钻探企业信息化管理

李明

［摘要］ 钻探企业在有限的资金和物质条件下，既要节约管理成本，又想快速提高管理水平和管理效率，对经营活动进行及时、有效的监控。于是如何设计和选用信息化管理方案成为一个关键问题。本文重点论述钻探企业实施信息化管理的具体实施方案。

［关键词］ 钻探； 信息化； 管理方案

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 02. 034

［中图分类号］F270.7［文献标识码］A［文章编号］1673 - 0194（2012）02- 0062- 02

１钻探企业现状分析

（１） 钻探企业普遍具有固定资产庞大，材料种类繁多，仓库库存量较大的特点。企业会根据工地实际需要设置工地仓库，工地仓库通常距离企业总部仓库很远，在物资运输调配上，给企业经营管理带来了很大困难。钻探企业采用纸张登记、管理的方式早已不能满足管理需要。采用纸张管理的方式效率低、速度慢、差错率高、信息汇总工作量巨大，使得企业无法对生产物资进行全面、及时、有效的监控，导致企业经营管理失控，管理能力急剧下降。钻探企业普遍存在以下问题：① 工地员工集体意识不强，浪费材料。② 机台在搬离过程中，工具、配件经常丢失。③ 购买的配件生产厂家不同，尺寸不符，无法安装使用。④ 机台电话通知仓库调运配件，仓库出库，运送至机台时才发现配件不合规格，不能使用，只能重新调配。⑤ 因工地材料短缺而停工，企业不得不临时从总部仓库远距离调运，或紧急从生产厂家购货，直接从厂家远距离发货。

（２） 钻探企业由于工地距离远、交通不便和漫游电话费高等原因，无法及时取得各地仓库的库存信息表，使企业对于库存信息掌握不全面、不完整，不能及时调配物资。对于长期囤积物资的仓库，企业还需要安排人员定期清点、清理仓库。由于长时间存放而发生腐蚀和损坏的物资，只能废弃，既增加了人工成本，又浪费了大量的生产物资。

（３） 没有实施信息化管理，企业总部无法对各地库存信息进行及时汇总。企业的材料预算制度、生产监督制度均无法实施，导致企业在经营过程中造成了很多不必要的重复采购和远距离调运，不仅加大了成本，也占用了部分流动资金。管理上的落后，对于企业的生产经营活动产生了较大的阻碍作用。

（４） 企业分部不能及时向总部传输真实的经营数据，造成了财务成本核算只能预估入账，财务核算时间滞后，成本核算不准确。企业的各项奖惩制度也会受到不同程度影响，与经营数据相关的评奖制度没有说服力，员工对于评奖的程序和结果不满意。

以上实际问题都会不同程度地增加经营成本，降低管理效率，使企业在行业竞争中缺乏竞争力。因此，企业信息化管理方案对于企业的生存、发展和壮大都有十分重要的作用。钻探企业必须设计和选择适合于本企业特性的可行性方案。

２实行信息化管理的目标

（１） 提高工地库存管理水平。

（２） 总部及时汇总各工地库存信息。

（３） 做好物资预算和调配工作，加强监督。

（４） 加强各项财务预算、成本核算工作，进行有效控制。

（５） 拓宽考核思路，以真实数据为基础更能激发员工的积极性。

３信息化管理的前期工作

（１） 根据钻探企业目前经常使用的物资和相关信息进行分类并编排，编制固定资产、材料、配件、生产厂家等总编码表，各工地依照总编码表进行统一编码，再将编码填写在各类物资的标签上，最后根据新编码进行盘点和记录库存信息。实行统一的“编码制”管理简便，信息直观。例如“双管钻具总成”可编码为：ＳＧＺＺ００１Ａ，其中ＳＧＺＺ代表“双管钻具”，００１为设备编号，Ａ代表生产厂家编号。又例如“空气钻井钻具”可编码为：ＫＱＺＪ００１Ｂ，含义同上。如果同一种设备或材料有多种不同的型号和尺寸，我们可以加长编码以便识别和区分。例如“热压金刚石钻头ＨＲＣ２５－３０”可编码为ＪＧＳＺ００１０１Ｂ，“热压金刚石钻头ＨＲＣ３０－３５”可编码为ＪＧＳＺ００１０２Ｂ。编码制还可以通过设计把物资的存放点直观表示出来，比如ＪGＳＺ００１０１Ｂ０１０２０３，根据编码可知，“金刚石钻头”是００１型号，０１规格，生产厂家是Ｂ，在本仓库的具体位置是０１号货架，０２排，第０３号位置。

（２） 把Ｅｘｃｅｌ软件记录的库存信息表和用友财务软件的ＵＦＯ报表格式统一设置。统一格式有利于将Ｅｘｃｅｌ库存数据快速转化为财务软件可以识别的财务数据报表。首先将Ｅｘｃｅｌ库存数据复制、粘贴到ＵＦＯ报表中，然后利用ＵＦＯ报表的二次开发批处理功能进行程序编辑，将各分表数据汇总起来，再将ＵＦＯ数据汇总报表进行程序设计，使其具有数据提取、运算和分析的功能，最后根据企业的实际管理需要，进行下一步表内或者表间的报表系统开发。

完成以上编码制方案设计，Ｅｘｃｅｌ软件和财务报表格式统一设计，以及财务报表的程序设计与开发，就结束了信息化前期准备工作。

４采用编码制信息化管理的优点

（１） 在企业的实际仓库管理中，采用编码制去记录和管理物资的效率非常高。仓库管理员可以通过编码，在计算机上瞬间查出库存物资的数量、型号、规格、厂家和存放位置。物资的存放位置可以详细到放在几号货架，在货架的第几排，在第几排的第几个位置等。如此细化和高效率的管理，可以保证企业物资的有效利用和管理，减少了不必要的浪费。采用编码制后，对管理人员工作能力的要求也大大降低了，即使起用一个对于物资名称生疏的新手，他也可以根据编码制的规律，快速找到正确的物资和存放点，将物资及时发出并上报库存变动信息。

（２） 编码制可以高效地对库存信息进行管理和传报。对于具备条件使用计算机管理的企业来说效用最大，可以直接在工地仓库进行信息化管理；对于采用短信传报信息的企业，也不再需要传发复杂的汉字，只要直接发送物资编码即可；对于电话语音上报信息的企业，也可以直接采用编码制，传递信息不仅简单而且差错率低；对于采用人工或者邮寄方式传递信息的，在库存信息到达总部后，也可以将库存表录入计算机进行编码制信息化管理。

（３） 编码制可以将所有对于企业管理具有实际效用的物资信息统一编码，实际管理中仅仅通过编码就可以直观地显示出物资的相关信息。此外，物资新旧程度，物资的截取，物资的合成，物资因截取或合成而变成新的物资，这些信息都可以在编码制中设置并通过简单代码详细反映出来。因此，实行编码制有利于仓库库存信息的记录、查询和上报，核查起来也相当简便。

５信息化管理具体实施方案

５．１无线网络方案

（１） 通讯设备：笔记本电脑，无限上网设备，数据通讯费按实际使用或包月收费。野外工地只要有手机信号就能进行数据传输。

（２） 人员要求：建议招聘计算机应用能力较强，有财务知识的人员进行仓库管理。也可以从机台人员中抽调、培养，针对企业的库存管理方案实施专项操作培训，使人员具备物资管理能力和数据上报知识。

（３） 实施流程：仓库管理员每天将纸质单据存底，然后把物资的入库、出库信息录入计算机，最后把Ｅｘｃｅｌ仓库库存表通过无线网络及时上报给企业总部。在财务报表软件的支持下，企业可以进行数据汇总和分析，为决策提供参考数据。关于生产物资的采购价格建议保密操作，信息报送只需上报库存变化情况即可，其汇总和分析的全过程可以独立在企业财务部完成，前期工作完成后，汇总报表及数据分析报表仅需要十几分钟就可以完成。管理者每天都可以获得工地的各种情况汇报和经营状况分析。如果企业的管理要求比较高，可以将库存以外的信息同时上报给企业总部。比如当天的米进尺情况；仓库物资采购、领用情况；当天的收益、成本、资金预算情况；与去年同期相比的企业营运情况；以及企业各部门、各层面提供的相关信息都可以反映在日报表上。

（４） 方案的优点： ① 适合于工地仓库库存多，入库、出库量比较大的钻探企业。② 使用计算机进行库存管理效率高，数据上报的速度快，差错率低。③ 可以将基础数据录入、管理工作分散到各工地，总部不再设置专人管理，只需要配备一名兼职人员就可以对上报的数据进行汇总和分析。④ 日报表内容丰富，包括：当天米进尺进度，合同收入预计；当天库存信息；当天物资变动情况，成本费用预计；当天毛利预计等。只要能够及时获取真实数据，都可以进行数据统计、汇总和分析，也可根据管理的需要随时增减内容。⑤ 管理者每天都能对工地的情况了如指掌，有助于做出经营决策。⑥ 企业钻探业务即使发展到国外，也可以实际操作，跨国进行管理和监控。

（５） 方案的缺点： ① 初期的设备投资较大。企业要根据工区情况，每个工地仓库都要配备硬件设施，工区越多，管理成本越高。② 需要安排懂得使用、维修计算机的员工在工地工作。 ③ 仓库管理员需要懂得使用Ｅｘｃｅｌ软件进行仓库库存管理及报送数据。④ 对计算机的使用要进行严格控制，杜绝私自上网，仅限办公使用。

５．２手机短信或语音上报数据方案

（１） 通讯设备：宽屏手机。数据传输费可以采用包流量方式，成本很低。

（２） 人员要求：会打手机，会发短信，懂得手机上网使用ＱＱ发送信息即可。

（３） 实施流程：企业实行统一的编码制后，此方案才能实施，操作难度很小。工地仓库继续采用纸张登记管理的方式，保存好原始单据，每天用电话、短信或手机上网方式就可以将数据传送到总部，由总部管理人员进行计算机数据录入。企业在总部实现信息化管理，同样可以对各个工地的物资进行统一调配。

（４） 方案的优点： ① 设备成本低，不是性能很差的手机就可以实现数据上报功能。数据传输费可采用包月方式，一个月８~２０元的短信、数据包套餐就可以满足办公需要。② 人员能力要求很低，会使用手机，会发送短信和手机上网即可工作。③ 信息上报速度快，效率高。

（５） 方案的缺点： ① 对于仓库库存多，入库、出库量较大的企业仓库管理，上报数据有一定的难度，工作量比较大。② 不能将基础数据的录入工作分散到各个工地。管理者如果要求上报数据和分析报表及时，就必须招聘专职财务人员进行管理，增加了管理成本。③ 不使用计算机管理库存的工地，只能继续使用纸张，仓库管理效率低。

５．３人员往返、邮局邮寄方案

（１） 设备配置：车辆。

（２） 人员要求：企业管理人员或工地司机。

（３） 实施流程：目前一些钻探企业采取本方案，其主要成本为：往返车费、修理费、汽油费和人员差旅费。企业可以根据需要，在运送物资至工地或到工地发放职工工资时，顺带将工地仓库资料带回总部进行信息化管理。另一个方案是通过邮局邮寄的方式，工地人员要经常下山进行物资采购，可以安排司机或采购人员每月邮寄一次，也可以实施信息化管理。但两种方案都只能在公司总部进行信息化管理，由总部管理人员录入和管理数据，对物资进行统一调配。

（４） 方案的优点：① 经营活动的原始单据可以安全回到公司。② 工地仓库材料很多，入库、出库量大也可以操作。③ 保证数据的正确性，没有上报错误和传递数据丢失的问题。

（５） 方案的缺点：① 数据上报不及时。② 不利于仓库管理和监控。③ 无法及时做出对经营决策有实际效用的分析报表。④ 企业钻探业务发展到国外时，总部对跨国工地无法及时管理和监控。

６软件技术衔接与维护

（１） Ｅｘｃｅｌ软件与用友财务软件的ＵＦＯ报表系统格式是兼容的，可以通过简单的复制、粘贴操作进行数据快速衔接，数据转移到ＵＦＯ报表中，就可以利用财务软件的强大功能进行报表设计和报表开发，实现企业信息化管理。

（２） 只要财务报表的内容不发生变化，报表程序一旦设计完成就长时间不需要修改和维护。当报表的格式和内容发生变化时，就需要技术人员进行程序修改，工作量根据修改的内容和报表体系的繁杂程度而定。当企业人员技术水平不足时，可以委托财务软件专业人员提供技术服务和技术支持。