档案信息化建设的意义和策略

刘 瑛

（大连大学 档案馆, 辽宁 大连 116622）

档案信息化建设的意义和策略

刘 瑛

（大连大学 档案馆, 辽宁 大连 116622）

档案信息化是新世纪我国档案工作重大战略决策，对社会信息化和档案事业现代化发展具有重大意义。为探索档案信息化建设的有效途径，在分析当前我国档案信息化建设奋斗目标的基础上，从我国目前档案信息化建设的实际情况出发，提出了档案信息化是档案事业适应时代和社会发展的必由之路；是开发档案资源的科学手段和提高档案服务水平的必然选择。同时在加快档案信息化建设的对策方面，进行了有益的探讨。

档案；信息化；策略

2002年国家档案局颁发《全国档案信息化实施纲要》，又于2011年1月14日发布了《全国档案事业发展“十二五”规划》，根据上述文件概括出我国档案信息化建设的奋斗目标如下：本着统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则，加快档案信息化基础设施建设，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案数字化和数字档案馆建设，加快推进档案信息化标准化体系（各种管理系统、格式、标准，如档案数据库管理系统、文书类档案长期保存格式等）、安全保障体系、（安全保密体制、法制、技术防范、设备设施与道德建设）等和人才队伍建设。档案部门建设使用内部局域网，基本实现档案管理现代化和办公自动化；依托当地电子政务建设工程，建立为各级党政机关服务的档案目录信息中心，构建中国档案文献数据库；依托公众信息网，打造“一站式”档案信息资源共享和服务平台，构建全国档案工作信息网[1]。

经过多年建设，档案信息化取得一定成效。但是发展速度不够快，成果不显著。为此有必要进一步提高对档案信息化建设意义的认识，并且采取积极措施，推进档案信息化健康快速发展。

1 实现档案信息化意义重大、深远

档案信息化是新世纪我国档案工作重大战略决策。对社会信息化和档案事业现代化发展具有重大意义。

1.1 信息化是档案事业适应时代和社会发展的必由之路

人类社会正在由工业化时代向信息化时代发展。知识呈爆炸式飞跃增长。国内、国际竞争的胜负在很大程度上取决于对信息的掌握。信息成为重要的资源和财富，影响着经济和社会的发展。档案事业要跟上时代发展的步伐，适应社会发展的需要，必须实现信息化。档案信息化是社会信息化的重要组成部分，档案信息化建设滞后，社会信息化就不可能实现，影响我国社会主义现代化宏伟目标的实现。比如，各地已经着手进行的电子政务建设，是国家管理工作现代化和政治体制改革的重要举措，而档案信息化则在电子政务中承担着重要的使命。

因此，档案工作者必须解放思想、转变观念。过去多数人认为档案部门不是主要职能部门，不是生产第一线，在本机关、团体、企业、事业单位中处于次要地位，只能当配角，作辅助工作。这些认识影响了档案信息服务处于被动消极的状态。现在信息成为社会与经济发展资源和财富，档案馆（室）是各机关、团体、单位的信息中心，在信息社会中，档案事业成为社会支柱行业。档案工作者必须振作精神积极进取，成为信息化建设的主力军。

1.2 档案信息化是开发档案资源的科学手段

档案存入库房，处于静止状态，只有通过档案信息开发工作把死档案变成活的资料，并且经过信息加工形成数据库、技术库、文化库等，档案中蕴藏的信息价值就变大、变活，成为财富。由之，档案馆（室）的地位和作用就发生了根本性变化。传统档案管理是人用手工管理，主要是纸质档案，加上照片、录像带、光盘、实物等。工具只有裁纸刀、钻孔机等。档案管理现代化要求把纸质档案，照片等通过数码相机、扫描仪等实现数字化，新生档案往往是利用计算机在网上接收。档案的整理、存储、统计、检索、编研、传输等各工作环节都在计算机和网上进行，速度快、质量好、效益高，实现了机械化、自动化，从而大幅度提高了档案部门的现代化水平和社会服务功能。

1.3 档案信息化是提高档案服务水平的必然选择

档案馆（室）的利用服务多数是在规定的时间（工作日）、专门地点（阅档室）、按照身份（是否有资格查阅各种档案）查阅指定范围的档案。档案查阅利用制度偏重于保密。档案员多是坐等上门来才提供服务，远远谈不上为公众服务。档案信息化则是让广大公众享有获得档案信息的权利。发达国家大多颁布《信息自由法》。不属保密范围的一般的档案信息可以向公众提供。鼓励面向社会公众提供信息服务。如英国议会是根据为公众提供信息服务的数量和质量来决定每年向国家档案馆拨款额度。美国国家档案馆发展联机在线服务系统，面向社会用户提供1000万条的永久性电子记录，另外还提供其它在线系统不能提供的100万条电子记录[2]。我国是社会主义国家，人民是国家的主人，理应享有获得档案信息的权利。档案信息化要求建立档案信息网，社会组织和公众不受时间、地点、身份等限制想要查阅档案信息就可以上网查阅，为社会、经济发展服务。大连市长海县档案局同农（渔）业科技研究机构和高校合作，建立县、乡镇、农（渔）业生产大户三级科技档案信息网，引导渔民从海洋捕捞转为海底养殖，渔民积极响应。大连市长海县的海底养殖海参、鲍鱼、扇贝、海胆等海珍品变成海洋牧场，从此全县农民人均年收入一直处于辽宁省各县之首。大连市农业科学研究院把农科网送到全市农村，农民通过设在村里的网络终端触摸屏或咨询电话就可以查阅、咨询农业技术问题。大连市档案局把市档案信息网也挂在这个网上，面向全市农民服务，成为辽宁省档案信息化的先行者。这是档案信息化为社会和经济高效服务的生动事例。

2 加快档案信息化建设的对策

2.1 解放思想，转变观念

解放思想的核心是坚持实事求是的思想路线，破除旧思想、旧观念、旧习惯的束缚。中国明代末期以来500年间错失世界四次科技革命机遇，使中国由世界经济、政治、技术一流大国一落千丈，沦落为一穷二白、被列强欺凌的地步。第五次科技革命我国起步晚，对社会经济发展促进力度较大，但是没有重大突破性贡献[3]。国家提出建设创新型国家的发展战略，旨在奋起直追，在信息化社会建设中早日进入世界前列。档案界诸多干部、群众习惯于纸质为主的传统档案管理的思维定式，对信息化重大意义认识不高、决策理论理念理解不透，人力、财力、物力投入不大，缺乏魄力。他们既不针对档案信息化发展深层次矛盾进行大胆剖析，找出症结，获得规律性的认识；又不借鉴国内外档案信息化先进经验，不断克服困难障碍取得突破性发展；也不放手发动群众，大胆改革创新，因此要推动我国档案信息化建设的健康发展，有必要在全国档案界进行一次普遍性思想大讨论教育活动。没有思想上的革命，就难以加快档案信息建设的深入发展。

2.2 加强统一领导 建设理论体系

档案信息化建设是有史以来一场大的档案管理革命。我国是大国，行业多，情况千差万别，若没有统一领导、有效协调，以及不断及时发现问题并制定对策，档案信息化建设无从谈起。应当在国家档案局及各省、市（地）、县中设立常设机构，专门负责档案信息化建设工作。

再有，应加强档案信息化理论创新工作的领导，成立领导小组。比如，以中国人民大学信息资源管理学院和档案理论科研院所为骨干力量，组织全国档案理论拔尖人才，分工协作，对档案信息化理论体系及其组成部分进行攻关研究，形

成成熟的档案信息化理论体系，并统一各种标准、规范和专用软件等。

2.3 加强队伍建设 提高人员素质

档案信息化是一场长时期攻坚战。首先，要选拔得力领军人物。从中央到县应当把最优秀、最得力的干部抽调出来，牵头组建起档案信息领导班子。其次，选拔档案信息化科技人才，争取党政领导和当地社会信息化部门的支持，像选钱三强、钱学森等搞两弹一星那样，从国内外聚集优秀拔尖人才。第三，提高档案人员素质，经过全面考核分析后，有的到高校读研深造，有的到信息化先进单位实践学习，有的在职按计划进行系统的培训。在规定时间内取得上岗资格证书。经过反复培训仍然不能合格的调离档案工作岗位。

2.4 健全法规制度 规范管理工作

我国社会主义档案法规建设以档案法为标志分两个阶段：1987年档案法公布前，档案法规建设表现在制定档案行政法规和行政规章方面；档案法颁布后，以档案法为核心的档案法规体系日趋完善，档案法规建设步入新的历史阶段[4]。建立健全档案信息化法规规章体系，使档案信息化工作纳入法制化框架之内。要严格执行法规制度，建立考核评估办法和指标体系，定期考评，总结经验教训，奖优罚劣，防止渎职和违规，造成档案安全事故和档案信息化建设受阻。

2.5 提高利用效益，争取社会支持

档案信息化建设是社会信息化建设核心工程之一。档案信息化不仅为国家政治、经济、文化、科技、教育、体育、卫生等事业发展服务，而且也是为了使人民群众享有信息知情权、利用权的民生工程。目前多数人民群众不知道档案工作是干什么的，以为档案只是每人一袋子的人事档案。他们不知道从中央到基层单位各行各业每天工作形成的原始记录具有保存价值的都作为档案保存起来了。如新建亭台楼阁、铁路、广场、地下管线等建筑技术材料形成基建档案；所有财务会计的帐簿、凭证形成会计档案；所有科技研究方案、立项、研发、鉴定、应用材料形成科技档案，所有机关、团体、企事业单位工作材料形成文书档案等，各类档案有几十种。

档案价值在于利用，要把不属保密范围的档案早日加工上网。为社会经济发展服务，使广大公众可以不受时间、空间等限制充分利用档案信息，为工作、生活服务。从而争取广泛的社会支持帮助。特别要取得相关团体、企业、事业单位的支持。只有这样，才能克服困难、提升信心、增强动力，实现各个阶段信息化奋斗的目标，总之，档案信息化建设应在为社会各行业、单位的信息化工作提供支持的同时，实现共同发展。

[1] 全国档案事业发展“十二五”规划[S]. 国家档案局, 2011.1.

[2] 侯英. 美国国家档案馆新动态[J]. 兰台世界, 2011(3).

[3] 何传启. 第六次科技革命的机遇与挑战[N]. 学习时报, 2011-06-13（7）.

[4] 孙成德. 档案法制与档案职业道德[M]. 辽宁人民出版社, 2003, 3.

The Significance and Strategy of File Informationization Construction

LIU Ying

(Archives of Dalian University, Dalian 116622, China)

File informationization is a great strategic policy of our country’s archive work in the new era, which is of great significance to the social informationization and archival modernization development. Based on the analysis of goals of the file informationization construction, this paper explores the effective ways to achieve them, proceeds from the real conditions, and then proposes that file informationization is not only the only route for archive work to adapt to the times and social development, but also a scientific means to explore the archival material and an inevitable choice to improve archival service. Meanwhile, this article carries out the beneficial discussion as to the solutions to speed up the informationization construction of files.

archives; informationization; strategy

G27

A

1008-2395(2012)03-0104-03

2012-02-27

刘瑛（1973-），女，馆员，研究方向：档案信息化建设和档案管理。