保密形势下如何做好档案利用工作的思考

崔丽娟

摘 要:文章通过分析在重视国家保密工作的情况下档案利用存在的问题,并结合实际采取实施了加强完善档案利用管理工作的途径和方法,为充分发挥档案的最大价值,提出了实现档案多元化利用管理的思路。

关键词:保密工作档案利用规范流程多元化管理

中图分类号:TM306 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2012)05(b)-0212-01

随着我国空间技术的快速发展,空间环境工程领域取得了丰硕成果,在型号研发和科研生产各项管理工作中,航天档案发挥了重要作用,提供了有效的技术支持和资源保障,档案资源的巨大利用价值早已为公众所认知。因此,档案的有效利用更显得愈来愈重要。但涉密档案尤其是绝密级、机密级档案是党和国家以及航天企业的核心秘密,关系到党和国家的安全,关系到国家政治、军事和航天事业的成败。由于保密工作不断加强,档案的快捷利用也面临着严峻的挑战,如何在严格加强保密工作的条件下,处理好档案的提供利用工作显得尤为重要。

1 档案利用工作面临的新问题

档案利用工作是档案管理的中心工作,在整个档案工作中只有档案利用工作直接与利用者发生关系,直接体现档案工作的政治性和服务性,占有突出的重要地位。只有通过有效的开发利用,才能使档案为科研生产等各项管理工作服务,以达到档案工作的根本目的,否则,档案工作就失去了方向,档案工作乃至档案就失去了存在意义。在保密工作不断加强的工作条件下,为了充分发挥档案的宝贵资源,满足空间环境工程及相专业关领域研究的需求,笔者认为目前在高度重视国家保密的同时,开展档案的利用工作还存在一些问题。

1.1 密级编研资料,利用者不愿意保管利用

档案工作的根本目的就是为各项工作提供服务。档案工作者通过辛勤的劳动,编写出大量的史料编研资料,由于内容涉及型号研制等涉密信息,编辑出版的《年鉴》、《大事记》、《所史》等编研资料都是秘密级及以上资料,在资料发放过程中,利用者既高兴又不愿意接受保存,部分人员担心保管使用不当,出现保密问题,拒收编研资料,使史料编研资料的利用受到极大影响。

1.2 重视档案的保管,轻视档案的利用

做好档案工作就是维护整个档案的完整和安全。收集、整理、鉴定和提供利用等是整个档案工作需要共同担负的任务,而保管工作则是实现这一任务和要求的重点环节。在严格的保密工作环境下,涉密档案的保管工作具有重要意义,如果涉密档案保管工作做不好,会给档案工作的其他环节造成不便,甚至使整个档案工作蒙受无法弥补的损失。但档案保管工作不是“为保管而保管”,其最终目的是为了保证航天事业及空间环境工程相关领域对档案的利用,不能片面地的强调涉密档案的保管,而轻视档案的开发利用。

1.3 档案鉴定不及时,影响有效利用

提供档案鉴定是档案开放利用前的一项重要工作。档案鉴定主要从其性质的价值、质量和使用三方面科学而准确地区分、判定档案的开放利用与控制范围。但在实际鉴定过程中,往往出现过于重视档案的保管和保密,无视保密期限的时效和范围,特别是涉密和非涉密档案混在一起,给鉴定工作带来繁重的工作量,致使部分档案未能及时鉴定,延误了档案的开发和利用,无法实现档案资源合理有效的使用。

2 加强完善档案的利用管理工作

根据新时期保密工作的特点,更加需要多元化、多角度的加强对档案管理的开发和利用。科学有效的实现对档案的保管、鉴定、开发利用工作,完善便捷科技人员的档案利用体系,最大限度的满足对档案的需求服务,笔者认为应从以下几方面实施:

2.1 加强档案利用管理,提高档案人员素质

档案工作者要加强档案的利用管理。首先,要提高认识,转变观念。在航天严峻的保密形势下,在严格执行国家《保密法》和各级相关保密规定的前提下,更要积极开展档案的利用工作,克服重藏轻用的传统理念,克服对档案封闭期的制约;其次,要增强档案的服务意识,建立档案利用体系。面对新形势下保密管理的要求,对档案人员也提出了新的挑战,档案人员必须树立以“有效科学利用”为原则,以服务科研为己任,以满足科技人员的最快最大需求为目标,利用档案资源,开拓思路勇于创新;第三,提高档案管理人员的素质。档案管理人员具有特殊的身份和地位,有知密多、知密深、并掌握丰富的档案信息资源,他们对于保守党和国家的秘密负有比一般人员更加重大的责任。因此,档案保密与利用工作的好坏,关键是提升档案管理人员的素质,需要定期对档案管理人员进行培训,提高档案人员政治素养和工作技能;第四,加强档案的日常管理工作。档案的调阅、移出、销毁等环节应严格按规定手续办理,认真履行审批、登记、签字手续,任何人无权擅自调阅。档案使用完毕后应及时检查,一旦发现失密、泄密问题,应及时查明原因,进行补救,确保档案安全。

2.2 加强档案制度建设,完善规范审查流程

航天档案在科研型号研制工作中发挥着重要作用,因此也愈来愈受到各方面的重视。档案各项制度建设日趋完善,特别是关于档案利用的管理规章制度也进行了修订完善:一是建立健全档案管理制度,用规范化、标准化的要求,对档案的收集、整理、归档、保管和开发利用工作进行严格把关。二是建立统一的档案管理网络,在大力开展电子档案利用工作的同时,设置涉密人员的利用权限,确保不失密、不泄密。四是重点完善审查档案利用管理流程,如阅览制度、外借制度、复印制度等,严密控制各个环节。五是建立档案开放的保密审查机制,涉密档案的开放鉴定,要严格执行《保密法》及保密相关规定,在不违背保密原则的前提下,正确处理好档案的保密和控制使用的关系,形成档案安全利用体系。根据实际情况,对不同需求的人员设置不同的利用范围,规范审批手续,严格按照各项档案利用的规章制度进行操作和执行。但在严格保密的工作条件下,要对档案进行有效的开发利用,还需要在实践工作中不断完善和创新。

3 实现档案多元化的利用管理

信息技术的发展推动了电子档案的广泛使用。档案工作以纸质档案为主,电子档案为辅,目前,对纸质文件涉密档案的利用,已经建立了完善的管理规定,但对电子档案的利用还需要不断加强和完善,要实现纸质、电子及网络等多元的档案管理的利用模式,实现“双轨制”的利用管理:

一是要在OA公文办公软件上建立检索查找利用系统。根据保密规定,OA公文办公系统上的院文件仅能使用阅批功能,通常院发公文都是电子文件,如需纸质文件,必须到院机要处办理纸质文件借阅手续,不仅浪费时间,而且降低了效率。因此要利用信息化的手段,在保密许可的条件下,在OA办公软件建立对院级公文的检索利用系统,为利用者提供便捷、高效的检索服务。

二是利用所网开展电子档案的利用工作。所网的主界面于2004年建立了“公文查询”专栏,通过“公文查询”可以查询到本所历年来形成的全部公文(不含涉密文件),本所公文随时上网发布,利用年份、单位、文号、时间、主题词等检索方式,可查到所需要的文件。做到了利用的高效快捷。

三是建立史料编研数据库,将大量的史料编研资料由纸质转化为电子版,设置密级文件加密权限,避免部分利用者对保密保管不善问题的顾虑,符合密级权限的人员可以进行快速查阅,可以更加方便利用者的检索利用,充分发挥档案史料编研的作用,达到方便利用的目的。同时也可以减少出版印刷的费用、节省了经费。

四是建立档案信息数据库,将档案全文信息上网(不含涉密档案),与档案原件相比,档案目录、摘要等所能反映出的内容是极为有限的,而全文检索则能解决这一问题,能够更加准确提供检索和更为优质的服务,这也是档案利用的发展趋势。

综上所述,在严格保密工作形势下,更加需要正确处理好档案利用与保密的关系。在强调档案利用的同时,不放松保密工作,对二者进行辩证处理,只有做好保密维护工作,才能更加充分安全的利用档案资源,充分发挥档案的最大价值。