浅论礼貌原则在商务英文函电中的运用

新余学院外语系 廖丽蓉 晏莉 陈怡

在全球经济一体化的大背景下，国际贸易正以前所未有的速度快速发展。我国加入世界贸易组织以来，对外贸易不断取得进展，同时，更大范围的国际商务活动也日益频繁，伴随着这些贸易发展，起着重要的桥梁与纽带作用的商务英语在国际商务与对外贸易中的作用也得到了凸显。尤其是在商务竞争异常激烈的今天，在国际商务中不断推出产品扩大市场，赢得利润，是每个开展对外贸易国家或跨国企业的理想，那么依托商务英语有效地、得体地沟通就显得尤其重要。而商务函电是这类商务活动中重要的内容之一，相关的贸易专家有的专门致力于商务函电写作的研究。因为礼貌得体的函电、周密的商务合同、以及准确的对外贸易的法律文书是国际商务与贸易活动成功的一半，也是顺利合作的保障。而在以商务英语为工具的商务函电的写作中，礼貌原则是基础与原则，任何商务交流中都离不开这一原则与基础。同时，它也是未来保障商务活动有效、合法、顺利进行及开展的有力保障。何谓礼貌的商务英语函电呢？它要求所写的信函尊重与理解对方的权利和愿望，在措辞与语气语调方面要得体、高雅；在函电中要体现出对贸易对象的彬彬有礼，谈吐得体脱俗，重视对方的观点，满足对方的心理，最好能让对方产生希望合作愉快的感觉，以礼貌的原则起草函电，能在商务对象的头脑中，树立起一种信任感，带给对方良好的交流体验，让对方感受到我方的修养与职业准则，从而为我们赢得更多的商务机会，竭力促成国际贸易成果。

1 礼貌及礼貌原则

在可参考的权威英汉词典中，礼貌的英文是courtesy，对其的翻译为：good manners; a polite of kind action or expression；gracious politeness; a polite, helpful ,or considerate act or remark; an act or usage intended to manor of compliment courteous remark or act，意为良好的举止，彬彬有礼的表达与行为方式。因此在英文函电的行文中，如果想做到“courtesy”就需要从彬彬有礼的表达入手，用一种有建设性的，帮助性的语言风格进行函电的写作，才能更易为对方接受。Geoffrey Leech是英国的语言学家，他提出了一些关于礼貌原则的理论(politeness principle)，至今仍得到应用。他认为：在人们语言交际中，说者与听者，或交流的双方应尽可能地以礼貌的方式来表达(maximize the expression of polite beliefs)，而尽量避免不礼貌的表达方式(minimize the expression of impolite beliefs)，这一原则至今被认为是非常实用的原则，对于商务函电的行文具有非常重要的意义。

早在Leech之前，美国语言哲学家格赖斯(H.P. Grice)(1975)就提出了“会话含义”(conversational implicative)和“合作原则”(the Cooperative Principle)，他在其中的合作原则中提出了具体实现合作的四条礼貌准则：一是数量准则(maxim of quantity)，要求尽量详尽地表达自己想说的内容。二是质量准则(maxim of quality)，就是不要表达自己认为不真实的内容，不要说自己没有充分证据的话。三是关联准则(maxim of relation)，要求表达要合乎条理，具有逻辑性。四是方式准则(maxim of manner),要求表达时应注重方式方法，不要采用会产生歧义的表达，尽量简洁地表述。

1983年Leech在不断实践与研究中，在Grice研究成果的基础上，提出了系统化的六大礼貌原则，就是要求在语言交际活动中，双方应为实现特定的目标，自觉地遵守合作原则。语言的合作原则和礼貌原则，被认为是实现成功交流的非常实用的原则。它同样非常适用于商务交际与谈判。

六大准则具体来讲一是策略准则( Tact Maxim)，即尽量使他人受益最大，受损最小；二是慷慨准则(Generosity Maxim)，即让自己受益最小，使自己受损最大；三是赞扬准则(Approbation Maxim)，即多赞扬他们，少贬低他人。四是谦虚准则(Modesty Maxim)，即尽可能少赞扬自己，尽可能夸大对自己的不足；五是一致准则(Agreement Maxim)，即尽可能少地与他人产生分歧，多与他人保持一致；六是同情准则( Sympathy Maxim)，即尽量减少对他人的反感与不满，而尽可能增加对别人的同情与好感。我们可以看到在Leech的礼貌原则里，主体是针对“自己”和“他人”展开的，而重心是“他人”，多为“他人”着想，把自己的利益和感情放在第二位，其益处在于能更好地获得他人的尊重与好感，增加合作与进一步交流的机会。

2 礼貌原则在商务函电中的灵活运用

2.1 策略原则

策略原则，就是为了达到言语或书信想要达到的目的，在说话与行为上讲究方式与方法的原则。从另一个角度讲，也就是说，如果希望达到己方的目的，就要多从对方的角度考虑问题，让对方感觉到在交流过程中受到尊重；同时，尽量少地表达自己的观点或意图，不要给对方造成先入为主的印象。在行为方式与函电表达中，多减小己方受益的表达，尽可能地加大己方受损情况的表达，这样更容易在商务交易与合作中取得共识与成功。可以说，策略原则运用得当，将会让对方更加相信己方的专业性，同时，也会让对方自觉考虑己方的利益。

2.2 慷慨原则

“慷慨”指的是从说话人的角度，让己方少获利益、少争利益；而扩大自己受损利益的一种表达。结合国际商务及对外贸易的实践，就是要求在函电或谈判中尽可能多地考虑对方态度“other attitude”，而尽可能少的顾忌己方态度“self attitude”或感受。在函电来往中，这一点非常重要，尤其是针对西方人非常重视写信态度这一语言习惯与特点，我国在对外贸易的函电表达中，更要注重多把收函人的目标、态度、利益、情感放在首位，把对方的背景、困难放在心上考虑，放在信中表达出来。尽量加大对方受益的语气与文字，多从对方的立场考虑交易将带给他们的利润与益处，回避或减小对己方获益的表述。虽然有些句子意思一样，但通过慷慨原则的表达后，效果就会截然不同，这种表达，由于更多地考虑了对方受益的情况，因此，通常情况下，双方都可能在交易中退让、妥协以达到共识，实现交易的目标。这就是慷慨原则在函电体现后带给对外商务活动的益处。

2.3 赞扬原则

驱动国际商务或对外贸易进行的，说到底就是利益。在国际贸易中，买方与卖方都有一个基本的、共同的意愿——达成协议、实现交易。双方非常重视建立互信的、和谐的商务关系。双方的沟通也是平行的、横向的，因此，在商务函电中充分运用“赞扬原则”能够有效地提高沟通的进度，即使在交易过程中，出现了不愉快的方面，也要尽量本着少说不赞赏对方的语言，保持求同存异的良好的交流氛围。

对于一方不能履行合约，对另一方造成损失的情况，应积极地协商，找到最好的解决办法。在商务函电中不要出现指责或责难的语句，如果必须需要表示拒绝或失望的时候，也要尽量采用虚拟语气委婉表达自己的意见。以赞扬原则往来函电证明是比较有效推进商务合作的途径。

2.4 谦虚原则

在国际商务函电中，比较重要的礼貌原则就是谦虚准则，即在函电中少提到对自己的夸赞，而更多地应该夸大自己的不足，增加对自己的贬损，有时甚至站在客观的角度上，主动摆出己方的失误。“谦虚”的态度能让对方更加放松地交流，而且会给对方留下比较认真可靠的印象，对于保持合作、推进贸易非常有益。

2.5 一致原则

在国际商务活动或对外贸易活动中，经常会遇到对方的意见、想法与我们相左的时候，那么，我们要在交流的语言或函电行文中体现一致原则，常用的开头句式是“I’m sorry…”或“I’m afraid…”来缓和意见相左带给彼此的紧张气氛。例如我们作为买方收到了对方的报价，但需要卖方给予价格上的折扣。显然，在价格上双方存在异议。在买方的回复函电中，就要采取一致原则，首先提及并认可对方的看法，肯定卖方的产品质量高，然后再提出对价格折让的看法，这样对方更乐于接受己方的观点，提高了继续交易的可能性，让整个交易向着更加积极的方向发展。

2.6 同情原则

所谓的同情原则，就是凡事多从对方的立场去考量。如果需要发一份催货的函电，那么在函电表达的语气中要注意缓和，不要有责备的口气体现出来，要尽量考虑对方的难处。主动为对方着想，为对方找理由，表现出友好大度的态度。用委婉的方式请求对方及时或快速发货，让对方易于接受。因此，同情原则就是把对方的处境或利益放在第一位去考虑行文，让对方以积极的态度看待彼此的合作，最终达到我方的目的。

3 结语

我们知道，在日常生活与人际交往的过程中，礼貌地待人接物是十分重要的。那么在国际商务活动中，在英文函电中更要注意礼貌原则的把握与应用。如在函电中注意不要把己方观点强加于对方；同时给贸易对象留有余地，这样更有利于长久地合作。另外，要利用礼貌原则与对方增进工作之外的友情，以便使我们的贸易诉求更容易为对方所接受。

任何一项国际商务活动都少不了“礼貌原则”，它几乎对所有的贸易活动都具有重要的意义。虽然不同的语言体现礼貌原则的形式有所不同，但未来，将会有越来越多的人意识到礼貌原则在商务函电写作中的不可替代的作用。在不久的将来，会有越来越多的国际商务活动更加重视礼貌原则在商务英语中的灵活运用。同时，还要把握函电上对文化、习俗等方方面面的处理，尤其是了解礼貌原则与函电写作之间的关系。尽量在不同文化之间达成文化理解的平衡，这样才能以灵活、高效的方式实现国际商务交流，与用户建立与维护良好的往来关系，更好地为促进贸易国际商务而努力。

[1]范小华,浅析商务英语函电的特点及其翻译[J].品牌教育,2010(11).

[2]叶淑霞.英文商业书信入门[M].北京:中国国际广播出版社,2001.

[3]王芳.商务英语中礼貌原则的运用[J].华北科技学院学报,2003(5).