浅议高职高专院校档案收集*

李海霞

(烟台职业学院组织人事处，山东烟台264670)

高职高专院校档案的收集是把学校在教学科研管理各项活动中直接形成的，对学校和社会有保存价值的，各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料收集起来，进行科学的统一管理与利用档案收集工作，是学校档案工作中极为重要的一个环节。与档案工作的其他环节相比，处于一种特殊地位，表现在:1、它为档案实体管理提供对象，为档案提供丰富内容。2、收集质量的好坏直接影响馆(室)各项业务的开展，影响档案信息的开发利用和实现档案的集中统一管理。可以说，没有收集工作就没有学校档案的管理、鉴定、统计、保管与利用，也就无从谈起档案工作。因此，通过开展档案收集工作的过程，从理论与实践中摸索出一套既符合我国经济发展需要，又与学校改革开放相适应的档案收集途径，是推动、改进档案工作不断深入发展的重要措施，也是档案工作者义不容辞的责任。

一、高职高专院校档案收集的渠道

高职高专院校档案的收集，主要是通过各职能部门(系、部、处、室)专兼职档案人员对文件收集、整理、移交院校档案馆(室)集中统一管理来完成的。收集方式有各职能部门档案的收集、学校档案馆(室)集中对全校档案的收集及其他一些对零散文件的收集。

(一)学校各职能部门的收集

目前，各高职高专院校档案收集，基本上实现了网络式的收集办法，即各系部处室分头收集、立卷，统一移交院校档案馆(室)。由于各职能部门都配备了专兼档案员，这些人员包括系部文书、处室文书人员或其他业务人员，他们对本部门形成的文件材料了如指掌，能够及时、有效地收集、甄别与分类，按时完成归档任务，为学校档案工作奠定了坚实的基础。

(二)档案馆(室)对全校档案的收集

学校档案馆(室)的收集工作是在各职能部门专兼职档案人员和学校档案馆(室)之间进行的。通过移交收集到馆(室)的档案，由学校档案馆(室)统一集中管理。档案的收集，维护了学校档案的完整、准确、系统、安全，便于综合开发利用档案信息资源，实现信息资源共享。

(三)零散文件的收集

一所学校产生和形成的文件材料很多，遍及学校各个部门，涉及个人的也不少。如:教师个人的论文、专著手稿，科研人员各种科研记录、草稿等等。

为了保证学校档案的完整齐全，必须进行全面收集、重点收集。这就需要采取普遍收集与重点收集相结合的办法，杜绝文件材料的丢失和遗漏。近几年，由于学校教育改革的不断深入和发展，档案文件的产生随着各种机制的变迁，特定环境时间、地点限制等给收集带来一定难度，甚至收不上来。如:对科技成果和新产品鉴定、报奖、基建工程的验收等，如果不及时进行现场跟踪收集，一些应归档的文字材料、图表、照片等容易散失，影响学校档案的完整与齐全。因此，零散文件的跟踪、及时收集是收集工作中不可忽视的环节。

二、现实工作中档案收集的困境

(一)高职高专院校档案部门建制的不合理，严重影响制约着其职能的发挥，使收集工作不尽人意

高职高专院校档案收集工作，是学校档案职能部门(综合档案或档案馆)依据上级有关档案工作法规、细则、办法，制定合乎本单位实际情况的《归档制度》、《归档实施办法》等来完成的。具体收集工作由各系、部、处室专兼职人员、档案馆(室)专兼职人员来完成。档案部门负责监督、检查、指导，档案部门职能发挥的好坏直接影响收集材料的数量与质量。基层单位建制上的不完善，不仅使档案职能部门难以行使职权，档案部门应承担的，对各职能部门档案收集工作的监督、指导、检查、评估奖惩等也显得软弱无力。现行的档案职能部门都是校(院)办公室的下属部门，进行监督、检查的部门大都是上一级职能部门。这是高职高专院校由上至下分层管理，部门领导只对校领导负责制的管理模式造成的。建制不到位，制定的《归档制度》、《岗位责任制》等等，根难落实到实处。对于不能完成归档任务的部门、人员，下级部门的奖惩收效甚微。有的学校立卷人员职务高于档案职能部门，对他们的监督、检查也仅是一种形式。因此，档案工作建制上不合理、不完善，制约着档案部门职能的发挥，档案材料收集的完整率、齐全率达不到要求。

(二)兼职人员调换频繁，业务素质普遍不高，直接影响收集任务的落实

学校应在各系、部、处、室，设有专兼职档案人员，实现网络化管理。但兼职人员大多同时承担着本部门其他的工作。诸如学生工作、教学管理、统计、文秘等等，有的还在教学中担任教学任务。也就是说，兼职人员大部分是以其他工作为主，附带档案工作，因而稳定性差，责任心不强。如果学校档案部门不经常到基层部门了解收集情况，往往会出现专兼职人员已经更换，应收集的一些重要文件、重要事件依据无法找到，颇有一种番“人去楼空难寻觅”之感。因此兼职人员调换频繁，直接影响收集任务的落实。

还有一点就是各校兼职人员的档案意识、业务素质普遍不高。就其原因，是缺乏档案知识培训。虽然他们中有不少人员文化层次很高，但他们了解档案与档案工作的基础知识甚少。尽管市档案局多次举办业务培训，但因涉及诸多原因，能批准参加学习的人次有限。这样的人员设置、这样的业务培训，要想及时按质、按量完成档案的收集任务困难较大。另外，专兼职人员外出参加学习、相互业务交流机会甚少，限制了档案人员知识能力的提高，业务素质必然不高。

(一)依法治档。随着法制思想日益深入人心，学校也进入了依法治校的时期，依法治档作为依法治校的一个组成部分理应受到重视和加强。在国家制定的有关法律法规的基础上，制订和完善高职高专院校自身档案收集、管理、利用的具体办法和措施，使档案材料从出台到收集等一整套过程能真正做到有法可依、有法必依、执法必严、违法必究，从法律制度上保障收集的可操作性。

(二)加强档案工作重要性认识的教育。历史是一面镜子，学校办学所走过历史是一面镜子，学校办学所走过的曲折道路、艰难困苦、经验教训，无不反映在一个学校的档案材料中，所以档案工作的重要性应灌输到每一个档案人员的潜意识中，使之化为主动工作的行动动力。由于我国基层档案管理收集管理的法制还不完备、健全，我国现阶段管理模式正在不断改革和完善之中等因素的影响，管理层，特别是学校的主要领导更应加强档案工作重要性的学习，真正从思想认识和工作行动中关心、支持档案工作的构建。

(三)加强档案专、兼职人员的主人翁态度和服务意识。档案从业人员除了有良好的档案工作素质外，还应有主人翁态度和服务意识。由于档案管理内容涉及学校的各个方面、涉及材料多、人员广、许多管理人员缺乏应有的态度和意识，这就需要我们的档案工作人员本着从学校利益出发的高度责任心和主人翁态度，主动服务上门、协助档案材料的整理、收集，以自己的工作态度和热情感染他人，保证档案收集的完整性和高质量。

随着科学技术的发展，档案管理工作也需要从硬件到软件的更新发展，特别是软件的配套难度较大，要适应现代化管理的要求，需加强以下几方面的工作:

1．加强学习，提高档案从业人员素质

现代化的设备大大提高了管理效率，但先进的设备操控在不同水平层次的人员手中，发挥出的效果是绝然不同的。所以应花大力气，对有关档案人员进行真正意义上的培训，使他们的业务水平更上新台阶，特别是使他们能做到自觉学习，不断学习达到一个良性循环，这样通过全面知识的学习，使档案人员素质提高，为档案的管理上档次，为提高档案使用效率打下基础。

2．加强档案管理

有了先进的设备，不断完善的规章制度还需不断提高档案管理的水平。比如过去各种档案资料收集管理无非是简单的造册、登记、装订、上架。而现在这种简单劳动已不能适应社会发展的要求。档案专、兼职人员应对可能形成、正在形成、已经形成的各类档案资料进行全面的监控，保证资料的全面完整。收集到的资料应对其真实性、可靠性进行分析，而不是简单的贮藏和保管，为今后各类档案能准确及时发挥功效做好准备，提高工作效率。

3．加强社会服务意识

档案收集管理的目的是利用，小是为单位的建设发展服务、大则是为社会的文明进步服务。所以对档案工作人员要不断地培养这种服务意识，使他们真正认识到他们辛辛苦苦的工作就是为了让收集管理的档案资料能真正地发挥其作用，服务社会，服务人民。服务意识的加强不在于我等你来再为你服务，而应充分利用现有资料上门服务，这样我们的档案工作就有生命力了。

［1］许晓明，丁修茂．档案工作文集［M］．北京:中国文联出版社，2004．

［2］张尚瀛．档案工作理论与实践［M］．华艺出版社，2006．