完善工作机制 提高公文校核效率

文/黄贵生

（作者系中共湖南省桃源县委常委、县委办主任）

文/黄贵生

公文是领导管理工作的工具，是领导实施决策的产物。提高公文校核效率，可以极大地促进机关工作高速运转、推动领导决策及时贯彻。在工作实践中，桃源县委办注重从机制建设入手，在保证公文质量的前提下，坚持高效率、快节奏地开展校核工作，较好地发挥了公文的应有作用。

一、明确流程，规范校核环节。

公文校核是一项讲规范、重程序的工作，任何一个环节的拖拉和延误，都会影响公文制发的时效性。近几年来，我们积极总结经验，不断完善制度，形成了一套科学、便捷的工作流程。如我们制定了专门的流程图，明确了县委办校核公文的程序规定：在部门撰写代拟稿阶段，要求一般性工作的文稿拟好后送本单位主要领导审阅签字，再由分管县级领导签署意见后送县委办校核；涉及重要工作、重大决策或重要政策的文稿拟好后，要广泛征求意见，并提交县委常委会讨论通过，再送县委办校核。在县委办校核阶段，由县委办校核人员初审，主要从行文规则、公文格式、政策法规、语言文字等方面予以把关，并提出拟办意见，然后送分管公文校核工作的副主任复核，再进行领导会签。在县领导会签阶段，由拟稿单位人员按照拟办意见中列出的领导名单，从后往前依次送领导审签。在编号送印阶段，待最后一位领导审签完后，拟稿单位人员将文稿送县委办校核人员登记编号，然后送打印室制作文件清样，经拟稿单位人员、县委办校核人员分别校对无误后正式印刷。在盖章装订阶段，文件印刷完成后，由拟稿单位人员持领导会签稿到县委办印章管理部门加盖发文机关公章，然后交打印室装订，再交县委机要部门统一分发到各单位。

二、科学分工，落实校核责任。

要对校核工作实行科学管理，统筹安排审稿、查证、修改、协调、综合、报批、印制等具体工作，使各项任务都有人落实、高效推进。在桃源县委办，从事公文校核的文秘人员都有明确分工，如新调入的同志，主要是从事文稿初审、资料查证、编号送印、档案管理等工作，业务骨干主要是从事体例把关、格式审定、文字修改等工作，分管副主任主要是从事工作管理、事项协调、请示领导等工作，这样既落实了校核责任，又促进了高效运转。遇有紧急任务或重大任务时，及时启动 “五专”校核制度，即明确专人校核，组织专班配合，实行专程协调，调度专车送审，规定专时办结，最大限度地提高了时间利用率。在具体分工的基础上，从锻炼新人的角度考虑，我们还注重发挥全体校核人员的整体协作意识，适度地给新人加任务、压担子，使他们跨分工地开展校核工作，加快了新人的成长步伐，为进一步提高公文校核效率夯实了能力储备。

三、改进技术，提高校核速度。

随着信息化进程不断加快，公文校核工作需要改变过去复杂、低效的手工办公方式，采用一系列的办公设备和先进通信技术，广泛、迅速、全面地收集、整理、加工、储存和使用信息，促使文秘人员便捷地共享信息，高效地开展工作。结合公文校核高效率的要求，我们主要抓了三个方面的工作：一是购齐了基本设备。投入专项资金，购买了便于开展公文校核工作的计算机、复印机、扫描仪、打印机、速印机、传真机、光盘机等，为实现办公自动化提供了物质保障。二是提升了基本能力。通过业务培训、技能比武、定期考核等方式，增强公文校核人员应用现代化办公设备的能力。在业务工作中，我们明确了 “三个必须”的规定，即必须用计算机处理业务工作，打字速度必须达每分钟80个字以上，必须熟悉计算机操作系统、网络操作系统、文字处理系统、业务工作程序软件，使公文校核中的依据查询、资料收集、文档编辑、文件传输等很多环节，都在现代化的办公设备上完成。三是配套了基本改革。早在几年前，我们就全面实施了县乡党政机关计算机网络通信建设，利用计算机网络安全电子邮件系统，将乡镇传真通信升级改造为计算机网络通信，实现了传真通信、电话通知、信息综合、督办反馈、电子公文、请示报告、沟通协商等功能内网运行。目前，我们正在积极创造条件，力争早日实施协同办公系统，进一步提高公文校核效率。

四、精简公文，压缩校核时间。

精简公文，是改进机关作风的客观要求，也是提高校核效率的必然前提。为了贯彻 “精简”原则，提高工作效率，我们主要在以下两个方面着力：一方面，努力精简公文数量。要求行文必须实事求是，有必要性和可行性。没有行文必要性和可行性的，不行文；贯彻上级文件精神，没有新的具体措施，仅表态性的或照抄照搬的，不行文；已开会做了部署，可电话或当面议定的事项，不行文。凡是部门工作，部门自己行文能够解决问题的，不由县委办行文。通过减少公文数量，减轻了公文校核人员的工作负担，保证了他们集中时间、集中精力，高效率地开展公文校核工作。另一方面，努力精简公文字数。提倡发短文，以最精炼的文字反映行文意图。一是删繁就简。围绕公文的中心内容，抓住重点，把一切与主题无关的内容、材料和论述统统删掉，即使这些材料、这些论点很精彩，也坚持忍痛割爱。二是避虚就实。做到开门见山，一语中的，不讲空话套话；尽量减少穿衣戴帽、描述修饰的话。三是凝炼文字。在内容无法删减的情况下，重点推敲文字，从炼词、炼句到炼段，反复斟酌，决不多用一个字。