浅谈档案信息化及其管理

李贺

摘 要:信息化是档案事业发展的基本要求和发展方向。档案管理的现代化水平,主要看其档案信息化的程度如何。本文结合自身的工作经验,对档案信息化及其管理提出几点体会。

关键词:档案信息化档案管理

中图分类号:TP391 文献标识码:A 文章编号1674-098X(2012)05(b)-0207-01

1 档案信息化的基本内容及内在联系

“档案是历史的原始记录”,其本身就是一种可以被充分利用的信息资料。必须明确,被信息化处理的档案不仅仅限于档案本身所记载的原始内容,还包括将其加工处理后与其他信息整合后而成的更为宽泛的信息。由此可知,档案信息化的基本内容包括两方面:一是将档案原始内容进行整合再加工而成的信息,即狭义上的档案信息化;二是将档案信息内容与社会其他信息进行整合再加工而成的信息,即广义上的档案信息化。故此,在现有技术条件下,档案信息化既要达到促进档案原始包含信息进入社会交流系统的目的,还要达到将档案中的信息与其他信息整合再加工形成的信息在社会中广为传播的目的,从而服务于经济社会的协调发展。诚然,这两方面的目的是相互联系,相互依存,相互促进的,并不能孤立存在。其原因在于档案信息一旦服务于经济社会发展,狭义的档案信息化,必将与经济社会发展有机联系在一起,必将与社会其他信息整合到一起形成的信息为社会经济发展广泛地得以利用,即成为广义上的的档案信息化,从而使经济社会得以协调发展。

2 促进档案信息化的基本做法

2.1 档案专业技术人员要树立档案信息化的理念和意识

辩证唯物主义认为,意识具有主观能动性,一定的社会意识会产生一定的社会能动作用。档案的信息化过程是一种社会活动,档案的社会意识的能动性必将产生档案信息化的理念,必将推动档案信息化建设的顺利开展。所以,在一定意义上说,档案信息化就是理念和意识与档案原始内容的信息化过程。档案专业技术人员是档案信息化建设的主要参与者,其能动性的高低直接关乎档案信息化建设成败与否。所以,档案专业技术人员只有树立档案信息化的理念和意识,认识到档案信息化建设在经济社会发展中的重要性,才会具有强烈的使命感和责任心,才会主动关心和全身心地投入到档案信息化过程之中,努力做好信息化建设的各项工作,主动整合和加工社会信息于信息化的档案内容中,将档案信息化与经济社会发展有机地结合起来,充分发挥自己的业务水平。

2.2 充分利用各种科学技术和设备

配备相应设备和软件:在档案信息化过程中,要配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备,要购置适合的信息化管理应用软件,通过培训和继续教育等形式,推广信息化建设的仪器设备和软件的正确使用,逐步建立共享服务平台供查阅。

档案中心目录及全文的电子化:档案信息数据录入是目录中心的基础工作之一。对收集得到的各种档案资料,要坚持边整理边录入的原则,建立统一的信息保存标准,做到纸质档案和电子档案双留存,逐步推动档案信息电子化的进程,以便更好地服务于社会。

界定网上查询信息的级别:要参照国家的法律法规制订密级标准,合理界定室藏档案的密级为为公开、内部、秘密还是机密;要根据档案信息使用者合理界定不同的信息查询者的权限,确保国家档案信息安全。

2.3 提高档案信息的管理水平

要安全高效地管理电子档案:国家档案局制定的《全国档案信息化建设实施纲要》要求加强电子文件归档管理,各级机关和企业、事业单位档案部门要根据档案管理的要求,加强对本单位电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导,保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效因此,必须选择适合自身特点的档案信息化应用软件和配套设备,有计划有针对性地开展档案信息化工作,这既可以达到科学、高效管理电子文件的目的,同时电子文件作为一种信息资源,经过应用软件的合理整合,既积累了电子文件,又成为经济社会发展过程中的重要资源。

要选取适合的档案信息化应用软件:信息化建设的理念和意识的形成和发展,需要档案信息化应用软件作强有力的支撑,这是档案信息化付诸实施的重要条件之一。档案信息化应用软件应具有操作简便、功能全面、智能、便捷、高效等优点,是疏通信息化管理脉络的关键环节,是提高档案信息化工作质量和工作效率的关键环节,是档案信息化建设成败的关键环节。

3 档案信息化管理的相关问题

3.1 加强档案信息化建设

要选择适合自身情况的档案信息化应用软件,依据国家法律法规制定档案信息化管理的相关规章制度,破除不适应档案信息化要求的管理体制,破除地域和部门间的条块分割,加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程,逐步提高信息交换的力度和共享水平,使其有利于公众查阅和利用。

3.2 加强专业技术人员的培训和考评

建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化专业技术人员的培训制度和考评制度并切实予以实施,逐步提高其整体业务水平。

3.3 档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识

要加强计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识等培训,加强新技术、新设备、新方法的培训,普及信息技术知识,提高掌握和运用现代化技术的技能,只有切实掌握计算机信息管理应用软件的灵活运用,才能正确使用应用软件并做到档案信息化,使之保持在良好运行状态之中。

3.4 保证信息的录入质量

必须全面而准确地录入档案信息并予以整合加工,否则难以保证信息化建设正常运行。因为信息质量是计算机档案信息化应用软件运用成败的关键。同时,必须建立信息的审核和把关制度,在信息录入之前对其进行审核,在信息录入之后要认真校对,保证信息的科学性、准确性、实用性、保密性和时效性。

计算机作为一种现代化的管理工具,在信息处理、数据分析及其管理过程中具有举足轻重的作用。借助计算机高效、快捷、便利的信息化数据处理功能,可以为档案信息化过程实现现代化。所以,只有充分利用基于计算机的应用软件及其相关设备,利用计算机和网络搭建专门的档案信息化平台,保证档案信息化与社会信息化同步发展同步利用,逐步提高档案信息化及其管理水平,提供快捷有效的档案信息服务,可以为经济社会的快速发展起到保驾护航的作用。

参考文献

[1] 唐宝莲,吴建华.档案信息化、数字化、网络化及三者的关系[J].科技档案,2006(3):32～35.

[2] 夏燕玲.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].云南档案,2010(3):29～31.