试论企业管理与行政文秘工作的综合作用

王少双

经济的快速发展,国有企业改革的步伐也在加快,现代企业管理要求企业必须建立新的管理机制,各级管理部门,各类管理人员必须转变职能,企业的秘书作为企业主要部门的高级管理人员思想必须与时俱进,转变岗位职能,适应现代企业的需要,促进企业快速的发展。

1 企业管理与文秘的综合作用

1.1 转变思想,更新观念

当今企业的工作重点就是发展经济,创造利润,一切以经济效益为中心,争取最大的利润为目的,企业的秘书工作也必须以创造效益、创造价值为自己的工作重点,因此企业文秘的思想观念和思维方式必须要敏感,要及时感觉市场经济的变化,并能及时调整自己的工作方式,使自己的工作永遠适应市场的不断变化。今天市场经济的竞争日趋白热化,企业要想在竞争中取得优势,促进经济效益提高,必须要优化企业资源配置,企业的领导为了本企业的生存和发展不受市场经济的牵制,必须要根据市场的不断变化进行市场预测和市场分析,随时调整营销策略,企业文秘在参与企业的管理中,应该对企业内部的生产经营过程及其各阶段的薄弱环节严加把握,而且更要将自身思维和行动方式转变,随时参与对外经济活动,及时更新思维行动方式,把握市场动向,收集有效信息,搞好调查研究,发挥最好的参谋助手作用,使企业领导的经营思路不断拓展。企业的秘书作为企业的高层管理人员必须牢固树立:全局意识、超前意识、形象意识、服务意识和廉政意识。

1.2 发挥好参谋作用,为企业出谋划策

在市场经济全球化的大背景下,企业面临着重大的发展机遇,同时也存在严峻的挑战,面对复杂多变的经营环境,使企业生产经营战略决策富有更大的挑战性、风险性和灵活性,使领导决策变得更加复杂和困难。企业的秘书作为企业高层管理人员的参谋和助手作用就显得特别重要。这就要求企业的秘书具有高度的责任心和强烈的事业心,为企业的领导发挥好参谋和助手作用,企业秘书的主要工作要以领导的工作为主,以企业党政的重大部署、重大行动为主,真正做到和企业的领导同呼吸、共命运,目标相同、思想相同、言语相同、行动相同。企业的秘书要努力学习信息技术,当好领导的信息参谋。经济的高速发展、信息技术的迅速普及,信息流量的加快,未来的竞争是信息的竞争,谁掌握先进的信息,谁就会在竞争中立于不败之地,企业的秘书必须掌握先进的信息技术,要把做好信息工作作为领导参谋、协调、的基础和手段,将采集到的各种信息进行分析、收集、处理、加工,提出预案,主动献计献策,降低领导决策风险度。要以信息服务为载体,把企业秘书工作提高到一个新水平。

1.3 降低工作风险、拓宽工作领域

随着市场经济的迅猛发展和改革开放的不断深入,秘书工作也越来越向着开放型发展,秘书工作的领域也大大的拓宽,不仅要处理企业的内部事务,还要处理好企业的外部事务,对企业内部事务的处理,接人待物、协调工作、各部门的沟通等等,使企业的经营按照企业的经营目标按部就班的发展,对外部事务的处理包括:收集和交流信息、呈报经验材料,反映主要问题,参与经济与文化交往活动,配合经济信息发布会、产品订货会、庆典会等对外经济活动而进行大量的策划和筹集工作。随着市场经济的高速发展,企业的市场压力也越来越大,企业要和政府、用户建立和谐的关系,以利于企业的发展,这就要求企业秘书不仅要有良好的口头表达能力,写作能力及敏锐的观察、思考、调研、分析能力,而且还必须有较强的处理人际关系的能力、社会活动能力、干练的办事和熟练的公关能力。以适应工作要求,拓宽工作领域。

1.4 不断学习,适应新的挑战

由于经济的发展,企业压力的增加,这就要求企业的秘书必须成为企业的智囊人物,领导的得力助手,要求企业的秘书必须是复合型的人才,只有复合型的人才才能帮助企业领导开拓新的经营领域,适应新时期经济发展的需要。企业的秘书要不断学习,不仅要掌握现代化的知识,使自己的知识结构永远超前,还应该熟练应用计算机、传真机、复印机等先进的办公设备,同时要积极适应电子商务时代的需要,主动了解计算机、网络技术的发展状况,将最新技术用于秘书业务,及时准确的把握瞬息万变的商机,搜集整理信息资料,为领导提供高效服务,适应新时期的新的挑战。

2 结语

总之,企业的发展是目标,建立现代化的管理制度是企业发展的关键,这就要求企业广大的文秘工作者不断学习、勇于克服困难、切实转变职能、不断创新工作机制,在企业的管理中发挥桥梁和纽带的作用,推动企业的不断发展。

参考文献

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[2] 李鹏.电子商务环境下的企业管理[A].天津市电视技术研究会2011年年会论文集.

[3] 周松涛.浅谈如何加强企业管理 [N].周口日报,2010.