新时期高校教务秘书的双重角色

张晓苒

摘要： 教务秘书的工作岗位平凡，却在高校教学管理工作中发挥着极其重要的作用。本文分析了教务秘书服务者和管理者的双重角色，提出在日常工作中既要充分体现服务意识，又要提升综合素质，提高管理水平。

关键词： 高校教务秘书双重角色服务者管理者

教务管理工作是高校管理工作的重要组成部分，是良好教学秩序的重要保证。教务管理水平影响到高校的教学质量和办学水平，并直接影响到高校的生存和发展。目前，我国普通高等学校教育教学活动已经步入了大众化教育阶段，教学管理日趋信息化、现代化，高等教学管理工作面临新的挑战。教务秘书是高校教学管理队伍中的一支重要力量，身处教务管理的第一线，工作性质平凡而具体，工作内容繁杂而琐碎，但工作岗位至关重要且必不可少。其工作效率和对自身的工作定位，都对教学改革的深化和教学水平的提高有着至关重要的作用。

一、服务者

作为院系教务工作具体执行者，教务秘书直接服务于教学，而这种服务直接体现在“以人为本”的落实上。教务秘书工作环节众多，在行政上隶属于学院管理，在业务上接受学校教务处的统一安排，这种双重的被领导的身份决定了教务秘书的业务协调范围较大，即：学院与教务处、学院领导与教师、学生等。教学的常规工作面广量大，如：排课工作、开学初的准备工作、教材征订和发放、教学计划的制订、教学检查、实习见习安排、期末考试安排、补考重修工作、听课安排、学籍异动管理、工作量计算及各种统计汇总等。在这种繁杂的工作压力下，在目前教学资源还不够丰富、相关的教学规定不够完善的前提下，“以人为本”的落实在更多的情况下就表现在为教师和学生提供个性化的服务，满足不同人群的不同需求上。如，在排课工作中部分教师对上课时间段的要求、特殊专业的课程安排等。在实际教务工作中，遇到的问题多种多样，具体情况各不相同，要做好“以人为本”，就要先做好服务者的角色。

1.要明确服务对象。教务工作的服务，基础是学生，核心是教师。高校教务工作中的一切活动都应围绕育人、用人展开，既要强调学生的主体地位，以促进学生的全面发展为根本目标，又要强调教师在教学工作中的重要作用，把教师作为服务的主体。

（1）为学生服务要做到一视同仁、平易近人、态度和蔼，甘为人梯，设身处地地为他们着想。现在的学生相当一部分是“90后”，他们追逐个性，重视自我，依赖性强，遇事解决问题的能力较差，虽然成才愿望强烈，但是由于社会阅历较浅，容易产生自卑、失望、无助甚至强烈的逆反心理和挫折感等。对待这样的学生，要耐心细致，在坚持原则的同时从学生的角度出发解决问题。例如：重修补考的学生的考试安排要亲自、当面通知到每一个参加考试的同学，不要经由其他班委转告或者直接将参考人员的名单张贴至公告栏。亲自当面通知既能保护学生的自尊心，又能告知其考试的注意事项，提醒学生及时复习，体现人本主义的关怀精神。

（2）为教师服务要做到礼貌待人，工作耐心、细致、周到［１］，为教师的教学和科研提供便利。与教师日常相处时要互相尊重，互相理解，互相帮助，加强与教师的沟通。例如，跨校区教学给教师带来了很多不便，教务秘书在排课时应考虑到这些因素，合理安排教师的上课时间段，遇到实在不能兼顾的情况，要对教师耐心解释。又如，现在在高校中普遍推行管理现代化，学生选课、成绩录入往往通过教务系统，而很多老教师对计算机操作不甚熟练，教务秘书要细致讲解，给教师提供方便。

（3）教务秘书的服务对象还包括学院领导。为领导服务主要是为学院的发展献计献策。要结合本院的实际情况总结经验，在具体的实践管理中不断发现问题，积极探索改革发展方案，让领导掌握教学第一线的最新情况，为领导的决策提供及时的信息支持。如，教学计划落实的实际操作中会出现各种各样的问题，这时就要向领导及时反馈信息，同时保持清醒的头脑，为领导提出切实可行的措施和建议。

2.要强化服务意识。教务秘书需要始终树立“服务师生”的指导思想，注重自身建设，内强素质，外树形象，积极加强为教学主动服务的意识。

（1）要在教务工作中彻底深入贯彻“以人为本”的科学发展观，坚持以学生为本，围绕学生的学习活动和教师的教学开展工作，把倾心服务学生和教师作为工作的出发点和落脚点。教务秘书在工作中要深入了解师生不同利益群体及群体内部的利益诉求，缩小分歧，扩大共识，及时有效地给予帮助，为后续工作的开展创造良好的条件。在实际的教务工作中，难免会遇到很多的困难、问题甚至误解，有时还会遇到冲突和刁难，容易得罪人。但是不管遇到什么情况，教务秘书需要牢固树立“教务无小事”的理念，虚心听取意见、耐心解释、及时处理，加强平时与师生的沟通，赢得师生的理解。

（2）要努力提高工作效率。教务秘书如果做事拖拉，效率低下，将无法适应快速发展的教改形势，应在日常的教学管理工作中改进工作方法，探寻提高工作效率的途径。例如，所有的教学准备工作在教学活动实施之前必须准备就绪，不做无用功和重复劳动，争取教学资源的最有效配置和教学效果的最佳发挥。还要熟练掌握计算机操作，利用现代化的办公手段，总结好的方法、措施和程序，并及时付诸实践，用高效率的工作来服务广大师生。

二、管理者

教务秘书在充当服务者角色的同时，也是管理者。教务秘书在教学管理中处于承上启下的地位，是连接学院和教研室的桥梁，协调各有关部门关系的纽带，保持院系教学工作正常运转的中枢。教务秘书管理水平直接影响到学院的教学水平，高水平、高素质的教务秘书是学院教学质量的有效保证。要扮演好管理者的角色，新时期高校教务秘书要具备多方面的素质，培养各种能力。

1.提高思想素质。高校担负着为社会培养优秀建设和发展人才的重大使命，这就要求高校的教学管理人员具备过硬的思想道德素质。思想道德素质又包括以下两个方面：

（1）正确的政治思想。教务秘书作为教学管理的具体执行者，实施管理时应当具有高度的政治觉悟和高尚的道德情操，必须坚持以马克思主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想作指导，贯彻和落实科学发展观和教育方针政策，忠诚党的教育事业。

（2）高尚的职业道德。职业道德，是同人们的职业活动紧密联系的符合职业特点所要求的道德准则、道德情操与道德品质的综合，它既是对本职人员在职业活动中行为的要求，同时又是职业对社会所负的道德责任和义务。［２］良好的职业道德是做好各项工作必须具备的前提条件，而对于教务秘书更有其具体的要求。

（1）要坚持实事求是的精神。教务秘书是高校教学管理制度的执行者，在工作时要严格贯彻实施教学管理文件的精神，熟练掌握教学管理各个环节的程序。如在毕业资格审核中，教务秘书应当严格依据应届毕业生的教学计划，全面核查每个毕业生的成绩，按照毕业及学士学位的授予条件，审核每个毕业生的毕业和学位资格，对于有特殊情况需要破格授予学位的学生应单独提出申请，对于不具备毕业和学位资格的学生，要实事求是地提出理由，据实上报教务处和学位评定委员会。

（2）要爱岗敬业，具备高度的责任心。教务工作复杂而琐碎，从排课到学籍管理再到考试安排，每一个环节都要一丝不苟地完成。而其繁琐、劳累的特点决定了教务秘书必须有认真细致、甘为人梯、自我奉献的精神，只有热爱本职工作，树立强烈的责任心，才能尽职尽责，干出成绩。

2.要提升管理素质，高层次的管理素质是高校教务秘书从事教学管理工作必备的条件。在教务工作中难免会遇到大大小小的问题和困难，如何解决问题、战胜困难，需要教务秘书具备高层次的管理能力和管理水平。总的来说，高校教务秘书应具备以下管理素质。

（1）与教学管理相关的专业知识。高校的教学活动是一个有序、连续的过程，具有鲜明的周期性和极强的时间性等特点。其每一个环节都有一定的程序，教务秘书必须深入钻研业务，掌握教学活动的工作流程，熟记学院各专业的教学计划，熟练掌握各教学活动的管理方法，能运用各种现代化办公软件和教务综合系统，抓住重点，分清轻重缓急，有计划、有组织、有步骤、有重点地开展工作。

（2）沟通协调能力。教务秘书要善于与人沟通：与教师沟通，能及时了解教师在教学中对教学管理的要求、管理中存在的问题；［３］与学生沟通，向学生宣传新颁布的教学法律、法规，让学生清楚自己的学校的权利和义务，保障学生的身心健康，介绍本专业的教学计划，让学生了解自己的专业课程特点，增强专业意识，提高专业兴趣；［４］与领导沟通，领会领导布置工作的精神实质，妥善处理好领导交办的事情。

（3）处理突发事件的能力。对教学中出现的不可预测的突发事件，如监考人员不到位、上课教室安排冲突、教师患病、出差、开会引起的任课教师不到岗、教室停电、试卷漏印错印、多媒体设备故障等情况，教务秘书要沉着冷静、灵活机智，采取高效、及时的应对补救措施，争取弥补突发事件对教学造成的不良影响。

总之，高校的教育教学质量的提高离不开教学管理人员自身综合素质和全面能力的提升，教务秘书要从自身做起，做好服务者和管理者的双重角色，切实提高服务意识，增强管理水平，全心全意为教学服务。

参考文献：

［1］彭华慧.浅谈教学管理中的服务意识［J］.合肥工业大学学报，2005，（2）.

［2］李阳.高等学校“以人为本”管理理念指导下的教学管理模式构建的探索［D］.中南大学，2011.

［3］赵秋丹.浅谈高校教学秘书工作［J］.教育管理，2011，（8）.

［4］岳兴.在高校教务管理工作中如何做好学生思想政治工作［J］.湖南科技学院学报，2006，（10）.