与时俱进，提高学校档案管理水平

◆段英瑶

(黑龙江省大庆市萨中第一小学)

与时俱进，提高学校档案管理水平

◆段英瑶

(黑龙江省大庆市萨中第一小学)

随着时代的发展，科技的进步，传统的档案管理工作正逐步向数字化、信息化迈进。为此，加快档案管理工作的现代化进程，转变档案管理工作观念，全面提高档案人员的整体素质，是摆在我们面前的一项迫切的任务。对此，我们有以下几点思考。

一、学校档案管理工作的现状

l．学校重视不够，缺乏专职档案管理人员，各项制度没有落实，档案材料不完善，全员档案意识不强，影响了档案材料的利用。

2．现代化管理水平不高，软硬件条件还比较差，主要停留在手工的编目、检索等纸质档案材料水平，没有向数字化、电子档案材料转化。

3．服务意识和服务水平较为低下，只是停留在被动地等材料送上门和材料来了后仅是存放的水平，没有充分地利用档案材料主动地为学校中心工作服务。

4．档案管理人员变动较多，专业知识结构单一，整体素质不高，业务能力不强，缺乏必要的培训和提高。

二、学校档案管理工作的发展趋势

加快档案管理工作的现代化进程是历史的必然。在做好传统的收集、编目、著录、开发利用工作的同时，要着眼于加快自身的现代化、信息化水平，要利用新技术，将传统的档案管理向数字化档案管理推进。传统的纸质档案材料，随着数字化技术的发展，最终将被磁盘、光盘等电子档案等替代。档案现代化管理与校园办公自动化相衔接，实现文档一体化，最终加入其它高校乃至整个社会信息网络，实现档案管理网络化，档案信息将实现资源共享，档案的利用效果也会更加明显。

三、学校档案管理工作的对策

1．档案管理工作必须实现两大转变

一是档案收集要实现由被动收集到主动收集的转变。随着信息量的增大，档案材料越来越多，要变被动等材料为主动收集材料，交给多少收多少为该收多少就收多少，交给什么就收什么为缺什么就收什么。要制定出档案管理办法，明确归档材料的种类、范围、时间，指导各部门立卷，建立立卷归档制度，形成统一的管理网络，实现高校档案实体分类及业务建设各环节的标准化、规范化。

二是要实现档案资源由单纯存放到合理开发利用的转变。要具有超前服务的意识，档案管理工作的最终目的不是存放而是开发利用，要更好地为学校中心工作和根本任务服务。要使之成为领导正确决策的助手，学校各项工作的帮手，为教学、科研、培训提供信息，它应该是信息服务网络的中心。

2．要建立档案管理和档案材料相对集中管理相统一的管理模式

要根据学校的特点，结合实际需要，变分散管理为集中管理。将学校各门类档案材料集中管理，有利于信息的完整性，从而反映学校的历史沿革，学校管理体制改革的进程等工作的全貌，为各类检查、评估及时提供材料，便于学校各项工作顺利的开展。相对集中管理主要是针对学校各部门，在档案管理人员的指导下，对材料定期立卷，进行整理收档，在年度结束后不需要使用时，向档案室移交，作为永久性材料保存，避免材料遗失。这两者是辩证统一的，相对集中管理服务于集中统一管理，前者是基础。

3．加强教育培训，全面提高档案管理人员的整体素质

要提高档案管理工作水平，推进实现现代化管理的进程，必须建设一支高素质的、适应新形势的档案管理人员队伍。档案专业人才的整体素质如何，直接影响档案事业的发展。为此，必须通过派出专题培训档案工作达标升级、交流学习和档案材料集中收集、整理等形式，不断提高档案管理人员的业务水平，主要提高档案专业人才的职业道德水平和素养与能力。具体来说，首先，专业人才的素养要具有良好的思想作风，具有良好的职业道德和埋头苦干、乐于奉献的精神;其次，是科学文化知识结构要合理，要懂得计算机的基础知识和现代档案管理工作的理念;再次，要具备成熟的心理素质和勤奋敬业的精神。专业人才的能力包括:运用党的方针、政策指导本职工作的能力;快速、正确解决问题的能力;文字表达能力;开拓创新能力。以上这些是做好档案管理工作不可缺少的重要条件，需要我们在实际工作中不断丰富、完善自我。

4．转变观念，强化责任意识，不断提高优质服务水平

(l)做好超前服务。要树立超前服务意识，变坐等上门为主动收集的服务方式，充分利用档案管理信息系统，围绕着学校的中心工作需要，主动提供准确的、规范的、系统的服务信息。如在评估验收工作中，就要提供学校的历史沿革、党政管理、教学管理等各种材料，以便顺利通过验收;又如，在申报文明单位时，就要从创进工作、计划工作等八个方面提供全面的资料，有利于申报工作的成功机率。

(2)多种形式，引导利用。拓宽服务领域，要充分利用档案材料中的典型事例、校史等对师生进行宣传教育，加深师生员工对学校的认识、了解学校的发展变化，从而上下一条心把学校办大办好。同时以校内服务为主，逐步为社会服务，为社会提供毕业生的档案材料、证明等，扩大学校的对外影响，树立学校良好的形象。

(3)严格制度，注意保密。在档案的利用过程中，要根据利用的规律、特点和途径，健全档案管理工作的借阅、保密等制度。凡是涉密的档案材料要妥善保管，不能随便借阅，否则要追究责任。

总之，档案管理工作是一项综合性、业务性很强的工作，面临着挑战。我们要抓住机遇与时俱进，充分发挥其在学校工作中的重要作用，协助学校做好保密工作，为学校的发展做出自己应有的贡献。

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［2］李贤贤．学校档案管理创新漫谈［J］．开封教育学院学报，2002，(3)．

［3］于凤英．干部人事档案工作适应人事的初步思考［J］．济南教育学院学报，2001，(3)．

［4］蔡五华．转变思想观念做好学校档案管理工作［J］．大连教育学报学报，2000，(l)．

［5］吕春影．关于跨世纪档案专业人才的思考［J］．淮阳教育学院学报，2001，(2)．