对ERP环境下的企业内控管理探究

谢翠霞

（马鞍山钢晨实业发展公司润滑油分公司,安徽 马鞍山 243000）

一、ERP与企业内部控制运行范围界定

（一）ERP的运用内涵

在20世纪90年代初期，美国Gartner Group公司最先提出ERP这一概念；ERP起初是作为一种新型的企业管理模式、同时也是重要的管理手段和工具，以先进的计算机网络管理系统为载体；充分地将企业供应商与企业内部的各个环节，如采购、生产、销售、售后、客户等紧密联系起来，一定程度上是对MIS、MRP-Ⅱ管理范围的一种扩展；企业应用ERP（Enterprise Resource Planning，企业资源计划）系统的目的之一就是加强对企业内外部资源的计划与控制。因此企业实施ERP管理，可以实现对企业的动态控制、完成对企业各种资源的集成和优化，最终实现企业资源的合理、高效的利用，因此对提升企业的管理水平起着举足轻重的作用。

（二）企业内部控制及其目标

企业内部控制目标是在企业遵循国家法律法规的前提下，促进企业的资产安全完整，提高企业信息报告质量，短期内提高经营效率，从而最终实现自己的发展战略。其实质就是为实现发展战略在企业正常经营活动中而采取的必要一系列管理措施。企业在ERP环境下，企业的内部控制的具体形式随之发生变化：一是企业需要利用风险手段来重新确定生产经营观念的业务流程；二是对企业整个流程和控制的设计能否很好地满足企业最终目标的实现；三是对企业内部控制方式上要看是否具有合理性。

二、ERP环境下促进企业内部控制效益的分析

（一）ERP在企业内部控制中作用与问题

通过对企业内部控制的目标进行分析之后，可以看到企业内部控制的目标涵盖企业生产经营活动的全部内容，ERP作为一种信息管理系统，是为实现企业内部控制目标来服务的。在ERP实施之后，需要对企业的相关组织进行重新安排设计，对企业的业务流程进行全面改进，也就是对企业业务流程的再造，再造之后的企业流程将成为企业组织必须遵守的共同标准。通过对企业流程的设计再造，一些设计人员正确的管理思想可以体现企业内部有效控制和高效信息优势，同时将企业内部控制的要求加以全面考虑来形成企业内部组织所遵循的共同标准，实现ERP对企业内部控制的重要作用，但从另一方面看由于ERP的程序设计和实际操作都是人为主观因素进行操作的，其操作过程中不可避免地存在一定的风险性，一旦前期数据输入有误，将会对企业生产经营的整个过程产生十分消极的影响，最终可以导致企业在管理决策上的失误，ERP数据人为操作和控制使之呈现出一定的主观性。同时，ERP在资产安全、财产价值方面同样存在与其他信息系统一样的风险，因此也要将ERP作为企业内部控制的重要客体对其进行有效控制。

（二）ERP环境对企业内部控制环节和方式产生影响

企业在ERP信息系统中，将生产经营管理业务流程、内部控制环节关键控制点和处理规则嵌入系统程序，实现内部控制管理中的手工环境下难以实现的控制功能，实现内控下的物流、资金流、信息流的统一。如：通过权限管理功能控制用户的操作权限，建立不同等级信息的授权使用制度，达到将内控管理中不相容职责相分离的目标。如在ERP中设置操作日志功能，对操作情况进行监控，确保操作的可审计性，达到内部控制的监督与审计的实时可操作；对异常的或者违背内部控制要求的交易和数据，设计由系统自动报告并设置跟踪处理等，满足内部控制中重大事件即时汇报、重要事件定期汇报制度，这样可以避免传统条件下内控中舞弊现象的发生，对企业内部控制环节将产生巨大的积极的影响。另外，ERP方式对企业的操作流程和运行方式都将产生巨大的变化。ERP环境下，企业数据的转抄可以通过数据共享的方式来保证数据的一致性，数据的传递通过网络技术从而保证了同步性。数据的计算和汇总通过程序公式自动完成从而保证正确性，这样可避免传统条件下人工操作的漏洞和错误率，对企业内部控制环节产生积极的影响，ERP系统大大提高内部控制的效率。但从另一方面看由于ERP的程序设计和实际操作都是人为主观因素进行操作的，其操作过程中不可避免地存在一定的风险性，如信息系统规划不合理，可能造成信息孤岛，导致企业经营管理效率低下；系统开发不符合内部控制要求，授权管理不当，可能导致无法利用信息技术实施有效控制；系统运行维护和安全措施不到位，可能导致信息泄漏或毁损，系统无法正常运行。最终导致企业在管理决策上的失误，无法实现内控目标。

三、ERP环境下提高内部控制效益的可行性建议

（一）切实加强企业文化提升及员工的培训，使企业内控改革与ERP实施相协调

本质上来讲，ERP是企业实施内控的一项深刻变革,要求企业员工的行为方式、工作方式以及习惯方式都要在变革中积极迎合ERP环境，对员工的个人利益会产生一些影响。企业内控过程中加强改革力度，减少员工抵制是保证ERP成功实施的关键因素，直接影响到ERP实施的效果。企业内控改革必须要跟上ERP实施的步骤，就必须要处理好以下几面的问题：首先，当员工在面对ERP这个新的环境时，企业要加强宣传了力度，避免员工在新的工作环节下产生畏惧和消极面对的情绪，逐步增强员工对ERP的认同感，这是企业内控改革让员工在思想方面跟上ERP实施的步骤；其次，企业在加强内控改革时要高度重视员工的培训和再教育工作。毕竟ERP环境下为员工创造的是一个新的、甚至是陌生的环境，要想让员工尽快熟悉并适应ERP环境就必须加强系统的ERP知识培训，保证员工及时的在新的管理体制下获得必要的技能，这是企业内控改革让员工在行动上跟上ERP实施的步骤；再次，企业要做好与员工之间的交流与沟通，逐步在企业内控改革中建设完善的协调机制，用更加明确的形式确定企业部门之间、各业务层次之间的协调方式。对与在实施ERP过程中出现的抵制要善于采取灵活多样的手段及时排除，这是企业内控改革让员工在发展层面跟上ERP实施的步骤。

（二）在ERP环境下，企业一定要根据与时俱进的本企业内控目标制定并完善ERP工作流程，不断增强新环境意识,转变管理观念

随着国际及我国经济的发展，企业生存环境、竞争方式以及管理模式上也在不断的变化，企业一定要根据环境的变化通过ERP工作流程及时确定新的内部控制目标，通过ERP工作流程加强对生产经营的各个环节进行评估，重点要对内部控制的效果进行评估，利用ERP环境促使企业在新的环境下对内部控制的目标、内控体系的构建等积极做出调整，充分调动其企业管理层和全体员工的参与积极性，在ERP环境下提升企业内部系统操作能力和管理水平。以此实现对企业资源的充分利用，提高数据的准确性和工作的效率，保证企业的生产经营管理活动、内部控制制度能够与企业发展目标相一致，进而提高企业的市场竞争力。

（三）不断强化风险管理意识，降低实施ERP环境下的内部控制风险

企业在运用ERP的时候，在一开始就应当清醒的认识到在带来便利的同时对企业发展带来的可能性风险，根据环境的变化不断对企业内部控制进行科学和规范的评估与改进。ERP环境下，企业所面临的风险主要来源于企业重组后的业务流程方面。因此企业一定要强化风险管理意识，在实施ERP过程中进行定期或不定期的风险评估，找出对业务流程破坏性最大的影响因素，以此来降低实施ERP环境下的内部控制风险发生的概率。应对风险的方法主要是加强企业内部的监管。ERP环境下，在充分了解内部控制环境之后要实施风险评估，在此基础上执行监督管理程序，将风险控制性测试系统作为风险应对的必要补充来降低风险的负面影响，提高企业内部控制的效果。

（四）企业要进一步健全与完善ERP环境下的岗位设置

企业在ERP环境下可以采取完善的岗位设置来不断提升企业内部控制水平，对不同岗位的职责和权限进行明确的规范，以此来方便企业更加有效、更加准确的进行内部控制。ERP系统岗位设立应该切实从企业自身的实际出发，可以尝试建立将岗位设置成一般岗位、与ERP系统相关的岗位。需要指出的是，与ERP系统相关的岗位应该注重对ERP进行直接操作、直接管理、维护保养、软件开发与管理岗位，并且根据企业实际工作需要与企业内部控制的实际需求上进行交叉设岗。ERP环境下的岗位设置既要保证其独立性，还要形成互相联系、互相制约的关系。

（五）企业要进一步健全与完善ERP环境下加强内部审计与监督

ERP环境下加强企业内部控制体系的主要内容之一就是要加强企业内部的审计与监督，加强企业内部审计与监督也是保证企业内部各环节的重要手段。实施企业内部的审计与监督，可以有效提升企业经营与管理水平。ERP环境下加强内部审计与监督，要设立专门的审计部门或独立审计单位，在国家相关法律法规的指导下严格对企业内部的财务管理等各个环节进行审计。审计与监督的时间段控制上，既要有制度式的定期检查制度，又要采用定期或者是不定期的抽查方法。对于发现的问题要及时提出整改措施，对于出现的严重违规或违纪现象也要制定相应的出发措施。

（六）ERP环境下，企业要不断实现业务流程的优化管理

企业内控过程中，实现业务流程优化管理是促进ERP实施的最为关键因素之一。实现业务流程的优化管理，就是要实现流程管理中的合理化、最优化。企业实现业务流程最优化，就必须要重点做好以下几方面的工作：第一，业务流程优化管理是对原有业务流程的深刻变革，如果处理不好，会引发一些列的问题和矛盾，因此企业在实施业务流程优化的过程中要谨慎处理好各种关系，避免为今后ERP实施埋下隐患；第二，企业实现业务流程优化，还要坚持循序渐进的思路，毕竟ERP系统的实施仅仅为企业搭建的是一个初步的流程结构框架；。业务流程实现优化后，要求在实施ERP之后要求业务人员不断加强对系统的了解，联系实际业务情况，逐步优化可操作性；第三，在业务优化管理过程中，要区分好企业在现有模式下具备什么样的关键流程，这些流程与ERP设计中的标准流程究竟有多少差距，明确好差距之后，分清主次，逐步推进。

四、结语

ERP作为先进的企业管理理念，为企业内部控制管理带来的是一种新型的管理模式。作为一种先进的管理工具，倡导将企业业务流程看作是一个紧密连接、相互作用的供应链条，实现与供应商之间在各个环节上的有效对接。这种方法。极大实现了对企业的动态控制，实现对企业资源的集成管理和优化管理，对于提升企业基础管理具有十分重要的意义。ERP环境下，企业加强内部控制建设必须要重点确定新的内部控制目标，不断增强新环境意识,转变管理观不断强化风险管理意识，降低实施ERP环境下的内部控制风险，进一步健全与完善ERP环境下的岗位设置，健全与完善ERP环境下加强内部审计与监督实现业务流程的优化管理，只有这样，企业才能在充分利用ERP这个先进的管理工具实现提高企业内部控制的目标。

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