基于层级管理模式的高校固定资产管理系统研究

贾少玲 徐洁 王建军 苏鹏 吴波 王荔

摘 要：高校固定资产是保障教学、科研等各项工作顺利开展的重要物质基础，是国有资产的重要组成部分。文章从管理学理论的视角，分析现阶段我国高校资产管理存在的有关问题，提出了建立高校固定资产管理系统的思路，目的在于为高校固定资产管理工作者提供分析依据和操作指导，充分发挥资产效益，对促进高校事业发展具有重要意义。关键词：高校 固定资产 层级管理模式中图分类号:G475文献标识码:A文章编号:1004-4914（2012）07-085-03一、研究背景、目的及意义高校国有资产是高校从事教学、科研、生产、管理等各项工作的物质基础，是衡量一所高校规模大小、办学水平高低的重要指标之一。随着近年来我国高等教育事业的迅猛发展，高校办学规模的不断扩大，各高校占有、使用的固定资产数量急剧增加，其管理难度也越来越大。高校固定资产管理水平的高低关系到资源设置、财务管理及管理体制建设等多方面的工作。建立健全高校固定资产管理体制，探索适应现代化发展需要的高校固定资产管理方式，成为近几年高校固定资产管理方面的重要研究课题。目前，我国高校固定资产管理取得了很大进展，但是仍存在很多问题，由于对包括人力资源、基础设施、仪器设备及科研投入等方面高校办学资源的不合理配置，以及管理不到位等，使得高等教育固定资产使用效率不高，而且存在严重的资源浪费现象。当然，形成这种高校固定资产管理现状的原因是多方面的，这与长期以来我国对高校固定资产的使用缺乏有效管理，尤其是缺乏一套系统、完整的固定资产管理模式有很大关系。基于层级管理模式的高校固定资产管理系统对于提高固定资产管理科学化、规范化、提高固定资产利用率等方面具有明显的促进作用。因此，运用层级管理理论对高校固定资产管理系统进行研究，具有十分重要的理论价值和现实意义。二、研究对象高校固定资产是指“高等学校拥有的，预计使用年限超过1年、单位价值在规定价值以上、在使用过程中基本保持原有物质形态的有形资产。”我国高校固定资产的来源主要包括：国家通过经费划拨(投资)方式给高校的固定资产；高校按照国家政策规定以国有资产组织形式收入形成的固定资产；接受捐赠和其它经法律确认为高校所有的固定资产。高校固定资产一般分为六大类：房屋和建筑物；专用设备；一般设备；文物和陈列品；图书；其他固定资产。另外，按固定资产的经济用途分类，可以分为经营性资产和非经营性资产。高校固定资产大多属于不参加经营活动的非经营性资产。三、国内外研究文献综述（一）我国高校固定资产管理研究文献综述国内研究文献主要集中在高校固定资产的管理体制、存在的问题和对策方面，主要观点与建议有：1.高校固定资产管理体制。高丽认为高校固定资产管理制度不完善，配置不合理；非经营性资产转为经营性资产缺乏有效的管理，导致在转化过程中国有资产的严重流失。解决对策是应建章立制，实现固定资产的制度化管理，并加强对容易造成固定资产流失环节的控制，加强对经营性资产管理。2.高校固定资产核算。翟福生指出：固定资产的价值标准制定偏低，资产总量核算不准确；不计提折旧，对固定资产使用过程中的价值损耗如何核算没有明确规定；缺少自建固定资产的过渡科目。解决对策有：重新界定固定资产范围及标准，增设科目，对高校除土地和文物陈列品外的固定资产计提折旧；把基建会计核算并入事业单位会计核算，真正反映自行建造取得固定资产的行为等。3.高校固定资产内部控制。陆萍认为高校固定资产内部控制制度应包括：领导要重视并建立专设的资产管理机构；建立固定资产网络信息平台，及时收集传递信息；改革固定资产现有管理手段，实行编码管理；建立固定资产文档管理制度；建立权、责、利相结合的考核制度。4.翟天任、魏春红指出“一校多区型”高校固定资产在管理上采取措施有：理顺固定资产管理体系，完善固定资产管理制度；实现网络化管理；降低固定资产采购(建设)成本；科学配置固定资产，实现资源合理调配与共享；加强固定资产管理的人员建设。陈宏斐、李军毅认为规范并加强对经营性资产的管理和监督，才能提高高校固定资产的使用效率。5.高校固定资产管理与网络技术结合。刘建秋提出应认真开展固定资产清产工作，建立网络平台，构建固定资产信息库和数据库，对如何加强网络环境下高校固定资产管理做了初步探讨。张妍以现代网络技术和信息化为前提，建立了以业务流程重组为指导思想的固定资产管理体系。6.高校固定资产监管。薛向东、褚尚军、李树梅提到应采取加强制度建设，健全高校内部固定资产管理监督制度；加强固定资产审计；健全固定资产采购、入库、盘点、清查制度等有针对性的对策。（二）国外高校固定资产管理研究文献综述国外西方国家在固定资产管理系统的开发方面有比较成熟的管理技术手段。由于各国国情不同，这些管理系统无法直接应用于我国高校的固定资产管理，但是分析它们的管理经验对改革我国高校固定资产管理体系具有一定的借鉴意义。四、高校固定资产管理研究的相关理论（一）产权理论1.产权就是对物品或劳务根据一定的目的加以利用或处置以从中获得一定收益的权利，是由于物的存在及其使用所引起的人们之间相互认可的行为关系。产权具有稀缺性、排他性、有限性、外延性等特征。产权在类别上可以分为：私人产权、社团产权、集体产权、公共产权和国有产权。2.高校固定资产的产权界定。产权是所有制的核心和主要内容，各类产权关系形成“归属清晰、权责明确、保护严格、流转顺畅的现代产权制度”，是高校固定资产管理体制的基础。依照我国《高等教育法》的规定，以及高校资产的实际状况，可对高校固定资产做出如下界定：“高校自批准设立之日起具有法人资格，国家通过财政拨款举办高等学校形成固定资产，高校依法自主管理和使用包括各种财产、债权和其他权益的总称。”根据这一界定，高校固定资产归国家统一所有，高校依法人资产所有权自主管理和使用，履行国家规定的发展高等教育的责任和义务。目前高校资产既有国有资产又有非国有资产，既有经营性资产又有非经营性资产，形成了产权多元化的格局。归纳起来：一是产权属于国家的国有资产，二是产权属于高校企业法人的国有法人资产，三是产权属于集体企业的集体资产，四是产权属于合作单位的外单位资产。而本文研究的高校固定资产的产权应属于国家，主要是非经营性产权关系。（二）委托代理理论委托代理理论主要研究的委托代理关系是指一个或多个行为主体根据一种明示或隐含的契约，指定、雇佣另一些行为主体为其服务，同时授予后者一定的决策权利，并根据后者提供的服务数量和质量对其支付相应的报酬。

委托和代理实际上是经济发展到一定水平时的一种分工的形式，是对经济权利的重新配置。由于委托代理关系在社会中普遍存在，因此委托代理理论被用于解决各种问题。随着高校后勤社会化服务的不断发展，部分非经营性固定资产转化为经营性资产，对这一部分资产的管理就要以委托代理理论为基础进行有效的管理。（三）科层管理理论1.“科层制”是著名的组织理论之父马克斯·韦伯在组织社会学的基础上建立的一种组织结构，它作为一种权力依职能和职位进行分工和分层，以规则为管理主体的组织体系就是典型的层级式组织结构。它可以推动、保障组织和机构的顺利运行，有效地实现组织目标。其最大优点在于高效率。2.科层制与高校层级管理的关系。科层管理理论认为，应该尽量实现权力和职责从最高决策层通过组织到下级职员的直接性和连续性。在我国，不论是教育行政机构，还是学校内部管理机构，基本上都是建立在层级管理模式的基础之上的。我国大部分高校现在实行的是科层式的管理体制。本文所指的高校“层级管理模式”属于高等教育微观管理的范畴，具体指学校在纵向上按照等级分科设层、上下节制、权限明确的层级组织结构，但其在开展教学、科研和行政管理等方面的管理范围和管理权限却随着等级降低而相应变化的一种内部组织形式及管理方式。五、我国高校固定资产管理的现状及成因分析目前各高校固定资产管理模式主要有集中管理模式、分类管理模式及宏观管理模式三种。存在的主要问题有：（一）固定资产管理意识淡薄我国高校大部分属于事业单位管理体制，长期以来，高校的固定资产主要通过国家财政投资建设而成，高校在固定资产取得以后，对其使用情况疏于管理，由于固定资产核算不需计提折旧、计算盈亏和进行价值补偿，因而造成只须注重需求，无须注重使用效益的情况，缺乏成本效益观念，对国家投入形成的固定资产的地位、作用及管理的重要性认识不足。这使得固定资产难以发挥在高校教学、科研中应有的作用，一定程度上影响了学校的可持续发展。（二）管理机构设置不合理，职责不明确目前，大多数高校对固定资产管理实行的是以账物分管为原则的分类归口管理模式，即多个部门分头管理。设备部门管教学仪器设备，后勤部门管理房产、家具及一般设备，图书馆管理图书杂志，财务部门负责固定资产的价值核算，而各职能部门又分别归不同学校领导分管。由于缺乏科学、有效的管理体制，导致部门之间职责不明确，管理分散，相互之间的关系无法协调，缺乏管理的系统整体性和协调的全面权威性，提供的信息难以反映学校固定资产全貌。（三）管理制度不健全目前在高校固定资产管理中，有些高校因制度不健全而无章可循，也有些高校虽有固定资产管理制度，但内容陈旧不完善，缺乏权、责、利的统一性，已经不能适应复杂的高校固定资产管理工作。制度不健全或虽有制度但执行监督不力，其结果是一样的。（四）固定资产浪费现象严重由于高校经费主要依靠国家拨款，资产一经形成就为部门占有、使用，很难做到资产在全校范围内资源共享。各院系行政管辖和利益分配相对独立，对资产的配置存在“多而全”的观念，资产购置缺乏计划性和有效的制约机制，随意性较大，抢资源、争项目现象较严重，资产重复购置，使用效率不高，闲置浪费现象随处可见。另外，高校固定资产管理部门由于受管理水平的制约，不能充分掌握全校的固定资产分布状况和使用动态，对长期闲置或利用率不高的设备心中无数，因此对各部门资产进行合理调剂实现资源共享也就无从谈起。（五）非经营性资产转经营性资产的管理不规范按照国家有关规定，高校对非经营性资产转经营性资产，要坚持有偿使用原则，以实际转作经营的国有资产总额为基数，按季(或年)度收取一定比例的国有资产占用费。而部分高校投入的固定资产得不到合理补偿。这种做法造成高校国有资产的流失，对高校国有资产的安全完整和保值增值构成威胁。（六）家底不清，账实不符长期以来，许多高校对固定资产不清查，实物管理部门与财务部门没有坚持开展经常对账，会计账面余额与台账余额不能相符。更为突出的是，在固定资产进入、使用和退出的各个环节没有置于有效的财务监督之下，许多仪器设备的占有、使用部门早已将其淘汰报废，但因没有履行报废手续，财务和管理部门不能及时销账。各二级单位以自筹资金购建的固定资产，也没有纳入学校的统一管理；各院系资料室购置的图书音像资料，有相当一部分没有列入固定资产等等。上述种种不规范的做法，既造成了家底不清，又使其处于不安全状态，形成大量账外资产，极易造成流失。六、基于层级管理模式的高校固定资产管理系统的构建（一）高校固定资产管理系统的构建思路1.加强高校固定资产管理意识。加强固定资产管理，有赖于高校领导的高度重视，有赖于资产管理人员认识，及有关部门的密切配合和广大师生员工的积极参与，只有在统一思想、提高认识的基础和前提下，固定资产管理工作才会得以顺利进行。2.完善资产管理机构。这是改善高校固定资产管理的关键。这一机构应当独立于任何部门，直接隶属分管校长领导，明确其职能，赋予其权力，强化其管理力度。为此，应当设立固定资产管理机构，专门负责全校资产的管理工作。同时，应做好和财务部门、使用单位的配合与协调，必须分工明确、责任到位。3.健全固定资产管理制度。根据高校自身的实际，建立健全起一套固定资产管理制度，由资产管理部门严把资产的入口，并及时送财务管理部门入账，加强核算，理顺资产管理部门和财务部门之间的关系。对大型设备的报废，房屋的拆除，也要严格审批，防止固定资产随意报废，真正做到固定资产管理规范化、制度化。4.建立固定资产协调机制。首先制定闲置资产调剂管理办法，充分发挥资产的使用效益。其次通过计算机网络，实现资源共享。建立高校固定资产网络平台，公布本校实验设备的具体使用信息，避免其闲置和浪费。另外，图书馆和院系资料室应把分散的图书资料统一集中到学校局域网上，以实现校内图书资料的资源共享。5.加强对非经营性资产转经营性资产的管理。一是要严格论证、规范审批。对已经决定转化的资产，要按照规定的程序报请主管部门审核和政府国有资产管理部门批准，并且还要按照国家有关规定进行资产评估。二是要加强监管与考核。学校应加强对投资企业的监督，下达考核任务并制定考核评价办法，建立奖惩制度，以确保资产的投入能给学校带来经济效益。6.资产清查。建立规范化的学校固定资产台账制度。首先，摸清学校占用资产数量、分布结构，是加强学校资产管理的前提；其次，在清产核资工作的基础上，尽快建立规范化的学校固定资产台账制度；第三，在建立学校固定资产管理台账制度的同时，要继续完善并严格执行资产年检制度，以防止部分单位在台账管理中的弄虚作假，进一步加强资产台账的可靠性；第四，结合固定资产管理台账制度，实行规范的产权登记制度，明确学校固定资产的所有权与占有使用权。（二）高校固定资产管理系统的层级管理模式1.构建高校固定资产管理系统的原则。高校固定资产管理的基本原则是：统一领导，分级管理，合理配置，安全高效。基于层级管理模式构建高校固定资产管理系统，应坚持以下几个原则：全过程管理原则；产权明晰原则；委托代理原则；效益原则。2.高校固定资产的四级管理模式。建立科学的管理模式，加强部门之间的协调与配合，形成完善的固定资产管理系统，是实现高校固定资产价值管理与实物管理统一的体制保证。本文运用产权理论、委托代理理论和科层管理理论，结合当前高校实际情况，借鉴国外高校资产管理经验，构建科学合理、权威有效、规范严谨、切实可行的高校固定资产管理系统。做好固定资产管理工作务必要做到“坚持制度、责任到人”，而要实现这一目标，必须建立一个“统一领导、归口管理、分级负责、责任明确”的管理模式。这个管理模式应有四个层次。第一个层次为校级决策层，成立高校固定资产管理领导小组，统一领导学校的资产管理工作，并对学校固定资产管理的重大问题作出决策。由主管资产管理工作的校领导担任组长，成员由学校有关部门负责人组成。第二个层次为校级管理层，设立专门的固定资产管理机构，该职能机构代表学校行使对固定资产的有效管理。负责全校的固定资产管理工作，建立健全学校固定资产管理规章制度，建立购置、验收登记、保管、处置等不相容岗位相互分离的制度。承担固定资产日常管理工作，并组织实施和检查督促，促进高校国有资产结构、布局的优化，确保固定资产的保值增值。财务部门要密切配合固定资产管理机构，负责学校固定资产的价值核算，设置数量、金额总账，进行总量控制，掌握固定资产总值，实行财务监督。财务部门对后勤集团和校办产业的财务不直接管理，采取指导与监督的间接管理办法，后勤集团和校办产业成立各自的二级财务部门，接受校财务部门的指导和监督。第三个层次为各归口管理部门，即教务处、图书馆、实验设备处、后勤管理处等职能部门分别对教学设备、图书、实验仪器、房屋建筑等固定资产进行归口专业管理。这些管理部门接受校级国有资产管理处的统一领导，他们一方面对使用部门的固定资产(许多归口管理部门管理的固定资产由各院系所使用)进行监管，另一方面对固定资产管理机构负责。第四个层次为各固定资产使用部门，使用部门接受所归口管理部门的直接监管，根据实际情况指定若干专职或兼职资产管理员，负责资产需求、更新、报废的申请及清产核资的具体工作，并按要求向上级管理部门报告资产的使用情况。以上各层级必须制定严格的责任制度来明确其工作职责，建立分级分层负责的管理系统，一级对一级负责，并通过适当的奖惩制度来约束管理人员的行为，避免行政不作为、管理低效率等问题的发生，真正形成一个分工明确、责任到人、管理有序的自上而下的良好管理机制，使固定资产资金和实物管理形成良性循环。3.实现四级管理模式的保障措施。要使一个管理系统发挥其应有的作用，必须有相应的制度措施来保证执行和实施，否则的话再好的管理模式也只能沦为空谈。对高校固定资产的管理也是如此，为保证固定资产的四级管理模式得到切实执行，还应结合学校实际情况建立资产管理的考核、监督和审计机制。（1）建立固定资产管理评价体系。在每学年结束时，各部门应组织人员对其所管理的固定资产按有关规定进行检查核对。对占用固定资产的部门或单位，要考虑其使用情况，具体指标有保值增值情况、产生的效益情况、保养维护情况、设备完好情况等，根据核对情况对具体责任人作出客观评价，评价结果列入年终工作业绩考核。（2）建立强有力的外部和内部监督机制。财政拨款部门要加强对支出的延伸管理，将高校固定资产管理纳入自己主要职责范围。政府固定资产管理部门要建立高校固定资产档案，严格执行固定资产登记、年检和处置等相关制度，并加强对固定资产的监督。高校内部在固定资产购置、使用、调配和处置的各个环节，必须在完善投资决策制度、招投标制度、内部审计制度、有偿使用制度、资产流失责任追究制度、固定资产报废制度的基础上，构建内部控制制约机制，加强全过程、全方位的监督。（3）建立固定资产审计制度。为提高资产使用效益，防止人为的流失，保护资产的安全，实现资产的保值，审计应在固定资产管理中起到非常重要的作用，审计部门对高校要进行定期或不定期审计。高校审计机关一直承担着对高校固定资产管理进行审计监督的重任，要增强其工作独立性，减少来自各方面阻力和约束力，真正使其能认真履行审计职责，防止固定资产人为的流失，保护固定资产的安全，实现资产的保值增值。[本文为科研项目成果，项目名称：陕西教育学院科研基金项目，立项号：10KJ010。]参考文献:1.财政部.高等学校会计制度（征求意见稿）.财会便[2009]62号．2.谢秀俤.高校国有资产管理体制改革与新型框架的建构[D].福建：福建师范大学，20063.高丽.现阶段高校固定资产管理存在的问题及解决对策[J].西安建筑科技大学学报(社会科学版)，2007（6）4.翟福生.高校固定资产核算体系创新探索[J].南都学坛(人文社会科学学报),2009（11）5.陆萍.高校固定资产内部控制制度探析[J].财会通讯·综合(中),2009（4）6.翟天任，魏春红.谈加强“一校多区型”高校固定资产管理[J].财会月刊(综合),2008（7）7.陈宏斐，李军毅.“一校多区型”高校固定资产管理模式的新思考.东华理工学院学报(社会科学版),2007（12）8.刘建秋.网络环境下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陕西西安 710061）（责编:贾伟）