对企业计算机应用软件费用账务处理的思考

王波

摘 要：计算机应用软件对企业单位意义和影响重大，企业会计准则对其购置、研发和后续维护支出的会计处理没有统一规范，造成账务处理的混乱。文章探讨了计算机应用软件的取得费用的账务处理原则和费用摊销办法。

关键词：企业单位 应用软件 购置和维护 账务处理

中图分类号：F234文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2012）07-126-02

在计算机技术高速发展的今天，计算机成为了现代工作和生活不可缺少的部分。除了计算机硬件外，我们主要是对计算机应用软件的使用。而计算机应用软件除一部分在购置计算机由厂商一并提供和网上免费提供下载外，很大程度的一部分应用软件得支付一定的费用才能够使用。对企业而言，为了提高工作效率、生产效率和保证产品质量等，必须购买或委托开发一些应用软件，支付相关费用。对这些费用如何进行账务处理，现在我国会计制度和会计准则没有统一规范，对其管理和账务处理相当重要，否则会造成资金的浪费和资产的流失。

一、计算机应用软件与其他资产相比的特殊性

“计算机应用软件是用户可以使用的各种程序设计语言，以及用各种程序设计语言编制的应用程序的集合。应用软件是为满足用户不同领域、不同问题的应用需求而提供的那部分软件。它可以拓宽计算机系统的应用领域，放大硬件的功能。”根据财务核算中资产的定义，它也属于企业资产的范畴。企业的资产除无形资产外，其他资产都是具有实物形态的，是实实在在的东西，本身具有一定的价值，而计算机应用软件必须要有计算机作为载体，离开计算机，它是无形的，没有实物形态，本身也没有价值。无形资产如技术，商誉等是没有实物形态的，看不见，摸不着的东西，但计算机应用软件有了计算机这个载体，我们可以看得见软件本身的代码和相关的程序。在计算机上通过程序的运行而进行使用，它虽然不具有实物形态，但我们可以看得见，这是它与无形资产的区别。因此，计算机应用软件是介于实物资产和无形资产之间的另一种资产。

二、购置、研发和维护计算机应用软件费用账务处理不当产生的风险

企业拥有的计算机应用软件是企业的一种资产，应该计入企业会计资产类。假如我们对其费用化处理，无法了解企业各台计算机上具有哪些计算机应用软件，就会存在反复虚报购置价值不大的应用软件，造成资金的损失浪费；还有一些服务型应用软件，如工程预决算软件，各类测试软件等，由于已进行费用化处理，就无法明确资产的管理制度，会造成员工用这些软件对外提供有偿服务，对企业的收益造成一定的损失。因此，必须要对企业购买的计算机应用软件进行资本化处理，并建立辅助账簿进行管理。此外，在无形资产价值确定时忽视了对无形资产摊销不合理、不合规的问题。如对已确定的合理摊销期限任意变动、人为地调节财务成果的高低、任意多摊或少摊。增大了报表使用者理解企业财务信息的难度。这些问题可以通过规范、正确的账务处理避免。

三、取得计算机应用软件支付费用的账务处理

计算机应用软件按取得的时间我们可以分为两类：一是购置计算机时由厂商随同计算机一并提供，如操作系统、上网浏览器Internet软件等；二是在计算机使用过程中，根据需要下载或单独购买的软件。下载的软件中，有一些是免费的，如网上聊天腾讯QQ等。另一些是需要付费才能下载使用的软件，如杀毒软件金山、瑞星等。

1.对购买计算机硬件时附带的软件，应该直接记入固定资产中，软件不单独计价，应借：固定资产，贷：银行存款等。

2.对单独下载或购买需要支付费用的应用软件我们要根据价值和性质进行账务会计处理。对于单独购买或根据单位的实际情况委托开发的应用软件，大多数人认为其价值小，可直接计入当期费用。但笔者认为它们是企业的一种资产，可以反复使用，应参照存货中低值易耗品的管理进行管理和账务处理。使用年限在一年以内或价值在2000元以下的，应记借：低值易耗品—软件，贷：银行存款等。使用年限在一年以上，单位（每套）价值在2000元以上的，如网上办公自动化软件、财务应用软件，工程定额预算软件、生产自动化及监测软件等，往往是价值比较大，应进行资本化处理，应借：无形资产—软件，贷：银行存款等。

四、计算机应用软件维护费用的账务处理

现在许多计算机应用软件在使用过程中，需要时时更新和升级，如杀毒软件的更新、根据实际情况要新增财务应用软件模块或功能等等。有些更新和升级需要支付一定的费用，这些费用也存在如何进行账务处理的问题。

对于计算机应用应用软件维护金额较小的支出，可以直接列入成本费用中，对于非生产用软件应借：管理费用，贷：银行存款等，生产用软件记借：生产（制造）成本，贷：银行存款等。

对于维护金额较大的支出，往往是为了满足功能的使用或扩大，改良其功能，不进行升级改建就无法满足现阶段的使用，只能停止使用，相当于延长了其使用年限，如新旧会计制度变更须对改革前的财务软件必须进行改造。因此，对于较大金额的计算机应用软件的维护支出，应当计入无形资产的价值中，借：无形资产——软件，贷：银行存款等。

五、计算机应用软件费用的摊销

按计算机应用软件费用产生会计账务处理分别可以计入低值易耗品和无形资产，这就涉及其摊销的问题。

1.对进入低值易耗品的计算机应用软件，应该按企业摊销低值易耗品的方法处理，运用一次摊销法或五五摊销法。

2.对于计入无形资产的计算机应用软件，新会计准则规定：企业应当于取得无形资产时分析判断其使用寿命。无形资产的使用寿命为有限的，应当估计该使用寿命的年限或者构成使用寿命的产量等类似计量单位数量；无法预见无形资产为企业带来经济利益期限的，应当视为使用寿命不确定的无形资产。使用寿命有限的无形资产，其应摊销金额应当在使用寿命内系统合理摊销。企业选择的无形资产摊销方法，应当反映与该项无形资产有关的经济利益的预期实现方式。无法可靠确定预期实现方式的，应当采用直线法摊销。使用寿命不确定的无形资产不应摊销。根据会计准则，计算机应用软件可以分为两类：一类为无法预见为企业带来经济期限，视为使用寿命不确定的无形资产，如办公自动化软件、财务应用软件等，准则要求不应摊销，但计算机应用软件程序是受技术陈旧因素影响较大，根据时间的推移和新情况的出现，原来软件很容易被替代或需要重新修改，特别是委托开发的软件市场上又无参照价值，无法计提减值准备，当被淘汰的时候，一次性计入成本费用中不符合配比原则。根据以上分析，这类计算机应用软件也应该摊销，由于寿命的不确定性和在使用期限内平均受益，笔者认为可以按照税法规定在10年直线法摊销为妥。二类为取得时就可以确定寿命期限的，如生产线控制软件等，应按准则规定在寿命期限内合理摊销。“由于计算机软件技术含量比较高。而且随着科技进步的不断发展，其更新换代的速度也比较快，越是近期，其作用越大，效益越明显; 而越是临近后期，其失效和被淘汰的危险也越大。”因此，这类无形资产宜采用加速摊销法。根据会计准则，无形资产应计提减值准备，然而，会计实务中对计算机应用软件这类无形资产公允价值的测算和确认非常困难，特别是委托开发的计算机应用软件通常不存在活跃市场，且部分具有独特性、隐蔽性、保密性，因而难以预计其未来现金流量和测算其公允价值。因此，笔者认为计算机应用软件不宜采用计提减值准备的办法。

现代企业从办公文件管理到产品的生产、检测、销售等，涵盖了企业的各个部门和产品生产的各个环节，使得对计算机的依赖程度越来越大，范围越来越广。相应为使用计算机应用软件支付的费用越来越高，企业财务为了充分发挥其核算和监督的职能，就必须合理进行会计账务处理，保障资产的安全，减少损失浪费，使其发挥更大的经济效益。

参考文献：

1.王福文.计算机软件系统故障的分析与处理[J].科技与企业,2011（10）：111

2.何嘉恒.浅析企业无形资产摊销方法[J].当代经理人（中旬刊）,2006(21)：63-64

3.庾慧阳.对无形资产新会计准则的浅析与思考[J].中国乡镇企业会计,2010(03):30-31

（作者单位：四川文理学院监察审计处 四川达州 635000）

（责编：若佳）