工作流技术在办公自动化系统中的应用

孟祥侃

摘 要：工作流技术是办公自动化系统中的核心技术之一，因此，对工作流、办公自动化系统的概念做了详细介绍，并在此基础上介绍了工作流技术在办公自动化系统中的应用，最后介绍了一个已完成的公文流转子系统中采用的相应技术。

关键词：工作流技术 ；办公自动化系统；工作流管理系统

中图分类号：TP393.08文献标志码：A文章编号：1673-291X（2012）02-0274-02

一、工作流管理系统及其主要实施步骤

工作流在多数实际应用中的情况可以这样来简单地描述：在由网络、服务器和多台计算机客户端所组成的硬件平台上，业务过程按照预先设定的规则并借助应用程序和人对相关数据的处理而完成。实际上工作流技术可以帮助我们在现实生活中完成更多更复杂的任务。如对企业（或机构）内部的各种数据或信息的自动处理，对多种业务流程进行整合和企业（或机构）之间的数据交换，以及借助Internet技术实现跨地域的数据传输和处理等等。

在工作流建立阶段，通过使用一种或多种系统分析、建模和定义工具，把一个业务流程从现实世界转化为一个形式化的、计算机可以处理的流程模型或者叫流程模板（Template）。在运行阶段，流程控制功能相当于现实世界与模型世界的桥梁，它解释已经定义好的模型，也就是说根据模型来调度一个流程中不同的任务并且激活相应的人或IT应用程序。这种流程控制功能实际上是由称为引擎（Engine）的软件模块来完成的。在运行阶段，一个流程的任务通常是由参与人员通过使用一定的信息处理工具或流程控制软件激活一定的应用程序来完成的，因此，工作流管理系统需要与完成不同任务的用户、IT工具或应用程序交互。综上所述，一个完整的工作流管理系统具有包括建模工具、工作流服务器（引擎）、用户界面以及IT工具或应用程序在内的分布式结构。

工作流的实施主要包括三个基本步骤：映射、建模和管理。第一个步骤是映射，其首要任务是对组织内全部现有的手工和自动化的业务流程进行确定并且对其进行文档化处理；第二个步骤是建模，建模即是建立一个有助于建成流线型业务过程的模型。第三阶段是管理，就是对软件实施以及跨越全部工作部门、业务单元甚至是整个企业的无缝系统集成。

二、办公自动化系统功能需求分析

OA系统是实现办公信息的收集与处理、流动与共享、并辅助科学决策的重要信息系统。如何选择一个合适的应用系统平台，并在其上建立适应OA需求的、功能强大的、应用开发容易的、界面友好的各种应用，是成功开发OA系统的关键。虽然各个单位的业务和职能各不相同，对OA系统的需求也存在差异，但OA系统均以公文处理和事务管理为核心，并提供信息通讯与服务等重要功能。从系统功能的角度对OA应用做一粗浅的分析，就会发现OA应用需求以及办公人员对信息处理的操作方式方面有着以下共同特点，这些功能需求是我们选择OA系统开发使用平台时必须考虑的重要依据。

（一）OA系统的电子邮件功能

电子邮件功能是OA系统的基本需求。电子邮件系统满足了OA系统最基本的通信需求，主要提供了OA系统两方面的功能。一方面，为各种应用提供通用的通信平台，以灵活适应不同应用系统对通信平台的要求；另一方面，适应随时需要的电子化通信要求，直接作为一种应用提供了人与人之间通信的手段。

（二）OA系统的工作流自动化应用功能

OA应用是典型的工作流自动化应用。OA应用中几乎所有的业务过程都是工作流。每一项工作以流程的形式，由发起者发起流程，经过本部门以及其他部门的处理，最终到达流程的终点。工作流自动化的目标就是要协调组成工作流的四大元素，即人员、事件、状态、资源，以其推动工作流的发生、发展、完成，实现全过程监控。信息技术不仅应该管理工作流全过程的所有信息和操作，而且还应该主动推进工作流程的实现、主动提示和催促工作人员实现某一阶段的处理，从而整体提高工作流处理的效率。

（三）OA系统的文档处理功能

OA系统处理的信息内容包括了大量的复合文档型的数据。办公自动化所处理信息的载体大多是以信函、文件、传真、报表等形式出现的。随着办公需求的进一步发展，OA系统作为单位核心应用系统，必然需要和办公人员日常使用的桌面应用系统如MS Office以及机关其他业务信息系统、Web资源等等紧密集成。也就是说，OA系统所处理的信息还包含了各种各样的数据对象（如WOrd文件、工作表等等）。这样的系统要处理的信息除包括传统数据类型外，更多的是复合文档型数据，因此，OA系统是典型的文档处理系统。

（四）OA系统完整的安全性控制功能

OA系统所处理的信息一般涉及许多机密，而且不同的办公人员在不同的时刻对办公信息的处理权限也是不同的，因此OA系统的安全性控制功能成为用户对其选择使用的先决条件。OA系统的安全性控制要求一般包括：防止非法用户侵入、权限控制、存储和传输加密以及电子签名等。这些手段必须足够强大，难以攻破，同时，也必须足够灵活，方便使用者掌握和利用。

（五）OA系统支持协同工作和移动办公的功能

在日常办公中，办公人员需要花费大量的时间进行讨论和交流意见，才能作出某种决策。这种工作方式就是所谓的“协同工作”。随着网络技术的发展，异步协作方式如电子邮件、网络论坛等，以及同步协作方式如网络实时会议等。这些新的工作方式打破了时间、地域的限制，使人们可以随时随地参加到协同工作中去，大大提高了工作效率。在网络时代，移动办公改变了最终用户只有在办公室里才能访问和利用信息的局限性。所谓的“移动办公”就是提供办公人员在办公场所以外的办公手段，他可以选择“离线”工作方式，即将需要处理的信息先下载到本地便携机上，然后断开连接并处理信息，工作完毕再次接通连接将自己的工作结果发出以及再次下载新的待办信息；办公人员还可以远程拨号或登录到出差地的网络，随时访问到OA系统。OA系统作为网络应用系统，应提供用户协同工作支持和移动办公支持。

（六）OA系统集成其他业务应用系统和Internet的功能

OA系统决不是独立的应用系统，在任何一个单位内部都存在着其他业务应用系统，它们与OA系统是互相联系的。因此，OA系统必须能够集成单位内部的其他业务应用系统。此外，随着Internet技术的普及和应用，OA系统作为Intranet的重要应用必须能够与Internet相连接，如电子邮件、Web发布等等，这不仅沟通了机关内外的信息，而且还可以进一步提供网络服务，实现电子商务和参与电子社区。

二、工作流技术在OA系统中的应用

从工作流管理的角度分析，每项工作都由一个任务集和任务之间的流转关系集组成，任务集是独立的工作项集合，分别由特定的工作人员完成。任务之间的流转关系即是公文对象的传递和处理关系。随着社会日益快速的发展，企事业单位的日常办公具有涉及岗位增加、人员众多，处理流程烦琐、多变等特点。因此，我们可以建立如图1所示的基于工作流的OA系统模型。其具体的功能如图1所示。

公文办理功能：可供有关人员对公文办理过程加以记录，填写办理信息，并且根据用户的权限，提供按公文时间、单位的查询。

信息发布功能：对原始数据进行整理、统计、分析，生成各种可公布的信息、统计报表、分析结果，以便辅助决策。

日常办公功能：提供收发信件、待办事宜提醒、网上通知等功能。

收发文管理功能：对本单位的收文、发文进行有效管理。其中，收文包括：收文登记、收文录入、设置传阅人和传阅期限、文件批阅历史信息查询、收文归档；发文则包括：拟稿、处长核稿、部门领导核稿、领导审批、发文登记、归档、分发。

系统设置功能：设置用户权限，公用代码管理，电子名片将各部门的员工与其计算机对应起来以实现用户之间方便通信。邮箱管理，为用户设置邮箱和清理邮箱等。

档案管理功能：主要管理本单位的文字档案。包括：档案登记归档、档案整理（编目、组卷、移卷、封卷等）、档案查询及检索、档案借阅、归还、丢失登记、档案统计等子功能。

将OA系统建立在基于工作流的分布式应用框架上，各应用共享一个或多个服务引擎，通过服务引擎来驱动各种不同的应用系统。各应用系统之间可以相互交换数据，各个应用都以组件形式存在，并服从整个OA系统的组件管理机制。这种设计为OA系统的升级、维护和管理提供了方便。

三、 公文流转子系统

公文流转子系统是OA系统中最重要的构件，分为发文管理、收文管理、签报管理、用户权限管理，实现公文的拟稿、核稿、签报、登记、办文、会签、签发、分类归档，以及处理反馈、流程跟踪、催办文件、数据统计、文件查阅等功能。公文流转子系统是OA系统的核心，也是实现无纸化办公的重要标志。部门间的协同工作、事务的跟踪处理都需要通过工作流技术来实现。工作流的实现主要包括3个关键因素，即流转路径的智能化，跟踪与监控信息的提供和与应用结合的能力。鉴于以上这三个关键因素，我们在设计OA系统的公文流转子系统时可以参考采用以下技术：

（1）根据公文流转的实际情况，以办公室为公文流转中枢，动态地选择下一级处理公文的办公人员，可以完成复杂的流转，充分利用工作流的内在机制，动态实现流转路径的确定和变更；

（2）通过服务器端的代理程序实现流转的自动执行;

（3）通过流转日志自动跟踪记录每步流转情况，在整个流转过程中，在权限控制之内，相关人员都可以查询公文的运转状态；

（4）通过OLE技术将WORD等应用对象嵌入公文流转子系统中作为文档的编辑环境；

（5）利用电子邮件系统，将电子邮件信箱作为OA系统的门户，使每一项需要工作人员处理的信息、通知、公文等直接投递到个人的电子信箱中。

参考文献：

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[5]张双喜.论办公自动化系统的发展与建设[J].山西焦煤科技，2005，（3）：16-18.

The application of the workflow technique in the office automation

MENG Xiang-kan

（Computer science and technology school,Suihua college,Suihua 152061,China）

Abstract:The workflow the technique is to transact one of the core in the automation techniques, therefore, flow, transacted the concept of the automation to do the detailed introduction to the work, and introduced the work to flow the technique on this foundation at transact the application in the automation, introduced an accomplished official document to flow to turn the sub- system finally in the correspond of adoption technique.

Key words:workflow technique ; office automation;workflow management system

[责任编辑 王 莉]