痕迹管理在班组建设中的创新和尝试

河南济源供电公司 李元义 齐文炎

1 痕迹管理的内涵

雁过留声，人过留名。痕迹是事物的产生、发展和消亡过程中所留下的印迹。管理痕迹则是在管理过程中所产生的各类记录、台账、计划、总结、报告、图片、声音、模板等一切能影响到我们、能让我们感受到的印迹。

痕迹管理不是实施情感、经济、制度管理过程中的艺术，也不是实施各种管理的管理过程，而是使各种管理方法，管理艺术、管理过程留下痕迹并发挥痕迹对管理的推动作用的一种理念和方法。

2 痕迹的来源和特性

管理痕迹作为一种印痕和足迹，浸透着管理者管理行为和员工思想智慧的烙印和特性。班组建设的痕迹作为管理痕迹的一种，有着管理痕迹所具有的一切特性。

2.1 痕迹的两个来源

管理印迹的产生不仅有自然的，而且有人为的力量予以强化的。前者是按照事务发展属性自然而然记录下来所产生的，如车行路上的车辙；而后者则为经过人为加工提练升华、融入当事人思想和思考的，如路况记录、路线的勾画、方向的描绘等。又如组织一次活动，活动过程中产生的图片、签到表、活动日常记录则都是活动自身产生的痕迹，而活动开始前拟定的活动方案、计划、标准和活动结束后的效果评估、得失总结以及完善后以供下次活动借鉴的模板则都是经过升华的痕迹。

2.2 痕迹的两个形态

班组管理活动开始后，按照既定要求自然而然产生的痕迹或记录，往往是直观的显性的，如文字、图片、档案、电子软件流程记录等；而管理者或实施者的各种收获和功效，则是隐性的，如心得体会、思想感悟、情感意识、素质能力的形成等等。显形的往往作为档案记录并存在于软件程序或纸张之上，隐形的则存在于人的思想理念能力和素质之中。如参加一场培训，显形的痕迹是所做的读书笔记，而隐形痕迹则是通过培训对员工素质和能力的影响。隐形的痕迹只有通过人的思维才能在下一阶段的工作中显现出来。

2.3 痕迹的两个层次

管理活动的痕迹有班组层面按照班组标准化建设或规则运行要求做出的管理痕迹，如班组日志、会议记要、安全活动记录、设备巡查记录；也有员工层面根据自身感受在参加企业活动中留下的工作痕迹，如合理化建议、心得体会、工作得失日记。前者大多是机械的、显形的，又大多自然而然地产生于活动过程之中，对前者的管理将保证班组生产的流程、秩序；而后者则几乎都是有思想的、隐性的，大多产生于员工的活动过程中的思考，对后者的管理将增强和调动员工的积极性、创造性。

2.4 痕迹的三种类型

各项管理活动无论规模大小和时间长短，都有三个阶段，并产生不同类型的痕迹。事前有活动需要遵守的制度标准、有安排活动的方案计划，这是未雨绸缪、有备无患的痕迹，为活动有序开展提供依据；事中有每一个环节所产生的记录、数据，有每一个步骤所要求的文字图片、录音、录像，这是瓜熟蒂落、自然而然的痕迹，为过程控制提供依据；事后有对活动效果的评估，有对组织得失的评估，有对方案的补充完善，这是亡羊补牢、总结回馈的痕迹，为指导今后或他人类似活动提供依据。

2.5 痕迹的三种作用

其一是预见性的指导作用，有了制度和流程，就有了标准和约束，就减少了随意，有利于规范管理；有了方案和计划，就有了任务和承诺，减少了盲目，有利于增强执行。其二是过程性的控制作用，有了文字和图片，就有了追溯，减少了模糊，有利于监督考核；有了记录，就有了对照和扶正，减少偏差，有利于过程控制；有了思索和思想，就有了主动，减少了被动，有利于能动性的发挥。其三是借鉴性的提升作用，有了总结和评估，就有了完善，减少了下次的缺憾，有利于提高效能；有了参考和参照，就有了模版，减少了无措，有利于提高工作效率。

3 痕迹管理在班组建设中的尝试

综合分析管理痕迹的特性，我们在痕迹管理过程中，需要做到“三好”(留好、存好、用好)，避免“两误”(过度化、形式化)，即最大限度地留下、保存好痕迹，并最大限度地利用好痕迹；避免大事小事、事无巨细一味强调记录的误区，避免做表面文章、工作痕迹“两张皮”的误区。

3.1 要留好痕迹

各类生产现场活动要留下管理痕迹，就必须抓好事、人、机(设备及软件程序)三个载体，做到事依标准、人有习惯、机有系统。对于班组要强化标准化，使大事小情都有标准，都按作业指导书标准化操作，明确各个节点流程，使各个需要总结的、防范的、注意的、衔接的各关键点在工作实践中通过痕迹予以留存。对于班组成员要养成“勤思”、“勤写”的习惯，要勤于用书面沟通、勤于制定工作预案、勤于细化工作计划，要勤于分析、勤于总结，要勤记载、勤思考、勤收集、勤整理、勤展示，通过文字增强承诺、增强引领，留下痕迹。而对于人与事的结合要抓好设备及软件程序的应用，通过软件程序强制性地要求员工在安装检修、巡查巡视、班组活动等的过程中留下印痕，一方面规范员工操作行为，一方面记录下应有的痕迹。

3.2 存好痕迹

班组留下的各类原始痕迹要想日后更好地利用，需做到“两方着手、三步着力”，进行进一步的深加工，即班组长要从班组层面的痕迹资料着手；员工要从自己日常工作中积累的材料着手，走好三大步——第一步，再回首，要齐全。活动结束后，班组和个人都要回头看，缺的资料趁还来得及要及时补上，做到痕迹资料应有尽有不缺项；第二步，重评估，要完善。对已有原始资料要分析评估，补充得失，完善提升，形成有借鉴回馈利用价值的模板；第三步，细梳理，要复制。工作中可能经常使用而又需要上交档案室或是员工个人的工作资料，要复制多份予以保存，让大家共享；第四步，建平台，要载体。一方面要有班组和个人保存各类资料的标准和制度，定期核对；另一方面，要借助软件程序或网页予以发布，既便于更新、复制，又便于查阅和共享。

3.3 用好痕迹

班组的各类记录对单位不同的人有着不同的作用。对机关部室，要把痕迹当作一种依据，通过检查考核体系，分析班组工作、进行绩效管理。对班组，则要把痕迹当作一种过程控制的工具，借助日常记录，查找得失，矫正偏差，可以减少主观，增强规范。对员工个人，既要把痕迹当作一种无形的压力，强化责任，着力落实；又要作为一种有效的财富，建立各类模板，分析完善，提升工作效率。对于他人，则要作为一种捷径，把别人先前的经验和教训作为参照或模板，借梯上树，借船出海，在借鉴、模仿中趋利避害，提高升华。

3.4 避免形式化的误区

痕迹化管理不能跟风，搞表面文章和形式主义。班组实实在在的具体工作，本来就任务重、工作量大，如将痕迹管理作为一种形象工程来做，越是搞得轰轰烈烈，其与工作实际距离也就越远，耗费员工精力也就越多。现场的形式主义多了，就分散了精力，对工作效率和安全造成危害，并将引起员工的逆反和不满。我们痕迹管理不只是为了让上级看，更重要的是在我们今后的工作中要用。要避免形式主义，就不能单纯站在管理者的角度，而应站在员工的角度，多引导其用心工作，将隐性痕迹写成文字，与大家共享；要多留存事前方案、事后评估、过程改善的痕迹，多指导今后工作，使痕迹与管理有效结合、相互促进、良性互动。

4 避免痕迹过度化的误区

如果在推行痕迹管理的过程中，“眉毛胡子一把抓”，事事时时要痕迹，每一件事都有记录，都有据可查，开会要有开会记录，学习要有学习记录，谈心要有谈心记录，客服要有客服记录，在既定的工作时间，无限地增强工作“备份”和记录，势必增加员工工作量，降低工作效率。对此我们一方面要组织员工对班组各种痕迹留存的必要性进行评估，评估其作用及其成本，让大家讨论决定是否留存，以此避免痕迹泛滥，从根本上减少工作量；另一方面要对留存的各类痕迹进行分析，分析其重要程度，区分KPI(重要指标)和CPI(普通指标)，力度轻重不一，区别对待，以避免“一刀切”，减少工作强度。

“痕迹化”管理在班组建设中是一种创新和尝试，我们唯有不断地完善改进，不断地挖掘其潜能，方能使之更好地服务于我们的班组建设。

[1]彭万忠.怎样做好现代班组建设与管理工作[M].中国言实出版社,2011.

[2]张知慧.论高校行政管理人员科学思维的培养[J].兰州教育学院学报,2011(04).