理。“解决好保密工作保什么、放什么的问题，切实做到该保密的应该保住，该交流的还能交流,更好地为改革开放和经济建设服务”。

2.正确处理好利用与著作权的关系。著作权作品合理使用的限制是《中华人民共和国著作权法》第22条规定的，因此，我们在利用科研档案时要特别注重对科研成果中关于著作权作品的保护，做到合理使用。一方面，利用科研档案可以为高校的科研、教学以及课题、学习研究、课堂教学服务，为高校的各项工作起着推进作用，为学院的经济发展发挥促进作用；另一方面，也不能因为利用，而忽略了科研档案中有关于著作权作品合理使用的限制。正确处理好利用科研档案的同时，不侵害著作权人的各方面的权益。只有在这样一种“和谐”的前提下充分发挥科研档案的作用，既保证了科研成果中著作权作品合理使用范围，又充分发挥了科研档案对学院各项工作服务的目的，两者存在着相辅相成相互促进的关系。[4]

3.增强服务意识,加大科研档案开发力度。科研档案管理者要增强主动服务意识，主动了解校内外各方面的信息需求，在熟知馆藏科研档案的基础上，充分利用网络信息管理优势，有针对性地开展档案信息的二、三次加工，在确保科研档案的安全性和保密性的前提下，编制各种目录、索引和摘要等，开发档案信息资源，特别是开发专题特色档案信息数据库，为广大用户提供全方位、多功能的信息化服务，并在更大范围内实现科研成果档案信息资源共享的使用价值。

[1]游沛清.对高校科研档案管理的几点认识[J].益阳师专学报，2002，(06)：38

[2]林华.高校科研档案管理工作探讨[J].山东省农业管理干部学院学报，2011，(02)：161-162

[3]田滨海.对高校科研档案信息安全的几点思考[J].黑龙江档案，2010,(03)：47

[4]谢小红.著作权作品合理使用的限制与高校科研档案的利用[J].兰台世界，2011，(09)：46-47