试论新世纪院系资料室的发展

杨柳

摘要院系资料室是院系的专业文献资料信息中心，肩负着为教学和科研服务的双重职责。随着信息技术的发展和应用，院系资料室应在资源建设、管理技术、服务层次等方面应重新定位，加强与校级图书馆的联系，强快数字化信息化建设，逐步把它建设成为一个现代化、专业化的信息中心，更好地为教学和科研服务。

关键词新世纪资料室发展

由于历史原因，许多高校除校级图书馆外，各院系、教学部、研究所（室）也多建有自己的专业资料室，用于存放具有本学科特色的图书信息文献资料。这些院系资料室是本系的专业文献资料信息中心，是师生获取信息和知识的重要场所，也是高校图书资料系统的重要组成部分，但又独立与校级图书馆，直接由院系管理。随着信息技术的发展和应用，传统院系资料室服务功能逐渐满足不了时代发展的需要。为适应新世纪的发展，院系资料室应在资源建设、管理技术、服务层次等方面应重新定位，加快数字化信息化建设，逐步把它建设成为一个现代化、专业化的信息中心，更好地为教学和科研服务。本文以华南农业大学农史资料室为例，谈谈新世纪院系资料室的建设建设方向和建设路径。

1 近期院系资料室的建设

华南农业大学中国农业历史遗产研究室（简称农史室）特藏书库创立的历史，可追溯到上世纪40年代抗日战争胜利前夕。当时负责中山大学农学院图书管理工作的梁家勉先生酷爱祖国农业历史研究，在到访中山大学生的著名学者李约瑟教授的鼓励下，梁先生萌发了建立“中国农业文献专藏室”的设想，并草拟了“简则”。1955年，为响应中央农业部“整理祖国农业遗产,为农业生产服务”的号召，在丁颖校长支持下，梁先生于华南农学院图书馆建立“中国农业文献遗产特藏室”，1978年发展为研究室。特藏室及后来的研究室的成立不仅促进了农业文献的收集、典藏和研究，更标志华南地区农史研究建置化的开始。在随后的几十年里，在学校各级领导的重视下，经过几代农史人的努力，到目前为止特藏书库已馆藏已达7万多册（其中古籍近4万册，里面不乏弥足珍贵的罕本和善本），形成以古农书馆藏为特色的世界古农书版本最多的中国农业历史文献收藏中心。1980年率先在国内招收农史研究生，2004年，根据学校发展需要，农史研究室会同学校其它专业教师，成功申报历史学专业，在农史研究室的基础上成立历史系，形成历史学、历史学（文化旅游）两个本科招生方向。这时农史资料室也承担历史资料室的职责，文献信息的收集也从单一的农史情报资料，转向农史、历史和旅游类图书。2008年又组建了两个跨院系的研究中心，即农业文化与乡村旅游研究中心、宗教与文化交流研究中心。农史资料室的馆藏方向又进一步丰富。

资料室在教学科研中能否发挥作用及作用的大小，在很程度上取决于馆藏能否形成特色。馆藏特色的形成，是一个长期积累的过程。下面介绍华南农业大学农史资料室在这方面的一些做法。

（1）文献资料收集，突出专业特色。华南农业大学中国农业遗产研究室是上世纪80年代华农大8个部级研究室之一。特藏室成立之时就组建了特藏书库，里面收藏了大量中国农业历史方面的文献资料。这些文献资料信息量大、参考价值高，有的非常不易获取。它们包括建国前后从全国各地采购了3万多册的线装古籍，国内外出版或非正式出版的罕见农史类文献，海内外专家学者来校讲学赠送的与本专业密切相关的图书资料，教师出国访问考察带回来的资料，各种学术会议的论文和院系教师撰写的论著、学生的毕业论文。除此之外，按专业教学科研和学科建设的要求，不间断地定购相关的图书、杂志、期刊、工具书，从而使资料室的藏书结构能突出本专业的特点，以保证教师、学生在教学科研方面的需要。

（2）加强电子图书资源的建设。信息时代的到来，要求我们在资料室文献资源建设中，必须树立新的收藏观念，建立现代的资源收藏体系。既要搞好传统文本文献的收集，又要加强电子图书资源等虚拟文献的建设。近年农史资料室根据本专业、本学科的特点收集和购置了大批电子文献，如《文渊格四库全书》、《近代中国史料丛刊》、《中国方志丛书》等。这些大型电子资源，大大提搞了文献检索效率。此外，还加强与图书馆在文献资源建设的交流，推动校图书馆购买“读秀”、“超星”、“CNKI”等电子资源的使用。

（3）采取数字化管理提高借阅效率。数字化和信息化管理的优越性不言而喻，它已经渗透到各行各业中。而由传统资料室向现代资料室转变，就是必须对文献录入、检索和管理实现数字化。为此，农史资料室不仅配备电脑、网络、复印机、打印机、扫描仪、读卡器等现代化图书管理设备，而且还把多达7万册的馆藏图书信息已全部录入学校图书管理管理系统。使图书的录入、检索、借阅和管理均可通过电脑完成。这不但大大提高了读者的文献检索效率，而且方便了工作人员对图书的管理，精准高效。

2 为实践教学科研提供服务的方式

（1）有针对性地开展课题跟踪服务。当今时代，文献资料、浩如烟海，加上许多交叉学科和边缘学科的出现，进一步增剧了科研人员查找资料的难度。资料室管理人员必须尽可能地参与本院科研项目工作中，准确了解课题组、重点学科对文献情报的需求。并根据这些需求，及时作出处理，调整服务内容和方法。这样，提高资料室的服务层次的同时又提高了资料员的业务能力。

（2）配合专业课教师积极开展实践教学。为教学服务是高校院系资料室的重要功能之一。农史资料室经过30余年建设目前，已达一定的规模。馆藏总量近7万册，其中古籍藏量3.8万册。随着学校的快速发展，目前我院学生已达 1600 多人（其中本科生 1600 人，研究生 49 人），并且学生人数呈逐年增长的趋势。作为文科学院，师生在教学实践中，对资料、信息的需求相对较大。农史资料室为配合专业课教师实践教学的需要，对工作内容进行进一步的深化。如，为实践教学需要提供教学展示器具、为增强学生传统文化知识提供教学场所、为丰富学生课程论文、毕业论文提供资源来源等。目前需借助资料室开展的课程有：方法论、中国历史文献学、中国农业历史文献学等。

3 院系资料室未来发展的思考

高校图书馆信息化建设比较早，在采编、借阅、服务等方面的数字化较为成熟，图书的借还、检索均可通过电脑操作完成，方便快捷。图书馆的方便快捷，让读者对传统院系资料室的服务功能有了更高的要求。因此，利用图书馆成熟经验，加快资料室的发展显得尤为重要。

3.1 加强与学校图书馆的协调配合力度

（1）图书馆应参与院系资料室业务管理。大多数高校院系资料室未纳入到校级图书馆管理体系中实现统一规划、统筹管理，而是直接隶属院系管理。院系是一个学术机构，缺乏指导图书情报专业业务能力。正是由于管理体制、管理手段、服务范围等方面的不同，使得指导资料室图书管理规范化欠缺。因此，应理顺院系资料室与校级图书馆双重领导的隶属关系，以便工作上的协调与配合。图书馆要制定系统的培训计划，可以采取多种培养形式相结合，主要从图书分类、计算机编目、各业务流程、文献信息检索的利用、应用自动化系统等方面对院系资料员进行全面培训。形成以图书馆为中心，把分散在各院系的资料室连接成一个相互协助、开放的有机整体，使资料室成为图书馆隶属下的一个专业书库。

（2）实现文献统一订购、资源共享，提高文献资源的利用率。院系资料室信息化建设的鲜明特色，表现在馆藏具有明显的专业性和针对性，尤其是博、专、深的专业书刊和与本学科相关的书刊、各种工具书等，这也是资料室不同于学校图书馆的主要区别之一。然而，院系资料室经费长期严重不足，使得资料室的文献资源得不到很好的充实和及时更新，馆藏特色难以较好地维持下去，这也是一个长期困扰的问题。由于协调工作欠缺，一方面，图书馆和资料室在图书购置方面经常出现重复订购、浪费资金；另一方面，一些教学科研必需的、具有较高学术价值影响力的文献资料往往因经费不足无法订购。因此在购置图书时，要加强图书馆与院系资料室的沟通，明确各自的收藏范围和重点，形成一个既密切联系又合理分工的协作信息系统。避免重复采购，保证学校图书馆“大而全”、院系资料室“小而精”，从而满足不同类型、不同层次读者的需要。

3.2 深化资料室管理人员职业化教育

（1）聘用具有本学科专业背景知识的工作人员。资料室是高校图书馆的重要组成部分，是本系的专业文献信息中心，是师生获取信息和知识的重要场所。资料室工作人员应懂得并掌握本专业的学科知识，熟悉本院系教学安排、课程设置，熟悉本学科教师所任课程及所从事的科研项目，才能更好地帮助师生检索到所需的文献资料，同时参与一定的文献的整理和开放。因具有本学科专业背景知识，对本学科有一定的了解，所以在订购资料时也能做到有的放矢，既合理使用资金，又使藏书更突出专业特色，利用价值更高。这也是图书馆所不能相比的。

（2）加大培训力度，提高专业化知识。资料员的业务水平很大程度上决定了资料室服务质量的高低。新世纪下，除要求资料员具有一定的本专业学科专业背景知识外，还必须有针对、有计划、有步骤地对资料员开展各种形式的业务培训，特别要加强对图书分类、计算机编目、信息开发技术、网络技术等方面的培训力度。使之能够做到在计算机图书管理系统下对图书进行编目、借书和还书；熟练操作计算机和相关外部设备；掌握信息存贮及信息处理技术，对数字信息进行整理及检索等。

4 结语

院系资料室不同于图书馆，为适应新世纪的发展，只有加强其文献资源的专业化、特色化建设，同时应在资源建设、管理技术、服务层次等方面应重新定位，加快数字化信息化建设，使之具有更开放的心态和切实行动，才能使它成为教学科研的信息中心，成为学科建设、专业建设的信息港。