浙江省独立学院教务管理信息化现状及对策研究

蒋芬君

摘要：独立学院脱胎于母体学校,其教务管理在母体学校教务管理的基础上发展起来,继承母体学校几十年优秀的管理经验。但由于其发源和发展的特殊性，如办学性质、地位、培养对象等，以及其与母体学校的千丝万缕的关系，使得独立学院的教务管理系统又要有自己的特色。笔者对浙江省部分独立学院教务管理系统的使用现状进行了调查，并对浙江师范大学行知学院的现状进行了一定的介绍与分析，同时总结了现有的教务管理信息化的现状，提出了部分改进的有效途径。

关键词：独立学院；教务管理；信息化

随着高校独立学院的日益发展，教育部相继颁布了具体的独立学院管理办法，其中对独立学院的教学管理提出了重要的发展方向。2003年教育部印发的《关于规范并加强普通高校以新的机制和模式试办独立学院管理的若干意见》（教发[2003]8号）文件明确指出 “独立学院应实施相对独立的教学组织和管理”，2008年教育部颁布的《独立学院设置与管理办法》（第26号令）第三十五条再次强调“独立学院应当建立健全教学管理机构，加强教学管理队伍建设。”两个文件进一步明确了新形势下独立学院的教学管理模式的发展方向。

教务管理工作作为教学管理工作的核心环节，其重要性不言而喻。以往独立学院的教务管理工作还停留于原来的一级管理模式，教务机构只承担相当于一个系部教务办公室的职能，在母体教务处的统一领导下开展各项工作。而教育部明确下文后，很多独立学院都按照8号文件的要求来规范办学行为，教务管理工作也被赋予了更多的内容，基本承担了一个学校教务处的全部职能。如何针对独立学院相对独立管理现状进行开创性的教务管理信息化已成为当务之急。

一、现有独立学院教务管理信息化现状

（一）教务管理系统本身的现状

1、开发人员与教务管理人员之间的沟通问题，导致系统功能不够完善

技术开发人员是计算机方面的人才，开发经验丰富，但对教务管理工作却知之甚少，甚至一无所知，而教务管理人员对教务管理有着丰富的一线工作经验，对系统开发技术却不了解，导致需求分析阶段不能得到全面的完全沟通，或者技术开发人员不能完全理解教管人员的需求，导致系统在运行试用后才渐渐发现系统的很多不足之处，后期修改难度较大，很多高校无法做到两者的统一。

2、各高校之间的教务管理系统各具特色，不够统一，无法实现资源共享

当前很多高校的系统来源多样，应用水平参差不齐，在信息的名称和定义上差异也比较大，标准不规范、不统一。根据调查发现，当前多数独立学院采用的是购买专用服务器和教务管理系统的方式，如正方教务管理系统，该系统适用于完全学分制下的教务管理模式,功能十分全面,包括了学生管理、教学计划管理、排课管理、成绩管理、选课管理、教材管理、收费管理、教学评价管理等十多个方面。也有少数学校则采用高校自主开发研制教务系统的方式，系统实用性强、更有针对性。每个系统各有所长，但系统之间差异性较大，无法实现共享，造成独立学院与校本部、独立学院间彼此信息系统不兼容，产生信息孤岛，不能满足独立学院教学管理需求。

3、与财务、学生处、招生就业等其他部门的链接不够紧密

当前多数学校的教务系统只在教务部门中使用，也有少数高校在学生工作部门中开通了教务管理系统的客户端查询功能，方便辅导员能及时了解学生的学业成绩。而学生处、招生就业等部门由于工作需要，又有或自行研发，或省部统一开发的独立的工作系统。各系统之间没有实现对接，但各部门之间确实需要很多数据来往，如教务系统的奖励与处分、新生的开学报到情况、学生基本信息等可以和学生处对接，新生的录取库、学生的成绩等可以与招生就业部门对接，学生的缴费情况与财务部门实时对接。根据调查发现，多数高校认为和其他部门的链接不紧密，只有少部分学校表示有部分链接，但链接的部门很少。

4、系统功能庞大繁杂，新手上手难

学分制下教务管理工作头绪繁杂，对于系统的使用来说就是一项技术性较高的活，如何有效、准确的使用教务系统是教务工作的有利保障。而对于刚从事教务管理的人员来说，需要尽快熟悉庞大、繁杂的功能模块有较大难度，根据调查发现，多数新手需要经过一定的培训才能熟练运用系统功能，同时，多数使用者也认为“仅对自己熟悉的领域能熟练使用，但对于其他模块知道的很少”，因此不能全方位的利用系统功能，在一定程度上降低了工作效率。

（二）教务管理系统外部环境的现状

1、教务管理人员的实际操作能力差，业务水平有待提高

一方面，由于学校普遍认为教务管理工作人员工作难度低，人事来源往往会考虑一些职工家属，或部分工作能力不突出的调整人员，导致教务管理人员业务水平相对较低；另一方面，多数独立学院的教务管理工作人员，相对学生人数而言，工作人员数量尚不能完全满足工作需要，根据调查发现，多数学校管理人员、教师、学生都认为教务人员工作量很大，多数教管人员应付于繁杂的机械工作中，缺少学习与创新，普遍存在职业倦怠的现象，如有些教管人员只熟练于自己负责的领域，而对其他模块知之甚少，业务水平得不到进一步的发展。

2、教管人员对系统满意度尚可，但还可进一步优化与完善

根据调查结果显示，系统使用者包括教务管理人员、教师、学生等三个方面，普遍认为，教务管理系统多数功能齐全、系统总体水平较好，使用较方便，但在具体使用过程中，还可以有很多优化与完善，以浙江师范大学行知学院为例，原教务系统提供考试安排模块，但该模块进行安排后，需以Excel格式导出，并进行本地排版后，将考试安排打印后贴到试卷袋上，同时需另外打印试卷托印单，由于考试基数大，工作量相当大。系统优化后，该模块考试安排结束后，可按课程名称直接将试卷托印单与考试安排进行同时打印，由文印中心裁剪后贴试卷袋上即可，大大简化了考试准备过程。但也发现系统优化过程较难，包括与技术人员的沟通、技术攻关、系统试用等环节，同时也存在更新周期长、沟通不便等困难。

3、独立学院与母体学校的关系千丝万缕，共享部分资源，又相对独立

尽管多数独立学院已开始开展相对独立的教务组织和管理，但在运行过程中，由于自身与母体学校的依属关系，还是不可避免的需要使用母体学校的教育资源。如教师、设备、场地等资源。多数学校还是使用母体学校的教务管理系统，该做法方便在原有基础上开展工作，只是服务器独立，数据独立运行与管理。也有个别学校使用全新的系统，实行完全独立的数据管理，但在使用母体学院资源时会存在一些困难，如通识2课程的开设，由于学生人数的限制，若独立学院单独开课和选课将会大大增加教育成本，会出现部分通识课程选不足人数而无法开课的现象。因此，教务管理系统的使用需要双方互相深度沟通，在共享资源的前提下又相对独立。

二、提出若干改进措施

针对上述存在的问题，笔者通过调研，结合我校教务管理实践经验，总结了如下几个改进措施供斟酌参考：

（一）促进开发人员与教务管理人员的有机结合

教务管理部门需尽可能的引进有计算机专业背景的工作人员，专门从事教务管理系统的数据维护工作，有能力者可参与到系统开发维护工作中，如浙江师范大学行知学院工作人员利用自身特长，自主研发了学生管理系统，免费提供给各部门使用，该系统安装轻便，使用快捷、实用，受到使用者的好评与广泛应用。该系统主要包括学生信息的详细管理（几乎包含了所有的信息，如家庭电话、email、qq、学生照片、籍贯、家长电话、学籍异动情况、学生毕业情况等等，在实际工作中得到广泛应用）、课堂考勤的登记统计管理、学籍异动管理、数据批处理管理、等级考试管理与分析、学位授予分析、专业与班级信息统计、各类报表打印等等。学生管理系统与教务管理系统相互结合，一方面很好的解决了教务管理系统功能模块的修改麻烦的问题，另一方面给教务管理系统进行了功能延伸，提高了工作效率，使得各类数据有了多重安全保障。但该系统需要单独数据维护，给数据维护人员增加了工作量。

（二）由省级部门统一协调，取长补短，实现功能互补

根据多年的实践经验，每一个高校都对自己的教务管理系统非常熟悉，很多使用功能在思想上都先入为主，思维上很难改变，最多只能在原有系统基础上进行改进与完善，但系统底层数据结构是确定的，无法更改，因此想做大的调整也不大可能。笔者认为由教育部或省级管理部门集中开发优秀的教务管理系统，下发各高校统一使用，以节省各高校系统开发的高额费用，或采用向企业购买同一款优秀的教务管理系统，如正方管理系统。因此，省级主管部门利用各种机会，统一协调，开会研讨各高校教务管理系统优劣势，以供其他学校参考借鉴，不失为一个较实际的方法。

（三）利用系统输入和输出功能，实现与各部门的数据链接

教务管理系统可针对不同的部门开设客户端，仅提供一些基本数据的查询，开放部分功能。同时，系统又能对其他部门的数据进行批量导入功能，在数据导入之前能对数据进行各种校验，保证数据的唯一性、逻辑性、正确性等。如此可加强各部门之间的数据沟通，达到互通有无，进一步完善数据。

三、结束语

近几年独立学院迅猛发展，一个优秀的教务管理系统能对工作起到非常重要的作用。如何最大可能结合学校实际情况，开发与使用好教务管理系统，是当前独立学院教务部门的重要任务。笔者仅浅略分析了当前独立学院教务管理系统普遍存在的问题和少许改进措施，如何更有效的使用教务管理系统，需进一步的实践与摸索。■

参考文献

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[2]喻夜兰,许春英,高志强等.独立学院教务管理工作特点及增效措施[J].湖南农业大学学报(社会科学版),2008（4）:48-49.

[3]赵长渝.浅析独立学院教务管理信息化建设[J].科技文汇.2009(5):19-20