航天国际合作项目文件与档案管理研究

崔丽娟 张文杰

摘 要:通过对合同约定交付文件和工作分解结构的结合,对航天国际合作项目文件与档案管理方式进行了初步分析,在此基础上建立了基于项目合同和工作分解结构(WBS)的文件与档案管理体系框架和运行模式,给出了航天国际合作项目文件与档案管理的有效解决方案。

关键词:航天国际合作项目文档管理

中图分类号:C93 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2012)05(b)-0196-03

1 概述

近年来,我国航天科研单位参与国际合作的机会逐渐增多,为了更好地对该类项目的实施进行有效控制与跟踪管理,项目管理组织均将项目信息管理列为项目管理的重要工作之一,而文件与档案管理则是项目信息管理的基础。为了能够更好地进行航天国际合作项目信息管理,就需要进行深入而大量的文件与档案管理研究工作。同时,航天国际合作项目中的文件与档案管理是项目实施水平和规范性的重要体现,某种程度上甚至可能影响到项目实施的成败。本文结合航天国际合作项目的特点对该类项目文件与档案管理进行了初步的探讨,并在此基础上建立了基于项目合同和工作分解结构(WBS)的文件与档案管理体系框架和运行模式,可为后续同类航天国际合作项目信息管理提供参考。

2 航天国际合作项目对文件与档案管理提出的新要求

国际合作项目发展趋势[1～6]向着总承包商能力越来越强的方向发展,交钥匙(Turn-key)工程已成为世界一流宇航企业承担国际合作项目最常见的方式。项目管理方式的转变必然会导致对文件与档案管理提出新要求,主要表现在以下方面。

2.1 项目技术状态变化增加了项目文件与档案管理的复杂性

由于国际运输将直接造成产品的重新组织、包装,这将直接增加外方海关备案清单、装箱单、清关说明等一系列技术状态控制文件,由于文档是技术状态控制的依据,这就需要通过及时对文件进行归档和分发对各阶段的技术状态进行有效控制,从而增加了项目文档管理的复杂性,对文档管理及时有效性提出了新要求。

2.2 项目范围管理的扩大对文件与档案管理的覆盖面提出了新要求

由于国际合作项目增加了国外用户国内验收测试、报关、国际运输、清关、国外安装、国外调试、国外交付和维保(国外)等多个阶段工作,因此必然会要求文档管理要符合项目阶段管理的基本要求。特别是国外施工期间产生的大量文件编号归档成为了文档管理工作覆盖面不可缺少的一部分。

2.3 项目相关方对于文件要求理解不一致对文件与档案管理工作提出了新要求

由于国际合作项目最终用户为国外公司,同时相关方还有中国和外国的海关、进出口检验检疫部门等组织,各相关方对于同一文件的理解难免出现偏差和不一致的情况。例如,在俄罗斯GVU-600空间环模器项目中,外方用户可以接受英文的报关文件,但是俄罗斯当地海关却希望得到俄语文件。这就需要总承包商能够吃透各相关方对于文件的要求,形成合乎相关方要求的文件。

3 国际合作项目形成档案的收集管理

3.1 国际合作项目合同中对交付文件的约定

国际合作项目的档案管理必须符合国际客户对于文件归档的要求。表1是GVU-600空间环模器项目合同中俄双方约定的交付文件,它基本体现了外方的所有关注点,是技术状态控制的核心要素。(如表1)

档案的关注点也是技术状态控制的核心要素,而文件明细表所列项就是该项目归档的重要范围,为了保证文件的齐全完整,必须建立健全国际合作项目工程档案收集管理制度,对各种技术文档的形成过程所产生的有价值的文件等都要进行收集,确保文件齐全完整归档。

3.2 工作分解结构(Work Breakdown Structure,WBS)

国际合作项目的文件与档案管理必须符合项目工作分解结构的要求,建立项目技术状态基线和管理状态基线,以便作为项目后续阶段执行与管理的依据,顺利实施后续工作。

为了合理而高效地对项目文件与档案进行管理,方便地对技术状态和管理状态进行控制,国际航天合作项目的工作分解结构可采用产品分解结构与产品研制阶段相结合的方法进行。首先,按照产品研制阶段进行工作分解结构的第一次分解,将项目全生命周期工作分解为产品初步设计、产品详细设计、产品采购与研制、分系统国内调试验收、国外用户国内验收测试、报关、国际运输、清关、国外安装、国外调试、国外交付和维保等十二个阶段。其次,以一级工作节点“产品采购与研制”为例,可按照产品分解结构将其分解为真空容器分系统、热沉分系统、真空抽气分系统、低温分系统、测控分系统,而每个分系统还可以根据档案管理需要再分解到设备级。

项目管理必须对按照航天国际合作项目的WBS结构树文件与档案进行有效的管理,做到国际项目工程建在哪档案管理就在哪,力争从项目结构文件的源头管理,保证项目竣工资料的完整、准确、系统、规范、齐全、真实。

4 国际合作项目交付外方文件收集归档

为了对上述阶段工作内容进行技术状态控制和计划编制,在GVU-600空间环模器项目中,制定了2级的项目交付文件体系结构:交付文件总清单和分系统交付文件明细清单。交付文件总清单见表2,分系统交付文件明细清单见表3。要使档案工作有序进行,必须从一开始就建立一整套科学、合理、适用和操作性强的国际项目档案管理制度制定,从组织领导、管理体系、职责分工、奖励处罚等方面做出管理规定,对国际合作项目交付外方形成的大量文件进行收集、分类、整理、立卷归档。(如表2表3)

5 结论

本文通过对合同约定交付文件和工作分解结构的结合,对航天国际合作项目文件与档案管理方式进行了初步分析,在此基础上建立了基于项目合同和工作分解结构(WBS)的档案管理体系框架和运行模式,提出国际合作项目形成文件必须从项目的WBS结构树文件的源头抓起,制定严格的收集整理归档制度,从而有效保证航天国际合作项目中文件与档案的齐全完整,为后续航天国际项目的发展提供有价值的利用资料。

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