浅谈对高职院校系部教学档案管理的认识与思考

◆刘晨凌

(常州工程职业技术学院)

随着高职高专院校办学层次的不断发展变化，促使系部档案管理要尽快适应新的模式和教学规律的要求，从而实现档案的常规化、规范化管理，使档案的价值在高校各项工作中得到最大化的实现。

一、系部教学档案管理的特点及内容

档案建设是系部教学管理的一项重要的基础性工作，是进行教学管理和教学研究活动不可缺少的依据和参考，是改进教学工作，促进教学交流，提高教学质量的可再生的重要信息资源。

系部教学档案具有鲜明的教学一线的特点:

1.档案的内部性和原始性

系部教学档案大多是系内教学管理和教学实践活动中自然形成的历史记录。

2.内容的专业性和多学科性

由于系级专业设置，学科划分比较细致，各专业在课程设置、教学内容、学时分配、教学方法等方面有所不同，因而这些教学档案材料表现出很强的专业性和多学科性。

3.运行的周期性和成套性

教学档案不是以自然年度为周期，而是以学期或学年，甚至更长的时间为周期。

4.资料形式呈现多样性

教学档案的内容丰富，载体形式多样化。

系级教学档案的内容:

1.教学综合类

上级教育主管部门和学校下达的指导性、指令性文件材料，包括教育改革、专业设置、招生、毕业分配等方面的计划、指示、规定和办法等。

2.教学管理类

各种教学管理制度、教学计划、教学大纲以及教学质量检查、教学竞赛活动、教学观摩、课堂教学和考试等原始资料。

3.教学研究类

教学改革方案、教研室教研活动计划、教学方法研究和总结、合格课程、重点课程、课堂教学质量测评、优秀课程建设等材料。

4.实践教学类

实验计划、实验课表、学生实验报告等。

5.师资类

教师队伍建设规划、师资需求、培训、业务考核、教师发展培训规划等。

6.毕业环节类

包括学生的毕业实习、开题报告、毕业论文等相关资料针对以上不同类别的档案资料，我们要采用不同措施进行管理。

二、教学档案管理的现状分析

缺乏专人管理，管理人员多数为系部教学秘书兼任，有些院校系部领导对教学档案工作并不是足够重视，对其管理缺乏规范性、科学性。管理工作思想上存在不统一，工作思路不清晰等。

1.教学档案收集管理相对分散，档案管理资料比较凌乱，缺乏系统性和完整性，管理机制不健全。没有足够重视系部教学档案的收集工作。

2.对教学档案的利用意识较差，在教学档案管理方面缺乏信息化。没有制订教学档案管理办法，教学工作中无章可循。

3.教学档案管理缺乏规范化和程序化，管理范围和职责不明确。对档案建设的投入不够，缺乏长远意识，档案管理意识薄弱。

三、加强高职院校系部档案管理的意义

加强高职院校系部档案管理，主要具有以下几点重要意义:

英国学者布朗（Brown）和莱文森（Levinson）提出：模糊限制语是“一个粒子，单词或短语，修改谓词的隶属度或集合中的名词短语;它说只有在某些方面它是部分的或真实的它可能比预期的更真实完整”（Brown＆Levinson，1987）。同时，他们提出了把模糊限制语当成一种避免直接分歧或维护面子的消极策略。

1.通过对档案的管理，提高教师的责任心，可以使教师更加清醒地认识到肩负的历史使命，能够严肃认真地对待所从事的教育工作，只有对自己的工作用心才能取得好的效果。

2.通过对档案的管理，促进教师对教学过程、教学效果等方面的工作进行反思，在反思的过程中进行修正，修正中不断完善和提高，这样才能使我们的教育效果更加完善。

3.使教师对自己的工作具有一种成就感，创造一个施展个人才能的平台和自我发展的空间，增强团队合作的精神。

4.可以加强系部的内涵建设，为系部积累丰富的第一手资料，使教学的过程更加规范化，更加具有可操作性。形成一个严密高效规范科学艺术的教学运行体制，当然，这个体系是应该与时俱进、不断发展和创新的体系。

5.形成良好的教师行为习惯，培育一种良好的系部文化，创造一个积极向上蓬勃发展的学习氛围。

6.留下每位教师和学生进步发展的脚印，形成高职系部文化的历史积淀，随着系部档案的长度和厚度的增加会使系部的各项工作进入一个比较理想的运行轨道，更加有效地从多方位去提高学生的综合素质。教师的教学工作是一项创造性的工作，是一种不可复制的工作，既是一种科学又是一种艺术，我们可以在总结中加以修正，并且在修正中不断取得进步，高职院校系部档案管理的内容是复杂的，需要我们对其进行分门别类的管理。

四、加强系部教学档案建立与管理的对策

1.加强档案意识，增强服务意识，提高教学档案的服务水平

要不断加强教学档案管理重要性的宣传，增强各级档案人员的档案意识，提高管理水平和管理能力，提高工作质量。充分发挥教学档案在教学科研中的重要作用，不断提高教学档案的服务水平。

2.建立系统有序的管理体制，落实院系教学档案管理责任制

系部教学档案管理可制定相应的教学档案管理责任制，加强教学档案建设组织和制定保证是必不可少的。让所有教师都承担一定的教学档案责任，对各自的教学档案进行收集和整理。

3.加强教学档案的现代化和开发利用，为提高教学档案的服务

档案管理的最终目的是为了更好的提供利用。探索教学档案的现代化管理，通过构建网上档案服务平台，可以建立相应的经济信息资源导航系统，重要的信息也可以下载并建立成自用的查询工具，并不断地定期更新、完善、跟踪最新信息。

加强系部教学档案管理工作是强化教学管理的需要，是深化教学改革的需要，也是提高教学质量的需要。需要从思想上提高认识，从工作制度上加强建设，从运行管理上加强规范。探索出一套行之有效的教学档案开发利用程序和管理手段。并不断提高档案管理水平和服务质量，以便更好的发挥教学档案的作用。为学院的教育教学改革和发展提供基础性保证，最大化地实现高职院校档案的价值。