高校图书馆文献经费预算和配置现状及优化述略

殷占录

(大连外国语学院，116044)

由于信息服务网络化程度不断提高，高校图书馆馆藏资源结构发生了变化。新的形势和变化趋势如何影响高校图书馆文献经费的预算和分配?高校图书馆文献经费预算和分配的现状如何?高校图书馆又该以怎样的方式去提高经费使用效率……诸多问题困扰着大多数高校图书馆。同时，国内图书馆界就文献经费的预算和分配尚未有明确结论，很少对全国范围内主要大型高校图书馆的文献经费预算与分配现状进行全盘摸底和深度分析。为此，笔者对近几年来东北地区部分高校图书馆的文献经费预算与配置情况进行了调查。

1 关于高校图书馆信息需求和经费分配现状的调查分析

1.1 信息需求调查概况和分析

高校图书馆在进行信息资源建设时，纸质资源和电子资源建设经费的合理分配尤为重要。在馆藏资源建设上，如何更好地满足教师和学生需求，应是当前高校图书馆首先需要解决的问题。笔者在大连理工大学、大连外国语学院、大连医科大学和辽宁师范大学各发放300份调查问卷，对教师和学生获得信息途径和使用信息载体的喜好进行调查，问卷回收率达89%，具体调查数据显示如下:(1)教师问卷中，通过在图书馆查阅文献、获取学术文献资料的占93%，其它渠道占7%。在图书馆查找纸质文献资料的占65%;而32%的教师选择了使用图书馆数据库的网上电子资源来获取重要信息;通过学术会议、讲座等方式获取信息的仅占3%。(2)学生提交的问卷显示，学生们通过图书馆查找信息的占96%，仅有4%的学生回答是在寝室或其它地方搜集信息。其中在图书馆查找纸质图书的占77%，通过图书馆数据库获取信息的占23%，并且发现使用电子资源的学生几乎都是研究生和大四的学生。调查还显示各所院校对于语种的查阅，中文和英文还是高居榜首，达88%，其他语种仅占12%。

虽然调查的学校性质各不相同，但从数据看，绝大多数教师和学生都是通过图书馆获取信息，并且使用纸质资源读者比例要高于使用电子资源读者比例，因此，纸质文献目前仍然是高校读者获取信息的主要来源。调查数据还显示，教师使用电子文献的比例要高于学生，而学生使用数字资源的大多是研究生和大四的学生。这就说明了一个重要问题:教师、研究生和大四的学生更多地是利用电子文献来完成学术论文、科研等。可见，随着电子信息资源急剧增加，读者获取信息的方式在改变。然而读者对电子资源的利用不够，甚至大部分学生尚未发现电子资源的优越性。这间接地说明高校图书馆对电子资源经费的使用效率并不高。

1.2 经费预算和配置调查分析

文献经费预算和配置是高校图书馆对于购置各种信息资源的经费按一定标准或规定进行划分和使用，使有限的文献资源建设资金得到合理的分配。当然，预算与配置的过程受很多因素的影响，为此我们对大连部分高校图书馆最近五年的经费预算和配置的主要决策队伍进行了调查。

1.2.1 经费预算的问卷分析

很多高校对于经费预算尚未明确到一定程度，没有建立科学严谨的预算管理机制。［1］但是对经费预算大致可分为三种方式:(1)经验预算法，即根据以往文献经费的预算情况统计数据，结合本年度学校下拨的经费情况，并考虑文献价格涨幅因素进行估算，预算本年度经费。在实际工作中，绝大多数高校图书馆还是采用此种习惯性方法。(2)公式预算法，就是通过一种定量分析方法，分析各种影响因素，涉及到各种数学公式或模型，据此来计算并确立最终经费的配置情况。(3)切合实际预算法。这种预算方式介于以上两种预算方法之间，也叫两者结合法。两者基本影响因素都要综合考虑，甚至可以根据馆内本年度对文献的特殊需求而做预算，这样的方式可以减少根据领导的偏好或某些博弈结果来分配经费的习惯，同时也避免了采取单一方法的缺陷，此方法在实际预算工作中将应用得越来越广泛。［2］

1.2.2 文献经费配置调查研究

由于各校迎接评估、图书馆文献种类不能满足读者需求等因素，各高校对图书馆的购置经费加大了下拨力度。然而下拨的经费毕竟有限，怎样进行经费预算?又如何配置经费使其效益更大地发挥?这些问题正困扰着各馆经费配置的决策者。带着诸多问题，我们分析了近五年我国部分高校图书馆经费配置表:

表1 部分高校图书馆经费配置的平均数据 单位:元

表2 部分高校图书馆平均经费增长率(%)

由表1、表2分析可知:

(1)各高校图书馆的平均总经费走势持续上升，教育评估政策、文献价格涨幅等因素，各高校加大了对图书馆的拨款力度。然而总经费增长缓慢，五年平均增长率还不到10%，这在物价不断上涨的情况下，很可能会导致图书馆信息资源建设经费不足，影响图书馆事业的发展。

(2)纸质资源建设经费占总经费的百分比很大，每年都在60%左右，说明纸质资源的建设仍然是高校图书馆文献资源建设的重点，特别是2009年教育部要求对地方高校进行教学评估，各大高校图书馆在馆藏量上加大了投入，突击建设纸质资源。从而影响了图书馆资源建设的结构比例。［3］但是，从每年的增长率不难看出，纸质资源的增长趋势越来越缓，这说明高校图书馆对纸质资源的经费投入在逐步减少。

(3)由表2分析，电子资源的增长趋势是很明显的，五年平均增长了20%多。说明数字资源以其多种优点已经受到广大读者的青睐，高校图书馆加大了对电子资源经费的投入力度。从电子资源经费的增长速率看，在不久的将来，很可能电子资源经费在高校图书馆总经费中占主导地位。［4］

2 经费预算和配置存在的问题

2.1 馆藏结构和文献需求模糊

高校图书馆作为学校教学和科研的支撑机构，需要深入了解教学课程需求和本馆馆藏资源，特别是新建专业的增加、学校其它科研项目的立项等。彻底取缔传统观念下的本位主义和“自给自足”的藏书观念，提高文献资源的社会效益和经济效益。随着图书馆向网络化、数字化发展，高校图书馆可以充分利用信息技术手段提供的可拓展空间来着重建设自己的特色馆藏。事实上，真正意义上的馆藏建设，就是如何更有效地建设本校的特色资源库。高校图书馆因其学术研究方向、学科设立的侧重点不同，使图书馆或多或少都有自己的馆藏特色，这些独有的或者较别处更丰富的馆藏，正是读者所期望的资源。因此，深入揭示现有馆藏的结构和用户的需求程度，是分配文献经费的基础。

2.2 经费来源单一，投入不足

绝大多数高校图书馆经费的来源是学校财政的下拨经费，缺少其它获取经费的渠道。而经费来源单一，投入不足使得图书馆每年的文献建设举步维艰，要将这仅有的经费配置合理化更是难上加难。那么，究竟是什么因素在影响着高校图书馆的经费呢?具体有以下两点:(1)各级领导对图书馆的重要性认识不够。高校图书馆作为大学的三大支柱之一，是学校的文献信息中心，在学校的教学、科研活动中，发挥着重要作用。《普通高等学校图书馆规程》明确指出:“高等学校图书馆是为教学和科研服务的学术性机构”。高校图书馆经费应由学校依据教育主管部门下达的教育事业费，按一定比例拨给图书馆。经费的划拨能在一定程度上体现各级领导对图书馆的重视程度。但在大多数高校中，领导对图书馆的重视程度相对较低，划拨给图书馆的经费往往满足不了馆藏建设需求。(2)经费增加与文献资源价格上涨明显失调。目前，文献价格持续上涨，尤其是电子资源数据库的使用费逐年增长，外文原版图书的价格大幅度上升，如TCLC和CLC的原版图书价格高达2000多元。

2.3 经费分配方案过于简单化，缺少有效分配机制

纯粹经验式的经费配置方式过于单一化，甚至有些主观臆断，无法充分考虑读者自身的需求特性，难以适应和指导现阶段的文献建设工作。高校图书馆的信息资源建设经费究竟如何配置，很难有一定之规，大多取决于馆长和采访部老师的经验。目前各高校图书馆缺少一支专业化的经费分配决策队伍，没有认识到文献经费分配不只是形式问题，更在于它的技术性管理。因此，建立经费分配决策队伍是十分必要的。通过优化和调整，切实提高参与分配决策人员的业务素质和职业道德素质，为图书馆文献经费预算和分配提供一个合理、公正的思路。

2.4 经费利用率低，缺乏科学的效益评估体系

高校图书馆的经费增长缓慢，物价飞涨已经给信息资源建设带来众多问题。很多高校图书馆的经费使用情况较为模糊，没有明确的经费比例，造成经费使用效益降低，影响了图书馆事业的良性发展。这就需要我们对文献经费投入的效能做出准确、规范的评价，建立起经费预算和分配的监督、评估机制，使其在科学的经费使用体系内运作。否则就无法对经费分配的过程及结果做出全面的、本质的解释和判断，很难向经费分配决策者提供依据。

3 优化高校图书馆文献经费预算和分配措施

3.1 拓宽文献经费来源渠道，健全经费来源机制

高校图书馆作为学校教学、科研的支撑机构，其配置经费主要由学校宏观调控，经费来源单一，无法满足文献资源的购置。这就需要拓宽经费来源渠道，多方筹集文献经费。可以通过捐赠方式来扩大经费，包括实物捐赠和资金捐赠［5］。比如，高校教师和学生将已用过并且新的有重要价值的文献捐赠给图书馆，不仅可以补充馆藏文献，而且在一定程度上还可以缓解对纸质图书经费的压力;其次是鼓励和宣传本校师生和社会对图书馆的资金捐赠［6］。建立长效捐赠机制，扩大图书馆捐书、捐资的影响和渠道，从而解决经费短缺、资金匮乏等问题。有些高校，如大连理工大学、大连外国语学院等图书馆还采取了“自给自足”的筹集经费方式。到学期末或年底，将馆里的过刊和阅览率较低的期刊便宜向外出售，不仅节省了馆藏流通空间，还为下一步的文献配置经费起到了补充作用;在筹措文献经费方面应借鉴国外经验，从科研基金中提取适当比例用于馆藏建设，或者从重点学科建设经费、学生学费、人才培养基金中提取一定的数额用来扩充文献经费等等。通过多种筹措，力争有更多的经费投入到文献配置经费中，最终建立起以学校拨款为主，其他经费为辅的经费来源机制。

3.2 建立经费配置决策队伍，变革文献采访模式

目前，国内高校图书馆文献经费的分配决策模式是封闭式的，根据历史经验法分配经费的占多数。然而文献经费分配工作不仅是技术性问题，更是图书馆长远建设的管理问题。所以，高校图书馆要调整和优化经费决策队伍，更大限度地保障文献经费使用的合理性和公正性。文献经费预算与分配小组应该以馆长和一线采访人员为主，院系相关部门教师代表参加，建立一支专业的决策队伍，以便能够了解图书馆文献资源现状、市场经济，掌握文献出版发行的动态，熟悉采购环节中的细节问题，清楚文献经费使用流程和规律等，从而科学合理地使用文献经费。高校图书馆在优化决策队伍的同时，还要建立起有效的采访模式。传统文献采访模式存在采购意向模糊、渠道单一、体制老化、规划过于简单等问题。采用多元化采访模式可以避免上述问题，即图书馆在保留原有可行的采选模式基础上，还可以综合多种采购模式，像招标现场采购、网上和书目订购、集团采购和联合采购等。通过集团采购方式可以得到30%—50%的价格优惠，现在多被国外高校所接受;［7］而联合采购方式在我国多数高校也被采用，比如东北师范大学图书馆联合艺术学院，购买了库客数字音乐数据库，并由图书馆提供技术支持，从而提高了图书馆经费的使用效率。

3.3 优化文献资源配置方案，提高经费使用效率

能够合理地配置文献资源是图书馆馆藏资源建设的前提。不同文献载体类型各有优点和缺陷，纸质文献符合读者的阅读习惯，但是它的制作困难，检索不便，形态固定，而电子文献信息存储密度高，能实时、远程和快捷检索，信息的可靠性和共享性较强。而且电子产品大多都支持电子书的使用，像新出的Iphone、Htc、Mp5和其它多功能安卓手机都能提供便捷的信息。但是电子文献劣势也有很多，使用不便，安全可靠性低，数据库制作缺乏统一标准等。所以各高校图书馆在进行文献资源购置时，应综合评定馆藏结构和年度学校学科方面的建设、科研立项需求等，以实现经费效益最大化。比如，大连外国语学院图书馆根据多语种资源的需求，高度重视外文文献和多语种数据库经费的配置。2011年该馆将2/3的经费用来购买数据库，其中对利用率高的几个数据库加大了投入，获取了更多的使用权限，对CNKI、超星、书生和金图的投入经费要高于其它数据库。同时根据学校学科建设的需求，适当加大对新建专业的经费投入，比如伴随大连外国语学院的“孔子学院”、“俄语中心”等新专业和发展项目的建立，又新增了几个小语种数据库。

4 结语

高校图书馆应以科学的服务理念为指导，改革传统的经费管理机制。通过制定经费预算和分配的整体战略，克服经费匮乏、技术薄弱等问题。以崭新的思维统领信息资源建设，优化和调整经费配置结构，建立与高校教学与科研相符的资源建设体系，不断提高经费使用效益。高校图书馆在保障经费筹措方式多元化的基础上，还应完善文献经费的效益评估体系，对经费的预算和配置进行科学、合理地论证与监督。最终，建立起信息载体多样化、经费来源多元化、资源特色化的管理机制，以建立实现资源共享、互惠互利的区域性或全国性的文献资源保障体系。

［1］孙苏文.高校图书馆文献采购经费使用的效率控制［J］.大学图书情报学刊，2010，(6):36 －38.

［2］华苏永，顾建新.高校图书馆图书采购经费分配模型的改进及经费控制机制［J］.图书情报工作，2010，(1):29－32.

［3］徐桂菊.高校图书馆信息资源建设经费配置研究［J］.科技管理研究，2011，(23):112 －115.

［4］程艾军，张兆忠，马 路.从连续三年中美高校图书馆电子资源建设经费统计数据看馆藏电子资源建设发展趋势［J］.大学图书馆学报，2012，(1):55－58.

［5］吴南雁.高校图书馆信息资源建设经费分配与管理机制初探［J］.图书馆论坛，2010，(2):86 －88.

［6］唐元华.高校图书馆社会化服务经费保障机制［J］.山东社会科学，2011，(5):60 －61.

［7］李宝兰.浅议高校图书馆文献经费的预算和分配［J］.农业图书情报学刊，2010，(7):78－81.