绿化档案管理探索与实践

项 颉（常熟市虞山风景区管理处，江苏常熟，215500）

一、绿化档案的特性

与其他档案相比，绿化档案有着自身的特性，主要体现在如下几个方面：

首先，绿化档案所涉及的内容十分广泛。绿化档案所涉及到的部门众多，我国绿化管理委员会根据我国相关法律法规的规定，颁布了一系列与绿化相关的规章制度，如《部门绿化分工负责》等文件。这些规章制度规定，绿化事业与农林部门、交通运输部门、工程建设部门、企事业单位等都有着密切的联系，都需建立相关的绿化档案。另外，园林建设所涉及的文物保护、园林设计等方面的绿化情况更为复杂，所涉及的内容也更多。

其次，绿化档案所涉及的内容十分专业。绿化工程是一项综合性很强的工程项目，不仅所涉及内容广泛，而且这些工程内容也有着十分专业的特征。在国家相关法规的指导之下，绿化工作人员需要精准地认知工程的设计、执行、管理控制等情况，并做好相关记录。在后期也要对工程的使用情况进行评估，并进一步补充档案资料。

最后，绿化档案具有多种表现形式。与其他档案资料相比，绿化档案资料的载体形式具有多样化的特性，不仅有传统的纸质形式，而且电子档案、实物档案等也大量产生。

二、加强绿化档案管理的重要意义

绿化档案对于经济社会的发展具有十分重要的作用，绿化管理部门都建立了自身的绿化档案，起到了促进社会绿色健康发展的作用。其中，与绿色档案关系最为密切的园林部门，其所建立的绿化档案在城市建设当中所起到的作用尤为突出。

首先，绿化档案给予绿色科技开发与采用以重要支撑。绿色工程坚持低成本、高产出的设计与施工理念，因此对科学技术的需求就显得特别迫切，也使得绿化科技档案成为了绿色档案的重要组成部分。例如，不少绿化相关部门积极探索树木的病虫害防治技术，并在研发过程中对相关参数进行了记录与分析，从而切实地丰富了绿色档案的内容，也很大程度上促进了科技研发工作的开展。

其次，绿化档案能够为社会带来十分显著的经济效益。与推动科技进步类似，绿化档案不仅仅是对历史资料的记录，更是可以运用这些资料对后期绿色工程提供借鉴与指导。事实上，绿化工程的设计、施工、扩建等事项都需要借鉴已有的绿化档案资料。利用绿化档案资料可以提高施工效率，提升收益水平。例如，关于苗圃花室的设计方案往往需借鉴已有档案资料，以保障方案更加科学合理。

最后，绿化档案能够为社会带来总体效益的提升。经济效益仅是绿化档案优越性的初步体现，而伴随这种经济效益的不断扩展，必然带来了整体社会效益的提升，也带动了社会绿化环境更为美观宜人。

三、常熟市虞山风景区管理处绿化档案管理现状

目前尽管我单位绿化档案的管理工作取得了不小的进展，但仍存在着不少问题，而这也使得绿化档案自身作用的发挥不尽如人意。具体看来，单位绿化档案管理呈如下现状：

首先，由于绿化档案建档工作起步较晚，致使单位的绿化档案与文书档案、人事档案、设备档案和会计档案等其他档案相较，其相关的编制与管理体系不够完善。由于绿化档案所涉及的部门众多，使得这种单一部门的管理难以实现对档案来自多部门的快速协调，档案管理部门不能够及时了解绿化工程的进展，导致了档案管理的不善，许多资料散放在各部门人员手里，收集不及时、完整，有不少档案未能汇总到档案管理部门，甚至出现丢失现象。因此，目前档案管理体系不完善制约了档案的利用效率。

其次，相关部门和人员对绿化档案的重视程度不够。尽管绿化档案对于绿色工程的建设具有十分重要的指导作用，但由于受传统计划经济思想的影响，不少工程建设人员对已有档案资料并不重视，工程的建设仍然以领导人员拍板或参考其他相关工程的做法而决定。有的工程从开始就没有完整的手续，缺乏工程立项的第一手资料，而等工程完工后就认为任务完成，有关的文件资料更是随手乱放，许多施工人员没有及时归档的概念，使得档案管理部门苦心管理的绿化档案的价值作用从绿色工程建设伊始就遭到忽视。

最后，绿化档案管理部门对相关法律不够了解，从而使得在具体管理工作中缺乏正确的法律引导。事实上，绿化档案管理部门负责全部绿化档案的收集与管理工作，责任重大，而相关管理人员的法律意识淡薄使得这种管理极易出现差错，轻则导致档案利用效率下降，重则导致档案丢失，造成不可估量的损失。

四、提升绿化档案管理水平的几点措施

1.绿化档案管理人员要通力合作。绿化档案的形成涉及诸多学科，并且形成过程又包含了多个步骤，十分繁琐，因此，建立一支具有较高业务水平的档案编制小组，并对小组人员之间的合作进行合理分工，显得尤为必要。

我们成立并完善了自上而下的档案管理网络体系，每个部门都设立兼职档案管理员，定期召开会议进行沟通分工。并对档案的门类进行更细化的编制，专门设立绿化档案门类，把绿化档案纳入单位档案管理网络。

2.对绿化工程的建设过程进行及时的追踪，确保编制资料不会出现遗漏。绿化工程往往跨时长、阶段多，而且在不同的阶段上也安排着多种不同的任务。档案编制工作的资料收集应充分了解工程的阶段划分，并针对不同的阶段特征进行特定的资料收集与处理。具体做法是每一个绿化工程动工，项目部门都设立一名资料员，自始至终负责工程各类原始资料的收集、整理和保管，工程完工后将全部资料移交档案管理部门，确保绿化档案的准确和完整。

3.对绿化档案管理工作进行法制化管理。绿化档案对于城市建设而言具有不可替代的重要性，而档案管理部门又具有单一性且相对弱势的特征，不合理的管理会导致档案的遗失，造成不可弥补的损失。因此，要注重组织档案管理人员学习档案法律法规，强化其法律意识，组织有关人员定期到相关部门进行档案培训，提高其档案专业技术水平，切实提升绿化档案管理水平。

[1]王丽萍.信息技术与园林绿化现代化[J].上海建设科技，2005年第4 期。

[2]吴随英.浅谈园林绿化档案的管理[J].山东档案，2010年第3 期。