财务工作中EXCEL的应用

邱毅伟



财务工作中EXCEL的应用

邱毅伟

福建省龙岩市疾病预防控制中心

Excel是Office办公软件中一款用于处理数据的软件，它提供大量定义好的基本运算函数、统计函数和财务函数，能满足大部分财务管理工作需要的同时，它独具特色的数据、函数、图表分析系统，更为财务管理提供了最直观、最便捷的工具。该文介绍Excel软件的工作原理以及财务工作中常用的Excel数据分析处理工具，以利于财务人员在日常财务管理中掌握运用，提高工作效率和工作能力。

Excel 数据透视表 应用

1 Excel软件的工作原理

首先明确Excel模型需要完成什么工作任务，确定完成任务采用的方法如何实现，然后运用Excel工具建立工作模型，该模型应包括原始数据、业务处理的计算公式、模型约束条件三部分自动完成，最后计算机按数学公式和约束条件自动完成模型求解，并用适当形式表示结果，进而分析得出结论。

2 财务工作中常用的Excel数据分析处理功能

2.1 函数应用

在财务管理中使用最多的是财务函数、数学函数和统计函数，Excel函数库提供的函数能够满足简单的财务分析和管理。如果需要进行某种特殊复杂分析计算，则可以通过自定义函数公式来实现。例如：一般的汇总统计使用SUM求和函数，如果是分类统计，则使用分类汇总命令，而条件求和函数的功能是在满足指定的统计条件下，对给定数据区域中的某一指定范围进行累计求和，其他简单统计指标的计算，则可以调用函数库中的其他函数。

2.2 图表分析

图表和数据透视表是Excel的两个强大数据分析工具。在利用Excel进行数据处理与分析时，有时既要使用函数和公式解决数据处理，还要制作各种各样的统计分析报表，使用函数和公式，就必须一个函数套用一个函数，公式又非常长，一般人别说创建这样的公式了，就连看看也觉得非常难以理解。这时使用图表和数据透视表就可以从创建复杂公式、使用各种函数的工作中解脱出来，迅速而准确地对数据进行处理分析，制作出漂亮的报告和图表。

2.2.1图表使用

用图形和图表表示数据，可以直观地提示数据之间的变化趋势、变化周期、变化速度和变化幅度。Excel提供了14种内置的图表类型，不同的图表类型反映的数据特性侧重点不同，应用时根据实际需要选用不同特性的图表类型。最常用的是直方图、饼图、雷达图、散点图和带有折线或曲线的散点图。Excel中可以建立嵌入式图表和图表工作表。嵌入式图表是把图表直接绘制在原始数据所在的数据表中，而图表工作表则是把图表绘制在一个独立的工作表中。无论哪种图表都与原始数据紧密相关，任何数据变化都可以立即反映到图表中。

2.2.2数据透视表

数据透视表的功能在于帮助用户分析、统计数据，利用它可以快速分类汇总多种来源的数据，可以随时选择其中页、行和列中的不同元素，以达到快速查看数据的不同统计结果，可以随意显示和打印出所需区域的明细数据，特别可以很快地从不同角度对数据进行分类统计分析，是财务工作中数据分析必不可少的工具。

数据透视表由页字段、行字段、列字段、数据项构成。例如我们要将以下一张疫苗的调拨统计表（表1），通过数据透视表进行快速分类汇总分析。

表1 2011年疫苗调拨表

（1）将光标移入需建立数据透视表的工作表中，然后单击“数据”菜单“数据透视表和数据透视图”子菜单。

（2）“数据透视表和数据透视图向导－3步骤之一”对话框上，选用默认选项，“Microsoft Excel数据清单或数据库”,单击“下一步”。

（3）在“数据透视表和数据透视图向导－3步骤之二”对话框上，在“选定区域”框中，已经自动选定工作表的（整个）数据区域，单击“下一步”。

（4）在“数据透视表和数据透视图向导－3步骤之三”对话框上设置报表布局，单击“布局”，将“单位”拖动到“页字段”区域，“时间”拖动到“行字段”区域，“疫苗”拖动到“列字段”区域，对于要汇总数据的“数量”和“金额”拖动到“数据项”区域，见图1。

图1

（5）布局完后，在“数据透视表和数据透视图向导－3步骤之三”对话框上，选用默认选项：“新建工作表”，在当前工作的左侧创建一个新工作表。这样做，可以保证原始数据的安全以及可利用性。单击“完成”后，一张新工作表（见表2）即出现在当前工作的左侧。

表2

举一反三，在调拨单中增加疫苗的“规格”、“厂家”、“供应商”等信息，只要在“数据透视表和数据透视图向导－3步骤之三”中将“规格”、“厂家”、“供应商”拖动到“列字段”区域，其余操作都是一样的。

（6）透视表的更新。在原工作表的数据更改后，在透视表中单击“数据透视表”工具栏上的“更新数据”按钮即可。

3 结语

本文只介绍了数据透视表的一个简单运用，数据透视表的运用是Excel软件的一大精华，它汇集了Excel的“COUNTIF”、“SUMIF”函数、“分类汇总”、“自动筛选”等多种功能，是高效办公、分析数据必不可少的利器。熟练掌握Excel的图表、函数和数据分析等工具的综合应用，可以高效、准确地帮助财务管理人员进行预测和决策，起到事半功倍的效果。

[1] Excel Home.Excel 2007实战技巧精粹[M].北京：人民邮电出版社，2010.

[2] 邓斌.Excel在企业财务管理的应用[J]. 西部科教论坛,2010(10):12-14.