论通过采购信息化提升采购管理水平的必要性

任志强

[摘 要]笔者根据采购工作经验，总结了采购过程中容易出现的问题，提出了采购信息化的必要性。进而明确了采购信息化需要实现的目标。最后，论述了采购信息化的实施过程。

[关键词]采购 信息化 步骤

2008年以来，全国烟草行业全面开展了整顿规范工作，重点对工程投资、物资采购、宣传促销三项进行了检查（简称“三项检查”）。在“三项检查”工作中，发现了一些有共性不规范现象和问题。

针对这些具体问题，可以通过信息化的手段，来提升采购管理水平。

一、当前采购存在的主要问题

1.由于所有相关采购规定都是书面的文件，导致在采购具体实施过程中，流程不明确，采购人员有意无意的规避一些必要的监管。出现采购方式的选择不科学，采购执行和审批的职责、权限界定不清楚，没有实行集体决策，无法保证法规和监督部门全程监管等现象。

2.采购过程不公开透明。招标公告不完全，信息披露不充分。公开范围小，参与供应商数量少，资质低，无法保证有效竞争，影响采购的质量。

3.采购效率低下。按照传统采购流程，逐级传递、研究、审批，经常导致在某个环节停滞，严重影响采购的效率，无法按时完成采购，影响正常工作。或者，临时采取其他措施，规避了很多必不可少的环节。

4.文件痕迹化管理不到位。采购中各个阶段按照规定必须保存的文档，经常由于执行人为了追求效率而忽略，造成无法追溯考证，出现责任无法追究。合同管理的过程中，缺少法规部门参与审核，合同约定的内容过于简单，给采购单位带来潜在质量缺陷却无法索赔的风险。评标过程中，缺少必要的记录，涂改现象时有发生。仅仅依靠责任心，无法保证痕迹化工作到位，很多环节存在管理漏洞，有发生作弊和腐败的可能。

5.采购专业化程度不高，各部门多头采购。由于很多负责采购的人员不是专职，还有其他工作，对于国家有关采购管理的法规和本单位的采购制度缺乏系统的学习和了解，缺少采购有关询价、谈判等各种技能，在面对大型的、复杂的采购项目时候，往往由于经验不足，无法保障采购质量，比如出现供应商资质不合格，故意更换投标主体，发票名称与合同单位不符等低级错误。

二、采购管理信息化的目标

针对以上问题，可以通过采购过程信息化，来有效避免以上问题发生，达到以下目的。

1.通过采购信息化管理，采购过程更加规范。预算可以得到有效控制，超出预算则无法进行采购；通过合理设置权限，避免出现越权采购，违规采购现象的发生；系统可以根据设定的金额等条件，自动选择采购方式，避免人为随意简化采购程序的现象。

2.由于信息化的公开性，可以扩大采购的招标范围，增加采购的竞争力度，从而提高招标质量；采购所要披露的信息包括政策法规、制度规定、招标信息、询价采购信息、中标信息、专家库等内容，参与采购各方通过网络信息共享可以适时地获取所需信息，增加采购透明度；可以在信息系统中使用数据管理技术，积累采购历史数据，对投标商建立质量信用跟踪评估体系等，为以后的招投标工作做出有效的参考。

3.采购工作信息化之后，可以实现支付结算网络化，管理、监督信息化。随着网上银行的发展，采购单位、用户、供应商之间结算也可以实现网络化；在信息系统中使用数据采掘、决策支持等技术，历史数据进行深入的处理，使采购工作的管理实现信息化、智能化；由于网络的开放性、共享性，采购监管部门可以全程跟踪网上采购的全过程，实现网上监管，上级部门和其他相关部门也可以实现网上监督。

4.采购工作信息化，可以有效地提高工作效率，节约采购成本。采购工作网络化以后，缩短了采购各方的时空距离，从而缩短了采购周期。除了必要的内部牵制，采购部门可以保持最低的工作人员人数，降低了人工成本。由于职责明确，办公时限明确，项目一旦启动，没有特殊原因，无法推脱责任，可以显著提高办公效率。

三、采购信息化的主要内容和实施步骤

1.提高采购信息化工作的认识。通过采购信息化，将使采购过程达到科学、公开、透明、高效的目的。在企业原有信息化的基础上，仅仅通过在软硬件方面的适当投入，就可以有效避免前述所出现的问题，无疑是一项很好的通过技术进步促进管理进步的创新项目。

2.加强对采购单位资产配置标准的研究，编制出有效的采购预算。针对项目性采购难以论证的难点，应逐渐从程序性论证向实质性论证转变，增强预算的科学性，减少决策失误。避免出现程序合理，但是资金效率很低情况的发生。

3.通过流程梳理再造，加强完善制度建设。应对原有一系列关于采购管理的文件进行梳理，确定科学、合理、高效的采购流程，然后按照有关规定，设置相应人员的管理权限。系统应涵盖采购各个环节，包括预算管理、计划管理、合同管理、专家库管理、代理机构管理、供应商管理、报表管理、信息综合查询等子系统。

4.外部网站建设。除了具有信息发布和信息采集功能外，还能实现网上采购、网上支付、安全认证等功能。确保实现制度公开、信息公开基础上，把采购网站建设成为政务公开和采购信息公开的窗口、在线监管和网上办事的平台、服务采购单位和供应商的桥梁、上下部门之间联系和开展工作的纽带。

5.内部数据库建设。应包括规章制度库、供应商库、采购部门库、采购商品库、专家库、标书模板库。将原有纸面的档案信息，全部数字化，信息化，支持随时的进行检索、查询、统计、分析等功能。

6.加强信息安全。坚持“两手抓”原则，即一手抓技术，一手抓管理。技术重创新，管理重实效。利用先进技术和专业设备构筑安全防御体系，构成可信应用环境，保证数据信息和物理设备的安全性。

参考文献：

[1]陆其琛.国有企业物资采购信息化探析.商场现代化.2011（15）

[2]杨道宏，臧小敏.加强物资采购信息化专业化管理.中国商界（上半月）.2010（05）

[3]祖旭.对国有企业物资采购信息化的研究.经营管理者.2010（20）

[4]张哲.论采购信息化的发展.商场现代化.2008（18期）