学术性社团办公室业务探究

文/凌勇坚

这里所说的地方学术性社团组织，是指那些在当地民政部门登记注册，并有具体的支撑单位、办公场所、联系人和法人资质的群众性组织。社团的领导机构为理事会，由理事长等理事团队所组成；办事机构为秘书处，也即办公室。

办公室通常由秘书长或副秘书长主持工作，中小型学术性社团一般为兼职的，常常为一人担当；大社团除了秘书长以外，还配备有若干位其他工作人员，有专职的。如何做好社团办公室工作，出色地完成上级业务主管部门、支撑单位交给的任务，把社团搞得生气勃勃、有社会影响力、有所作为，既是一门学问，也需要技巧和良好的外部环境。

一、秘书长业务和素质

（一）秘书长业务。社团秘书长是社团的主要负责人，是办文、办会、办事的大管家，大致有这样一些事务性工作：代表社团参加上级管理部门组织的各类活动、会议、年度考评、年检，接受工作任务，汇报阶段性工作和年度工作情况等；其次是直接承担或向下分配工作任务，作年度工作总结、制订新年工作计划，组织召开理事、常务理事会议和会员或会员代表大会、准备会议相关资料、安排会议日程、登记和记录会议情况、发展新会员、筹集社团经费、撰写宣传资料等；再者是按照上级管理部门的要求和理事长的意图，做好换届工作的各项准备，撰写或协助撰写大会工作报告，起草或修订社团章程，申报相关的材料，办理相关的手续，做好与上级领导、下属会员之间的联络等。

例如，湖州市机电工程学会的秘书长，就是兼职的，独当一面，负责办公室日常事务，除了遇上大事要事以外，一般都是自己把握尺度，全权处理。

（二）秘书长素质。社团秘书长是理事长的重要决策参谋和得力助手，他的思想理念、知识结构和工作状况如何，对社团工作的绩效影响极大。正是因为秘书长的这种角色、地位和作用，决定了对他有着较高的素质要求。通常挂靠单位推荐出任学术性社团秘书长的人选，一般都有热心于社团工作、政治觉悟较高的得力员工，且文字功底较好、有团队意识和创新精神、乐于奉献、办事雷厉风行、思维活跃、还擅长于沟通和交际。特别是当遇上与理事长意见不一致的情况 （从客观上讲，公务繁忙、非专职的理事长往往容易产生某些局限性，可能会提出一些与本社团的情况不相符合的意见）时，秘书长还能耐心地换位思考，寻求理事长意见的内在合理性；对于非原则性问题，一般应服从理事长的意见，同时诚恳地提出自己对问题的理解和分析，给理事长以必要的解释和提醒。与此同时，秘书长也应该适应理事长的工作特点以及思维方式。

例如，湖州市机电工程学会在筹办2009年度理事会议过程中，理事长曾提出安排多位非理事的支撑单位人员在会上发言，目的是想多宣传支撑单位的品牌，推出一些服务项目。秘书长觉得这样做不妥，因为支撑单位在理事会中的成员就有4位，不妨让他们来代言。后经商讨，达成了减少几位非理事参与的意见，避免了可能产生的负面影响。

二、运筹技巧

常言道，在什么山头唱什么歌，办公室工作也一样。由于学术性社团组织的属性决定了它的办公室工作既有一般办公室工作的共性，又有个性，社团秘书长就得紧紧围绕这一特点来展开。首先社团没有行政执行力，得靠自己去开拓，建立公信力，创造吸引力，来营造凝聚力。其次是要有服务的理念，做好为会员和会员单位服务、为经济建设服务这篇文章，搭建会员施展才华、有利成长的平台，注意多进行一些使下属感兴趣的活动，对涌现出来的一些好人好事及时进行表扬和表彰。再者是要善于上下、横向间的沟通，寻求更多方面的支持和理解，善于整合各种资源为社团所用，创设有利于社团运作的外部氛围。还要有勤于笔耕的良好习惯，多动笔撰稿宣传社团工作的进展、开展的活动情况、取得的成绩和能提供的新服务等，以扩大社团在社会上的影响力和认知度，显示存在的作用和价值，引起大众对社团工作的更多关切，激起更多同仁参与和支持社团工作的热情。

在这一方面，湖州市机电工程学会做得还是比较到位的。它虽是一个小社团，可在当地的影响力却不亚于那些大社团，出现在公众视线中的频度比较高，特有人气。这倒不是该社团秘书长有什么特别过人之处，也不是社团搞的活动特别精彩，而无非是能因地制宜，多开展了一些人们喜闻乐见的活动，运筹周到，并勤于笔耕。每当社团组织了或派员参加了各类活动以后，秘书长都会在第一时间用精彩的文字进行撰稿宣传，全面出击，既将消息挂于学会网站和支撑单位网站，又投稿业务主管单位网站，甚至于酌情投寄当地媒体，还定期出社团简报，认知度自然而然地就高了。

三、绩效探究

综观目前各地的各类地方学术性社团组织，为什么在相似的环境里，一些社团就办得好，充满活力，社会影响力大，有凝聚力，得到了发展；而另一些社团就显得死气沉沉，处于活动不正常和休眠状态，甚至于出现了生存危机，这里面有什么奥秘呢？据一系列的观察分析发现，这除了与行业差异、社团组织结构、目标定位等因素有关以外，更多的是与支撑单位领导的重视和支持程度、秘书长的个人特质、在支撑单位里所处的位置和主观能动性等诸因素有关，也即与办公室的业务开展情况有关。

（一）凡是那些多年由秘书长或副秘书长专人具体负责办公室工作，包括参加上级主管部门召开的会议、活动、培训、考核和评估，以及从事上下之间、横向之间的联系，责任在肩，一竿子到底，心中的责任感就会由然而生。促使其千方百计地去开动脑筋，整合各种资源，多开展一些活动，为社团组织的发展服务，同时也积累了经验，则社团工作的亮点也就会多一些。

（二）凡是那些支撑单位领导或社团理事长能经常不断地过问和关心社团组织的工作，则秘书长的办公室工作就会运筹得高效一些，就较会去主动出击，多动脑筋干实事，社团的运作就活跃，影响力大，有生气。

（三）凡是那些社团组织的主要负责人 （尤指理事长和秘书长）在届内变动较大、或让多人参与运筹社团工作、或经常临时随机派员参加上级职能部门组织活动的社团，由于职责相对不明确，结果往往是大家没有责任，抱着履行公事的态度去应对，得过且过，无人也无法去精心规划社团组织的未来，则社团的状况就自然会逊色一些。

（四）凡是那些在支撑单位里担任着行政职务，日子过得比较滋润和充实，且性情温和、比较满足于现状、按部就班的秘书长，相对不太会过多地主动出击，更不会去开拓创新，办公室的工作也就平静如水。相反，那些在支撑单位里虽然没有担任过任何行政职务，且有思想、个性、抱负，一心想干点业绩出来而苦于没有平台的人，倒会珍惜这一机会，开动脑筋去创新，想尽一切办法多干点实事，把办公室工作做好、做活，则社团就往往显现出特色。

以上所述的四点，湖州市机电工程学会可以说体会良多。例如该社团在刚创建的前10余年时间里，支撑单位是湖州市经委，那时还处于计划经济时期，理事长和秘书长又分别为该机构的主要领导和部门领导，且都比较热衷于社团工作，收取会费、开展活动等自然不成问题，因而绩效较好，很有活力。可是到了第四次换届大会以后，理事长调走了，随后不久秘书长也退休了，从而呈现出群龙无首之势。虽然支撑单位方面也临时指定了他人来代理，但毕竟是 “临时”，随后不久政府职能转换之风吹起，临时代理者的热情更加低落了，此时的社团工作基本处于了休止状态，到了快被注销的边沿。直到2006年换届大会后，更换了支撑单位，重新配备了力量，社团组织才再度焕发了生机和活力。

四、举措和前景

（一）完善举措。要使学术性社团成为一支更多地造福于民众、助推社会进步的有生力量，不妨从这样两个方面来着手：一是除了前期选人要慎重、科学，选准人以外，日后还得要经常不断地鼓励和鞭策秘书长去努力工作、注重学习、不断创新；支撑单位应在一些考核、分配、培训等方面，向社团秘书长有所倾斜，提高其综合素质和工作热情；工作上给予大力支持，努力营造良好的社团活动氛围。二是建立保证机制，在一些经济发展比较好的地区，如东部沿海地区，不妨推行社团秘书长津贴制，经费来源可以是双轨制，如上级政府财政拨一点、支撑单位出一点；秘书长一旦有了津贴，也就引入了鞭策手段，这就促使他去开动脑筋花力气，多干些实事，力争把社团经营得更好；与此同时，支撑单位和社团业务主管部门也更能理直气壮地来要求秘书长，该如何又不该如何，甚至于提出任期目标要求。

（二）业务前景。随着经济的发展和科技的进步，社团组织对社会进步的助推作用也一定会越来越显得重要，作为依附于社团的办公室工作，自然是随着社团组织的存在而存在、发展而发展。在新的形势下，通过办公室工作的磨练，相信一定会熏陶出一支能吃苦耐劳、能打硬仗、工作高效的秘书长团队。据业内人士披露，目前在环太湖区域的学术性社团组织，比10年前已将近翻了一番，从事于社团工作的人员数量大增，且还有继续增加的势头，学历层次普遍提高，形势是喜人的。